“Поддържайте запас за три месеца.”

Звучи разумно. Това е и от онези съвети за управлението на запасите, които могат да се окажат напълно правилни за един кафе-бизнес и напълно погрешни за друг.

Дистрибутор, който внася капсули по море, не е изложен на същия риск от недостиг на запаси, както пекар, който закупува стандартни капсули на местния пазар. Един бързо нарастващ артикул не трябва непременно да разполага със същия обем на запасите, както такъв с предвидимо месечно търсене. А капсула с персонализирана печатна графика става много по-трудна за повторна употреба, ако се променят продуктът, графичният дизайн или стратегията на марката.

Ето защо няма едно “правилно” количество капсули за кафе, което купувачът трябва да държи на склад.

По-добрият подход е да се започне от бизнеса и да се работи в обратна посока.

Колко бързо всъщност се изчерпват капсулите? Колко време наистина отнема попълването на запасите – не само производството, но и транспортирането, както и приемането? Колко се променя търсенето от месец на месец? И какво би се случило от оперативна гледна точка, ако един артикул се изчерпи?

За купувачите, които използват доставка на кафе в капсули на едро и в големи количества, в крайна сметка запасите представляват баланс между два вида разходи:

да имаш прекалено много,

и да не разполагаш с достатъчно.

Започнете с потреблението, а не с броя на капсулите в склада

Само по себе си знанието, че имате 100 000 капсули на склад, не е особено полезно.

Един и същ запас може да представлява десет месеца доставки за едно предприятие и два месеца за друго.

По-подходящ изходен показател е степента на покритие на запасите.

В опростен вид:

Покритие на запасите = използваеми запаси ÷ средно потребление за период

Ако дадена фирма разполага с 60 000 годни за употреба капсули и изразходва приблизително 20 000 на месец, запасите ѝ са достатъчни за около три месеца.

Думата “използваем” има значение.

Не включвайте повредените стоки в преброяването. Не включвайте капсулите, запазени за друг клиент или производствена програма, ако те всъщност не са на разположение. И бъдете внимателни, когато обединявате различни SKU в един инвентарен номер.

50 000 черни капсули не решават проблема с недостига на златни капсули, ако двете са от различни продукти.

Историческите данни за потреблението обикновено са най-добрата отправна точка за утвърден SKU. Вместо да се фокусирате върху един необичайно силен или слаб месец, разгледайте няколко периода и се опитайте да разберете защо потреблението се е променило.

При нов продукт прогнозата ще бъде по-несигурна. Това е нормално.

В такава ситуация диапазонът често е по-полезен от прогнозата, която изглежда точна.

Времето за попълване на запасите е по-дълго от производственото време

Това е една от най-често допусканите грешки при планирането на запасите.

Доставчикът посочва, че производството отнема определен брой дни, така че купувачът използва този брой като срок за попълване на запасите.

Но стоките не стават готови за употреба веднага след приключването на производството.

В зависимост от поръчката и канала за снабдяване е възможно все още да има:

• Окончателна проверка
• Опаковане
• Подготовка за износ
• Резервиране на превоз
• Сухопътен транспорт
• Обслужване на пристанища или летища
• Международен транзит
• Митническо оформяне
• Доставка на местно ниво
• Приемане и обработка в склада

Някои етапи могат да се припокриват, а действителната продължителност варира значително в зависимост от пазарите и начините на доставка.

Целта не е да се добавя произволен резерв към всяка поръчка.

Целта е да се измери целият период от момента, в който се установи, че “трябва да направим нова поръчка”, до момента, в който “този запас е готов за употреба”.”

При доставки от чужбина, международна доставка на капсули за кафе следователно трябва да бъде включено в изчислението на запасите.

Не след това.

Точката за повторна поръчка трябва да покрива търсенето, докато се очаква следващата поръчка

След като се изяснят темповете на потребление и времето за попълване на запасите, купувачите могат да започнат да обмислят прага за повторна поръчка.

Един опростен модел е:

Точка за поръчка = очаквано търсене по време на попълването на запасите + резервен запас

Да приемем, че за даден SKU се изразходват приблизително 25 000 капсули на месец и се очаква пълният цикъл на попълване да отнеме два месеца.

Очакваното потребление през този период ще бъде около 50 000 капсули.

Ако предприятието прецени, че се нуждае и от допълнителен резерв за непредвидимости в търсенето или предлагането, този резерв се добавя към 50 000.

Тези цифри са примерни, а не препоръки.

Важен е принципът.

Ако изчакате запасите да паднат до нула, преди да направите поръчка, вече ще е твърде късно да я подадете.

Точката за повторна поръчка служи за да даде сигнал за закупуване, докато все още има достатъчно наличност, която да покрие периода до пристигането на новата доставка.

Резервният запас трябва да отразява риска, а не навиците

Много компании възприемат правилото за резервните запаси.

“Винаги си оставяй резерв за още един месец.”

“Запазете 20%.”

“Никога не позволявайте броят им да падне под 50 000 броя.”

Тези правила може би са имали смисъл, когато са били създадени. Възможно е също така да са останали в сила, въпреки че обстоятелствата, поради които са били въведени, вече не съществуват.

Един по-полезен подход към темата за резервните запаси разглежда два източника на несигурност:

Променливост на търсенето.

И колебанията в попълването на запасите.

Ако месечните продажби са до голяма степен предвидими и веригата за доставки е стабилна, бизнесът може да се нуждае от по-малък резерв.

Ако търсенето може да се увеличи внезапно, капсулата е изработена по поръчка, а попълването на запасите изисква международен транспорт, последствията от поддържането на твърде малки запаси могат да бъдат много по-сериозни.

След това обмислете как липсата на стока би се отразила на бизнеса.

Ще спре ли производството?

Възможно ли е да бъде пропусната поръчка от търговец на дребно?

Може ли временно да се използва друга капсула (SKU) като заместител?

Марката на капсулата ли е толкова специфична, че излишъците от нея също биха били скъпи?

При изчисляването на запасите от безопасност се взема предвид степента на толерантност към търговския риск.

Няма единен процент, който да дава отговор на тези въпроси за всеки купувач.

Сезонността може да направи средните месечни данни подвеждащи

Средният разход е полезен, докато бизнесът не навлезе в месец, който се отклонява от средното.

При кафените продукти може да се наблюдават сезонни колебания в търсенето, промоции в търговията на дребно, празнична активност, пускане на нови продукти на пазара или цикли на зареждане на дистрибуторите.

Ако купувачът използва обикновена средна стойност за 12 месеца, без да отчита кога възниква търсенето, запасите могат да изглеждат в добро състояние точно преди предвидим пик.

Например, годишното потребление може да възлиза средно на 30 000 капсули на месец.

Но ако през няколко месеца продажбите са по-близо до 20 000, а през промоционалния период достигат 60 000, планирането за всеки месец въз основа на средната стойност от 30 000 създава очевиден риск.

Отново, цифрите са само примерни.

Целта е да се запази времевата структура на търсенето.

Преди началото на известен сезонен период попитайте:

Какво се случи през същия период миналата година?

Оттогава насам клиентската база нарасна ли?

Повишението е ли потвърдено или само е възможно?

Трябва ли доставчикът да бъде уведомен предварително за по-голям обем?

Ще се затрудни ли транспортният капацитет през същия период?

Средните стойности опростяват данните.

При планирането на запасите все още е необходимо да се вземе предвид контекстът, който стои зад средната стойност.

Планирайте запасите по SKU, а не само по общия брой капсули

Един склад може да съдържа голямо количество капсули и въпреки това да има сериозен проблем със запасите.

На склад е наличен грешен артикулен номер.

Да предположим, че дадена марка предлага четири цвята от капсулната си колекция:

• Еспресо
• Лунго
• Безкофеиново
• От един източник

Ако „Еспресо“ съставлява половината от продажбите, докато „Single Origin“ заема значително по-малък дял, е малко вероятно поддържането на еднакви запаси за всичките четири продукта да има смисъл.

Всеки SKU трябва да има свой собствен:

• Степен на потребление
• Покритие на запасите
• Точка за поръчка
• Логика на резервните запаси
• Съображения относно минималното количество за поръчка (MOQ)

Възможността за персонализиране прави това още по-важно.

Една универсална стандартна капсула може да се използва за няколко продукта.

Капсула с персонализиран цвят или с отпечатано лого е много по-тясно свързана с конкретен артикулен номер (SKU) или с идентичността на марката.

Ако този артикулен номер (SKU) бъде изтеглен от продажба, променен или преработен, останалите наличности от капсулите могат да загубят голяма част от практическата си стойност.

Ето защо планирането на запасите придобива все по-голямо значение — а не обратното — когато дадена марка кафе разширява продуктовата си гама.

Капсулите, произведени по поръчка, носят различен риск, свързан със запасите

Има съществена разлика между това да имаш прекалено много стандартни капсули и това да имаш прекалено много напълно персонализирани капсули.

Стандартният запас обикновено предлага по-голяма гъвкавост.

Персонализираният инвентар може да съдържа:

• Конкретен цвят
• Лого
• Идентификационен номер на артикула
• Специално изработена графика за капака
• Опаковки, специфични за дадена марка

Това означава, че излишните стоки, произведени по поръчка, имат по-малко алтернативни възможности за употреба.

Това не означава, че персонализирането е лошо решение. За утвърдени продукти с предвидимо търсене персонализираните капсули могат да бъдат напълно подходящи.

Това просто означава, че закупените количества трябва да съответстват на очакванията за търсенето.

Когато става дума за нов или неизвестен продукт, закупуване на капсули за кафе с ниско минимално количество за поръчка (MOQ) понякога може да намали риска от натрупване на запаси в начален етап, докато предприятието проучва реалното пазарно търсене.

С увеличаването на предсказуемостта на SKU-то икономическите показатели може да се променят в обратна посока. По-големите производствени партиди могат да намалят единичната себестойност и да опростят попълването на запасите.

Следователно подходящата стратегия за управление на запасите може да се променя с напредването на жизнения цикъл на продукта.

Складовите запаси и превозът трябва да се планират заедно

Международните превози на товари са свързани с компромис.

По-честото поръчване може да намали нивата на запасите.

Но всяка пратка е свързана със собствени разходи за транспорт и обработка.

Поръчването на по-големи количества може да подобри ефективността на превоза, но също така води до натрупване на повече запаси и парични средства в склада наведнъж.

Няма еднозначен отговор, тъй като разходите за доставка зависят от местоназначението, размерите на кашона, вида на транспорта, изискванията за палетите и актуалните условия за превоз.

При празните капсули обемът е от особено значение, тъй като продуктът е лек спрямо пространството, което заема.

Ето защо едно полезно сравнение при покупката разглежда няколко сценария.

Например:

По-малки поръчки + по-чести доставки

срещу

по-голяма поръчка + по-рядко транспортиране

След това сравнете общите разходи, степента на покритие на запасите и риска от изчерпване на запасите.

При Kervoo стандартните алуминиеви капсули се опаковат по 4 000 броя в кашон. Купувачите могат да използват потвърдената информация за кашоните и транспорта, за да планират поръчки с различен обем, вместо да приемат, че “повече пратки” или “по-големи пратки” винаги ще излязат по-евтино.

Стабилните доставки започват, преди да възникне спешна нужда от запаси

Един добър план за управление на запасите не би трябвало да изисква перфектни прогнози.

Това би трябвало да даде на бизнеса време да реагира, когато прогнозите се окажат погрешни.

Това означава да се споделя полезна предварителна информация, преди поръчката да стане спешна.

Например:

“Очакваме търсенето през следващото тримесечие да бъде в нормални граници.”

“Добавяме втори артикул.”

“Една промоция в търговията на дребно може да удвои търсенето през ноември.”

“Наличните ни запаси би трябвало да стигнат за около десет седмици.”

Подобна информация помага и на двете страни да се подготвят.

За фирми, които използват програми за стабилни доставки на капсули за кафе, динамичният поглед върху търсенето може да се окаже по-полезен от една единствена годишна прогноза, която никога не се актуализира.

Купувачът получава по-добра представа за риска, свързан със запасите.

Производителят разполага с повече време за планиране на производството.

Никоя от страните не се нуждае от пълна информация.

Те се нуждаят от достатъчно информация достатъчно рано, за да могат да вземат решение.

От нашия производствен опит

Спешните поръчки често започват много по-рано от имейла, обозначен като “СПЕШНО”.”

Те започват, когато даден бързопродаваем артикул не е бил отделен от общия запас.

Или когато се използваше времето за производство вместо времето за пълно попълване на запасите.

Или когато дадена промоция е довела до увеличаване на търсенето, но планът за закупуване не е бил актуализиран.

Докато всички осъзнаят, че има проблем, наличните възможности вече са по-ограничени.

След повече от 10 години производство на алуминиеви капсули за кафе установихме, че купувачите, при които процесът на попълване на запасите протича по-гладко, обикновено не разполагат с значително по-сложни системи.

Те просто знаят няколко неща доста добре:

колко бързо се изчерпва всеки важен артикул,

приблизително колко използваеми запаси остават,

когато следващата поръчка трябва да бъде готова,

и какви промени в търсенето ни очакват.

Тези четири вида информация решават изненадващо голям брой проблеми, свързани с запасите, преди те да станат неотложни.

Практичен метод за планиране на запасите

За купувачите, които търсят лесен начин да започнат, процесът може да остане лесно управляем.

Първо, изчислете средния разход поотделно за всеки значим SKU.

След това определете пълния период на попълване на запасите – от подаването на поръчката до момента, в който капсулите са действително готови за употреба.

Оценете колко ще бъде консумирано през този период.

Добавете резервен запас, като се съобразите с несигурността в търсенето и предлагането.

След това сравнете резултата с текущите налични запаси.

Накратко:

Необходимост от запаси по целеви показатели =
очаквано търсене по време на попълване на запасите

• резервен запас

Изискване за повторна поръчка =
необходимост от целеви запаси
− очаква се наличните запаси да се запазят

След това коригирайте за:

Минимално количество за поръчка (MOQ)

количества в кашони

сезонност

потвърдени повишения

икономика на превоза

и всички известни производствени ограничения.

Изчислението не трябва да предсказва бъдещето с абсолютна точност.

Нейната задача е да направи тези предположения видими.

След като предположенията станат ясни, купувачите могат да ги оспорят — и да актуализират плана, преди запасите в склада да стигнат до нула.

Често задавани въпроси

За колко месеца трябва да поддържам запас от капсули за кафе?

Няма универсално число. Подходящото ниво на запасите зависи от потреблението, колебанията в търсенето, времето за попълване на запасите, риска при транспортирането, характеристиките на артикулите (SKU) и въздействието върху бизнеса в случай на изчерпване на запасите. Фиксираното “правило за три месеца” може да е подходящо за някои купувачи, но неефективно за други.

Как да изчисля точката за повторна поръчка на капсули за кафе?

Един прост начален модел се състои от очакваното търсене през целия период на попълване на запасите, плюс резервните запаси. Най-важното е да се използва реалистично време за попълване на запасите, което включва производството и логистиката, а не само производственото време на завода.

Колко резервен запас трябва да поддържам?

Резервният запас трябва да отразява несигурността в търсенето и предлагането, както и търговските последствия от изчерпването на запасите. Няма универсално валиден процент.

Трябва ли запасите от персонализирани капсули за кафе да бъдат по-големи или по-малки?

Това зависи от сигурността на търсенето и риска, свързан с попълването на запасите. Капсулите, изработени по поръчка, могат да бъдат по-трудни за повторна употреба в случай на промяна на SKU, което прави излишните запаси по-скъпи. В същото време дългите периоди за попълване на запасите могат да оправдаят по-голям буфер за стабилни продукти с голям обем на продажби.

Да управлявам ли запасите от капсули за кафе по общо количество или по SKU?

По SKU, когато продуктите не са взаимозаменяеми. Общият запас може да прикрие недостиг на бързооборотни цветове или продукти, докато по-бавнооборотните SKU остават в излишък.