“החזיקו מלאי לשלושה חודשים.”

זה נשמע הגיוני. זו גם סוג של עצה בנושא מלאי שיכולה להיות נכונה לחלוטין עבור עסק קפה אחד, ושווה לחלוטין עבור עסק אחר.

מפיץ המייבא קפסולות בדרך הים אינו חשוף לאותו סיכון של חידוש מלאי כמו בית קלייה הרוכש קפסולות סטנדרטיות בשוק המקומי. מוצר בעל צמיחה מהירה לא צריך בהכרח להיות מכוסה באותה רמת מלאי כמו מוצר עם ביקוש חודשי צפוי. בנוסף, קפסולה עם הדפסה מותאמת אישית הופכת לקשה הרבה יותר לשימוש חוזר אם המוצר, העיצוב הגרפי או אסטרטגיית המותג משתנים.

לכן אין מספר “נכון” אחד של קפסולות קפה שהקונה צריך להחזיק במלאי.

גישה טובה יותר היא להתחיל מהעסק ולפעול לאחור.

באיזו מהירות באמת נצרכות הקפסולות? כמה זמן באמת לוקח לחדש את המלאי — לא רק הייצור, אלא גם ההובלה והקליטה? באיזו מידה משתנה הביקוש מחודש לחודש? ומה יקרה מבחינה תפעולית אם יאזל מלאי של פריט מסוים?

לקונים המשתמשים ב- אספקה סיטונאית ובכמויות גדולות של קפסולות קפה, המלאי הוא בסופו של דבר איזון בין שני סוגי עלויות:

יש יותר מדי,

ולא שיש מספיק.

התחילו מהצריכה, ולא ממספר הכמוסות במחסן

הידיעה שיש לכם 100,000 כמוסות במלאי אינה מועילה במיוחד כשלעצמה.

אותו מלאי יכול לייצג עשרה חודשי אספקה עבור עסק אחד ושני חודשים עבור עסק אחר.

מדד טוב יותר להתחלה הוא כיסוי המלאי.

בצורה פשוטה:

כיסוי המלאי = מלאי שמיש ÷ צריכה ממוצעת לתקופה

אם לעסק יש 60,000 קפסולות שמישות והוא צורך כ-20,000 קפסולות בחודש, יש לו מלאי המספיק לכ-3 חודשים.

למילה “שימושי” יש חשיבות.

אל תספרו מלאי פגום. אל תספרו כמוסות ששמורות ללקוח אחר או לתוכנית ייצור אחרת, אם הן אינן זמינות בפועל. והקפידו לנהוג בזהירות כשאתם מאחדים פריטי SKU שונים למספר מלאי אחד.

50,000 קפסולות שחורות אינן פותרות את המחסור בקפסולות זהב אם השתיים שייכות למוצרים שונים.

השימוש ההיסטורי הוא בדרך כלל נקודת המוצא הטובה ביותר עבור SKU מבוסס. במקום להתמקד בחודש אחד חריג – חזק או חלש במיוחד – יש לבחון מספר תקופות ולהבין מדוע חלה שינוי בצריכה.

במקרה של מוצר חדש, האומדן יהיה פחות ודאי. זה נורמלי.

במצב כזה, טווח הערכים לרוב מועיל יותר מתחזית שנראית מדויקת.

זמן החידוש ארוך יותר מזמן האספקה של היצרן

זוהי אחת הטעויות הנפוצות ביותר בתכנון המלאי.

ספק מציין כי הייצור אורך מספר מסוים של ימים, ולכן הקונה משתמש במספר זה כזמן חידוש המלאי.

אך המלאי אינו הופך לזמין לשימוש עם סיום הייצור.

בהתאם להזמנה ולמסלול האספקה, ייתכן שעדיין יהיו:

• בדיקה סופית
• אריזה
• הכנות לייצוא
• הזמנת הובלה
• תחבורה יבשתית
• שירותי תפעול בנמל או בשדה תעופה
• מעבר בינלאומי
• שחרור ממכס
• משלוח מקומי
• קבלת סחורה ועיבוד במחסן

ישנם שלבים שעשויים לחפוף זה לזה, והלוח הזמנים בפועל משתנה במידה ניכרת בין השווקים ובין שיטות המשלוח.

הכוונה היא לא להוסיף מרווח שרירותי לכל הזמנה.

הכוונה היא למדוד את פרק הזמן המלא מ“צריך להזמין מחדש” ועד “המלאי הזה זמין לשימוש”.”

במקרה של רכש מחו"ל, משלוח בינלאומי של קפסולות קפה לפיכך, יש לכלול אותו בחישוב המלאי.

לא אחרי זה.

נקודת ההזמנה מחדש שלך צריכה לכסות את הביקוש עד להגעת ההזמנה הבאה

ברגע שמבינים את קצב הצריכה ואת זמן החידוש, הקונים יכולים להתחיל לחשוב על נקודת הזמנה מחדש.

מודל מפושט הוא:

נקודת הזמנה חוזרת = הביקוש הצפוי במהלך תהליך חידוש המלאי + מלאי הביטחון

נניח ש-SKU מסוים צורך כ-25,000 כמוסות בחודש, ושהמחזור המלא של חידוש המלאי צפוי להימשך חודשיים.

הצריכה הצפויה במהלך תקופה זו תעמוד על כ-50,000 כמוסות.

אם העסק מחליט שהוא זקוק גם למאגר נוסף למקרה של אי-ודאות בביקוש או בהיצע, מאגר זה מתווסף ל-50,000.

המספרים הללו הם דוגמאות בלבד, ולא המלצות.

העיקרון הוא מה שחשוב.

אם תחכו עד שהמלאי יגיע לאפס לפני שתבצעו את ההזמנה, כבר יהיה מאוחר מדי להוציא את הזמנת הרכש.

מטרת נקודת ההזמנה מחדש היא להפעיל את תהליך הרכישה כל עוד יש מלאי מספיק לכיסוי התקופה עד להגעת המשלוח החדש.

מלאי הבטיחות צריך לשקף את רמת הסיכון, ולא את ההרגל

חברות רבות נוהגות לפי כלל המלאי הבטיחותי.

“תמיד תשמור חודש נוסף.”

“שמור את 20%.”

“לעולם אל תרדו מתחת ל-50,000 יחידות.”

ייתכן שהכללים הללו היו הגיוניים בעת שנקבעו. ייתכן גם שהנסיבות שעמדו בבסיסם כבר אינן קיימות עוד.

דיון מועיל יותר בנושא מלאי הבטיחות בוחן שני מקורות של אי-ודאות:

תנודתיות בביקוש.

וכן השונות באספקה.

אם המכירות החודשיות ניתנות לחיזוי במידה רבה ומסלול האספקה יציב, ייתכן שהעסק יזדקק למלאי חיץ קטן יותר.

אם הביקוש עלול לעלות בפתאומיות, הקפסולה מיוצרת בהתאמה אישית, והחידוש כרוך בהובלה בינלאומית, ההשלכות של החזקת מלאי מועט מדי עלולות להיות חמורות בהרבה.

לאחר מכן, יש לשקול את ההשלכות העסקיות של מחסור במלאי.

האם הייצור יופסק?

האם הזמנה של קמעונאי עלולה להחמיץ?

האם ניתן להשתמש ב-SKU של כמוסה אחרת כתחליף זמני?

האם הקפסולה ממותגת באופן כה ספציפי, עד שגם עודפי מלאי יהיו כרוכים בעלות גבוהה?

מלאי ביטחון הוא המקום שבו סובלנות הסיכון המסחרי נכנסת לחישוב המלאי.

אין אחוז אחד שיכול לענות על השאלות הללו עבור כל קונה.

העונתיות עלולה לגרום לכך שחודש ממוצע יטעה את העין

הצריכה הממוצעת היא נתון שימושי עד שהעסק נכנס לחודש שאינו תואם את הממוצע.

מוצרי קפה עשויים להיות מושפעים מביקוש עונתי, מבצעים קמעונאיים, פעילות בחגים, השקת מוצרים חדשים או מחזורי הצטיידות של המפיצים.

אם קונה משתמש בממוצע פשוט של 12 חודשים מבלי לבחון מתי מתעוררת הביקוש, המלאי עלול להיראות בריא ממש לפני שיא צפוי.

לדוגמה, הצריכה השנתית עשויה לעמוד בממוצע על 30,000 כמוסות בחודש.

אבל אם במשך מספר חודשים המכירות מתקרבות ל-20,000, בעוד שבמהלך תקופת מבצע הן מגיעות ל-60,000, תכנון חודשי המבוסס על הממוצע של 30,000 טומן בחובו סיכון ברור.

שוב, המספרים הם רק דוגמאות.

הרעיון הוא לשמור על דפוס הזמן הנדרש.

לפני תחילתו של עונה ידועה, שאלו:

מה קרה בתקופה המקבילה בשנה שעברה?

האם בסיס הלקוחות גדל מאז?

האם הקידום אושר או שהוא רק אפשרי?

האם הספק זקוק להתראה מראש במקרה של היקף הזמנה גדול יותר?

האם קיבולת ההובלה תהפוך למאתגרת יותר באותה תקופה?

ממוצעים מפשטים את הנתונים.

בתכנון המלאי עדיין יש צורך בסיפור שמאחורי הממוצע.

תכננו את המלאי לפי SKU, ולא רק לפי המספר הכולל של הקפסולות

מחסן יכול להכיל כמות גדולה של כמוסות ועדיין להתמודד עם בעיה חמורה של מלאי.

ה-SKU הלא נכון נמצא במלאי.

נניח שמותג מסוים מציע ארבעה צבעים בקולקציית קפסולה:

• אספרסו
• לונגו
• ללא קפאין
• מקור יחיד

אם אספרסו מהווה מחצית מהמכירות, בעוד ש"סינגל אוריג'ין" מהווה נתח קטן בהרבה, לא סביר שיהיה היגיון בהחזקת מלאי שווה בכל ארבעת המוצרים.

לכל SKU צריך להיות:

• שיעור הצריכה
• כיסוי המלאי
• נקודת הזמנה חוזרת
• הלוגיקה של מלאי הבטיחות
• שיקולים בנוגע לכמות ההזמנה המינימלית (MOQ)

ההתאמה האישית מעניקה לכך חשיבות רבה יותר.

קפסולה סטנדרטית כללית עשויה להיות שימושית עבור מספר מוצרים.

קפסולה בצבע מותאם אישית או עם לוגו מודפס קשורה באופן הדוק הרבה יותר ל-SKU אחד או לזהות המותג.

אם אותו SKU ייצא מהשוק, ישתנה או יעוצב מחדש, המלאי הנותר של הקפסולות עלול לאבד חלק ניכר מערכו המעשי.

זו הסיבה שתכנון המלאי הופך להיות חשוב יותר — ולא פחות — כאשר מותג קפה מרחיב את מגוון המוצרים שלו.

קפסולות בהתאמה אישית כרוכות בסיכון מלאי שונה

יש הבדל משמעותי בין מספר רב מדי של כמוסות סטנדרטיות למספר רב מדי של כמוסות המותאמות אישית לחלוטין.

מלאי סטנדרטי הוא בדרך כלל גמיש יותר.

מלאי מותאם אישית יכול להכיל:

• צבע מסוים
• לוגו
• זיהוי SKU
• עיצוב ייעודי למכסה
• אריזה ייעודית למותג

משמעות הדבר היא שלמלאי מותאם אישית עודף יש פחות שימושים חלופיים.

זה לא הופך את ההתאמה האישית להחלטה גרועה. עבור מוצרים מבוססים עם ביקוש צפוי, קפסולות מותאמות אישית יכולות להיות מתאימות לחלוטין.

זה פשוט אומר שכמויות הרכישה צריכות להתאים לציפיות הביקוש.

במקרה של מוצר חדש או לא מוכר, רכישת קפסולות קפה בכמויות קטנות יכול לעיתים לצמצם את החשיפה למלאי בשלב מוקדם, בזמן שהעסק לומד את הביקוש האמיתי בשוק.

ככל שה-SKU הופך לניתן לחיזוי יותר, היבטי הכלכלה עשויים לנוע בכיוון ההפוך. מחזורי ייצור גדולים יותר יכולים להוזיל את העלות ליחידה ולפשט את תהליך חידוש המלאי.

לפיכך, אסטרטגיית המלאי הנכונה עשויה להשתנות ככל שהמוצר מתבגר.

יש לתכנן את המלאי וההובלה יחד

הובלה בינלאומית כרוכה בפשרה.

הזמנות בתדירות גבוהה יותר עשויות להוביל להפחתת רמות המלאי.

אך לכל משלוח יש עלויות הובלה וטיפול משלו.

הזמנת כמויות גדולות יותר עשויה לשפר את היעילות בהובלה, אך היא גם מביאה לכניסת מלאי וכסף מזומן רבים יותר למחסן בבת אחת.

אין תשובה אחידה, שכן עלויות המשלוח תלויות ביעד, בממדי הקרטון, באמצעי ההובלה, בדרישות המשטחים ובתנאי ההובלה הנוכחיים.

במקרה של כמוסות ריקות, הנפח הוא גורם רלוונטי במיוחד, שכן המוצר קל משקל ביחס למרחב שהוא תופס.

לפיכך, השוואת רכישה מועילה בוחנת מספר תרחישים.

לדוגמה:

הזמנה קטנה יותר + משלוחים תכופים יותר

לעומת

הזמנה גדולה יותר + משלוחים בתדירות נמוכה יותר

לאחר מכן, השוו את העלות הכוללת, את כיסוי המלאי ואת הסיכון למחסור במלאי.

בחברת Kervoo, קפסולות אלומיניום סטנדרטיות נארזות בכמות של 4,000 יחידות לכל קרטון. הקונים יכולים להשתמש בנתונים המאושרים לגבי הקרטונים וההובלה כדי לתכנן הזמנות בגדלים שונים, במקום להניח ש“משלוחים רבים יותר” או “משלוחים גדולים יותר” יהיו תמיד זולים יותר.

אספקה יציבה מתחילה עוד לפני שהצורך במלאי הופך לדחוף

תוכנית מלאי טובה לא צריכה להסתמך על תחזיות מושלמות.

זה אמור לאפשר לעסק זמן להגיב כאשר התחזיות אינן מדויקות.

כלומר, יש לשתף במידע מועיל מראש, לפני שההזמנה תהפוך לדחופה.

לדוגמה:

“אנו צופים ביקוש רגיל ברבעון הבא.”

“אנחנו מוסיפים פריט שני.”

“מבצע מכירות עשוי להכפיל את הביקוש בחודש נובמבר.”

“המלאי הנוכחי שלנו אמור להספיק לכ-עשרה שבועות.”

מידע כזה מסייע לשני הצדדים להתכונן.

לעסקים המשתמשים ב- תוכניות לאספקה קבועה של קפסולות קפה, תמונת מצב מתעדכנת של הביקוש עשויה להיות מועילה יותר מתחזית שנתית אחת שאינה מתעדכנת לעולם.

הקונה זוכה לתמונת מצב ברורה יותר לגבי סיכוני המלאי.

היצרן זוכה ליותר זמן לתכנן את הייצור.

אף אחד מהצדדים אינו זקוק למידע מושלם.

הם זקוקים למידע מספיק ובזמן מוקדם מספיק כדי לקבל החלטה.

מתוך הניסיון שלנו בתחום הייצור

הזמנות דחופות מתחילות לעתים קרובות הרבה לפני הדוא“ל המסומן כ”דחוף".”

הבעיות מתחילות כאשר פריט שנמכר במהירות לא הופרד מהמלאי הכולל.

או כאשר נעשה שימוש בזמן הייצור במקום בזמן החידוש המלא.

או כאשר מבצע מכירות הגביר את הביקוש, אך תוכנית הרכש לא עודכנה.

עד שכולם מבינים שיש בעיה, האפשרויות העומדות לרשותם כבר מצומצמות יותר.

לאחר יותר מ-10 שנים של ייצור קפסולות קפה מאלומיניום, גילינו כי לקונים שתהליך חידוש המלאי אצלם מתנהל בצורה חלקה יותר, בדרך כלל אין מערכות מתוחכמות בהרבה.

הם פשוט מכירים כמה דברים די טוב:

באיזו מהירות נצרך כל SKU חשוב,

בערך כמה מלאי שמיש נותר,

מתי ההזמנה הבאה צריכה להיות זמינה,

ואילו שינויים בביקוש צפויים.

ארבעת פרטי המידע הללו פותרים מספר מפתיע של בעיות מלאי עוד לפני שהן הופכות לדחופות.

שיטה מעשית לתכנון מלאי

עבור קונים המעוניינים בנקודת התחלה פשוטה, ניתן לשמור על תהליך זה ברמה סבירה.

ראשית, יש לחשב את הצריכה הממוצעת בנפרד עבור כל SKU משמעותי.

לאחר מכן, יש לקבוע את משך הזמן הכולל עד לחידוש המלאי, החל מהרגע שבו הוזמנה ההזמנה ועד שהקפסולות יהיו זמינות בפועל לשימוש.

העריך כמה ייצרך במהלך תקופה זו.

יש להוסיף מלאי בטיחות בהתאם לאי-הוודאות בביקוש ובהיצע.

לאחר מכן, השווה את התוצאה למלאי הזמין כרגע.

במילים פשוטות:

צורך במלאי היעד =
הביקוש הצפוי במהלך חידוש המלאי

• מלאי ביטחון

דרישת הזמנה חוזרת =
צרכי המלאי היעד
− צפוי כי המלאי הזמין יישאר

לאחר מכן, יש לבצע התאמה ל:

כמות מינימלית להזמנה (MOQ)

כמויות בקרטון

עונתיות

קידומים שאושרו

כלכלת הובלת מטענים

וכל אילוצי הייצור הידועים.

אין צורך שהחישוב ינבא את העתיד בצורה מושלמת.

תפקידו הוא להציג את ההנחות לעין.

ברגע שההנחות גלויות לעין, הקונים יכולים לערער עליהן — ולעדכן את התוכנית לפני שהמלאי יגיע לאפס.

שאלות נפוצות

כמה חודשים של מלאי קפסולות קפה עליי להחזיק?

אין מספר אוניברסלי. רמת הכיסוי המתאימה של המלאי תלויה בצריכה, בתנודתיות הביקוש, בזמן החידוש, בסיכון המשלוח, במאפייני ה-SKU ובהשפעה העסקית של מחסור במלאי. “כלל שלושת החודשים” הקבוע עשוי להתאים לקונים מסוימים, אך להיות לא יעיל עבור אחרים.

כיצד מחשבים את נקודת ההזמנה מחדש של קפסולות קפה?

מודל התחלה פשוט הוא הביקוש הצפוי במהלך כל תקופת החידוש, בתוספת מלאי הביטחון. החלק החשוב ביותר הוא השימוש בזמן חידוש מציאותי, הכולל את זמן הייצור והלוגיסטיקה, ולא רק את זמן האספקה מהמפעל.

כמה מלאי בטיחות עליי להחזיק?

מלאי הבטיחות צריך לשקף את חוסר הוודאות בביקוש ובהיצע, כמו גם את ההשלכות המסחריות של אזילת המלאי. אין אחוז נכון באופן אוניברסלי.

האם צריך להחזיק מלאי גדול יותר או קטן יותר של קפסולות קפה בהתאמה אישית?

זה תלוי בוודאות הביקוש ובסיכון הכרוך בחידוש המלאי. קפסולות מותאמות אישית עלולות להיות קשות יותר לשימוש חוזר אם מספר ה-SKU משתנה, מה שהופך את עודפי המלאי ליקרים יותר. במקביל, תקופות חידוש מלאי ארוכות עשויות להצדיק יצירת מלאי חיץ גדול יותר עבור מוצרים יציבים הנמכרים בכמויות גדולות.

האם עליי לנהל את מלאי קפסולות הקפה לפי הכמות הכוללת או לפי SKU?

לפי מק"ט, כאשר המוצרים אינם ניתנים להחלפה. המלאי הכולל עלול להסתיר מחסור בצבעים או במוצרים הנמכרים במהירות, בעוד שמק"טים הנמכרים לאט יותר נותרים בעודף.