“Se till att ha ett lager som räcker i tre månader.”

Det låter rimligt. Det är också den typ av råd om lagerhantering som kan vara helt rätt för ett kaffeföretag och helt fel för ett annat.

En distributör som importerar kapslar sjövägen utsätts inte för samma risk när det gäller påfyllning som ett kaffebränneri som köper in standardkapslar lokalt. En snabbt växande artikel bör inte nödvändigtvis ha samma lagertäckning som en artikel med förutsägbar månatlig efterfrågan. Och en kapsel med specialtryck blir mycket svårare att återanvända om produkten, grafiken eller varumärkesstrategin ändras.

Det är därför det inte finns något “rätt” antal kaffekapslar som en köpare bör ha i lager.

Ett bättre tillvägagångssätt är att utgå från verksamheten och arbeta baklänges.

Hur snabbt förbrukas kapslarna egentligen? Hur lång tid tar det egentligen att fylla på lagret – inte bara tillverkningen, utan även transporten och mottagningen? Hur mycket varierar efterfrågan från månad till månad? Och vad skulle hända i verksamheten om ett SKU-nummer tog slut?

För köpare som använder grossistförsäljning och leverans av kaffekapslar i stora partier, lagerhantering handlar i slutändan om att hitta en balans mellan två kostnader:

att ha för mycket,

och att inte ha tillräckligt.

Börja med förbrukningen, inte med antalet kapslar i lagret

Att veta att man har 100 000 kapslar i lager är i sig inte särskilt användbart.

Samma lager kan motsvara tio månaders försörjning för ett företag och två månader för ett annat.

Ett bättre utgångsläge är lager täckningsgraden.

I förenklad form:

Lagertäckning = användbart lager ÷ genomsnittlig förbrukning per period

Om ett företag har 60 000 användbara kapslar och förbrukar cirka 20 000 per månad, har det ett lager som räcker i ungefär tre månader.

Ordet “användbar” är viktigt.

Räkna inte med skadade varor. Räkna inte med kapslar som är reserverade för en annan kund eller ett annat produktionsprogram om de inte faktiskt finns tillgängliga. Och var försiktig när du slår samman olika SKU:er till ett enda lagernummer.

50 000 svarta kapslar löser inte bristen på guldkapslar om de två tillhör olika produkter.

Historiska försäljningssiffror är oftast den bästa utgångspunkten för en etablerad SKU. Istället för att fokusera på en enskild månad med ovanligt hög eller låg försäljning bör man granska flera perioder och försöka förstå varför konsumtionen har förändrats.

När det gäller en ny produkt blir prognosen mindre säker. Det är helt normalt.

I en sådan situation är ett intervall ofta mer användbart än en prognos som verkar exakt.

Påfyllningstiden är längre än fabrikens leveranstid

Det här är ett av de vanligaste misstagen man kan göra vid lagerplanering.

En leverantör uppger att produktionen tar ett visst antal dagar, så köparen använder det antalet som påfyllningstid.

Men lagret blir inte användbart först när produktionen är klar.

Beroende på beställningen och inköpsvägen kan det fortfarande förekomma:

• Slutbesiktning
• Förpackning
• Förberedelser inför export
• Fraktbokning
• Inrikes transporter
• Hantering vid hamnar och flygplatser
• Internationell transit
• Tullklarering
• Lokal leverans
• Mottagning och lagerhantering

Vissa steg kan överlappa varandra, och den faktiska tidsåtgången varierar avsevärt mellan olika marknader och fraktsätt.

Poängen är inte att lägga till en godtycklig buffert till varje beställning.

Det handlar om att mäta hela tidsperioden från “vi måste beställa nytt” till “detta lager är klart för användning”.”

När det gäller upphandling utomlands, internationell frakt av kaffekapslar därför ingår i lagerberäkningen.

Inte efter det.

Din återbeställningspunkt bör täcka efterfrågan medan nästa beställning är på väg

När man har fått en överblick över förbrukningen och påfyllningstiden kan inköparna börja fundera på en återbeställningsnivå.

En förenklad modell ser ut så här:

Återbeställningspunkt = förväntad efterfrågan under påfyllningen + säkerhetslager

Anta att en SKU förbrukar cirka 25 000 kapslar per månad och att hela påfyllningscykeln beräknas ta två månader.

Den förväntade förbrukningen under den perioden skulle uppgå till cirka 50 000 kapslar.

Om företaget beslutar att det även behöver en extra buffert för osäkerhet kring efterfrågan eller utbudet, läggs den bufferten till de 50 000.

Dessa siffror är exempel, inte rekommendationer.

Det är principen som är viktig.

Om du väntar tills lagernivån sjunker till noll innan du beställer, är inköpsordern redan för sent ute.

Syftet med beställningsgränsen är att sätta igång inköp medan det fortfarande finns tillräckligt med lager för att täcka perioden innan den nya leveransen anländer.

Säkerhetslagret bör spegla risken, inte vanan

Många företag har ärvt en regel om säkerhetslager.

“Se alltid till att ha en extra månad i reserv.”

“Behåll 20%.”

“Låt aldrig lagernivån sjunka under 50 000 stycken.”

Dessa regler kan ha varit rimliga när de infördes. De kan också ha blivit föråldrade i förhållande till de omständigheter som låg till grund för dem.

En mer givande diskussion om säkerhetslager tar upp två källor till osäkerhet:

Variationer i efterfrågan.

Och variationer i påfyllningen.

Om den månatliga försäljningen är mycket förutsägbar och leveranskedjan är stabil kan verksamheten behöva mindre buffert.

Om efterfrågan kan öka plötsligt, kapseln är skräddarsydd och påfyllningen kräver internationella transporter, kan konsekvenserna av att ha för lite lager vara betydligt större.

Tänk sedan på vilka konsekvenser ett lagerbrist kan få för verksamheten.

Skulle produktionen avstanna?

Skulle en beställning från en återförsäljare missas?

Kan en annan kapselmodell tillfälligt ersätta den?

Är kapseln så specifikt märkt att även överskottslager skulle bli kostsamt?

Säkerhetslagret är det led i lagerberäkningen där företagets risktolerans spelar in.

Det finns ingen enskild procentsats som ger svar på dessa frågor för alla köpare.

Säsongsvariationer kan göra att en genomsnittsmånad ger en missvisande bild

Den genomsnittliga förbrukningen är ett bra mått så länge verksamheten inte hamnar i en månad som avviker från genomsnittet.

Kaffeprodukter kan påverkas av säsongsvariationer i efterfrågan, kampanjer i detaljhandeln, högtider, lanseringar av nya produkter eller distributörernas lagercykler.

Om en köpare använder ett enkelt tolvmånadersgenomsnitt utan att ta hänsyn till när efterfrågan uppstår, kan lagernivån verka tillräcklig precis inför en förutsägbar efterfrågetopp.

Den årliga förbrukningen kan till exempel uppgå till i genomsnitt 30 000 kapslar per månad.

Men om flera månader ligger närmare 20 000 medan en kampanjperiod når upp till 60 000, innebär det en uppenbar risk att planera varje månad utifrån ett genomsnitt på 30 000.

Även här är siffrorna endast exempel.

Poängen är att behålla tidsmönstret i efterfrågan.

Innan en känd säsongsperiod börjar, fråga:

Vad hände under motsvarande period förra året?

Har kundbasen vuxit sedan dess?

Är befordran bekräftad eller bara möjlig?

Behöver leverantören få besked i förväg vid större volymer?

Kommer det att bli svårare att få tag på fraktkapacitet under samma period?

Genomsnitt förenklar data.

Vid lagerplanering är det fortfarande viktigt att förstå bakgrunden till genomsnittet.

Planera lagernivåerna efter SKU, inte bara efter det totala antalet kapslar

Ett lager kan innehålla massor av kapslar och ändå ha ett allvarligt lagerproblem.

Fel SKU finns i lager.

Anta att ett varumärke har fyra kapselfärger:

• Espresso
• Lungo
• Koffeinfritt
• En enda ursprungsort

Om Espresso står för hälften av försäljningen medan Single Origin utgör en betydligt mindre andel, är det knappast rimligt att ha lika stora lager av alla fyra produkterna.

Varje SKU bör ha följande:

• Förbrukningstakt
• Lagertäckning
• Återbeställningspunkt
• Logik för säkerhetslager
• Överväganden kring minsta beställningsmängd

Anpassningen gör detta ännu viktigare.

En generisk standardkapsel kan vara användbar för flera olika produkter.

En kapsel i specialfärg eller med logotyptryck är mycket starkare kopplad till ett specifikt SKU-nummer eller en varumärkesidentitet.

Om den SKU:n utgår ur sortimentet, ändras eller får en ny design kan det kvarvarande lagret av kapslar förlora en stor del av sitt praktiska värde.

Det är därför som lagerplaneringen blir viktigare – inte mindre viktig – när ett kaffemärke utökar sitt produktutbud.

Skräddarsydda kapslar medför en annan lagerrisk

Det finns en betydande skillnad mellan att ha för många standardkapslar och att ha för många helt skräddarsydda kapslar.

Standardlager är i allmänhet mer flexibelt.

Anpassade lager kan innehålla:

• En viss färg
• En logotyp
• SKU-identifiering
• Specialdesignad bild på locket
• Varumärkesspecifika förpackningar

Det innebär att överskottslager av specialtillverkade varor har färre alternativa användningsområden.

Det betyder inte att anpassning är ett dåligt val. För etablerade produkter med förutsägbar efterfrågan kan skräddarsydda kapslar vara helt lämpliga.

Det innebär helt enkelt att inköpsmängderna bör stämma överens med förväntningarna på efterfrågan.

När det gäller en ny eller osäker produkt, Inköp av kaffekapslar med lågt minimikvantitetskrav kan ibland minska den initiala lagerexponeringen medan företaget kartlägger den faktiska efterfrågan på marknaden.

I takt med att SKU:n blir mer förutsägbar kan lönsamheten utvecklas i motsatt riktning. Större produktionsserier kan sänka styckkostnaden och förenkla påfyllningen.

Rätt lagerstrategi kan därför förändras i takt med att produkten mognar.

Lagerhållning och frakt bör planeras tillsammans

Internationella godstransporter innebär en avvägning.

Genom att beställa oftare kan man minska lagernivåerna.

Men varje sändning medför sina egna transport- och hanteringskostnader.

Att beställa större kvantiteter kan förbättra frakteffektiviteten, men det innebär också att lagret på en gång fylls med mer varor och mer likvida medel.

Det finns inget generellt svar, eftersom fraktkostnaderna beror på destination, kartongens mått, transportsätt, pallkrav och rådande fraktvillkor.

När det gäller tomma kapslar är volymen särskilt viktig, eftersom produkten väger lite i förhållande till det utrymme den upptar.

En bra inköpsjämförelse tar därför hänsyn till flera olika scenarier.

Till exempel:

Mindre beställningar + fler fraktleveranser

jämfört med

större beställning + mindre frekventa transporter

Jämför sedan den totala kostnaden, lagertäckningen och risken för lagerbrist.

Hos Kervoo förpackas standardkapslar av aluminium i kartonger om 4 000 stycken. Inköpare kan använda bekräftade uppgifter om kartonger och frakt för att beräkna olika ordervolymer, istället för att utgå från att antingen “fler leveranser” eller “större leveranser” alltid är billigare.

En stabil leverans inleds innan lagerbehovet blir akut

En bra lagerplan bör inte kräva perfekta prognoser.

Det bör ge företaget tid att reagera när prognoserna visar sig vara felaktiga.

Det innebär att man delar med sig av användbar information i förväg, innan inköpsordern blir brådskande.

Till exempel:

“Vi räknar med en normal efterfrågan nästa kvartal.”

“Vi lägger till en andra artikel.”

“En kampanj inom detaljhandeln kan fördubbla efterfrågan i november.”

“Vårt nuvarande lager bör räcka i ungefär tio veckor.”

Sådan information hjälper båda parter att förbereda sig.

För företag som använder program för stabil leverans av kaffekapslar, kan en löpande översikt över efterfrågan vara mer användbar än en enskild årsprognos som aldrig uppdateras.

Köparen får bättre insyn i lagerrisken.

Tillverkaren får mer tid att planera produktionen.

Ingen av parterna behöver fullständig information.

De behöver tillräckligt med information i god tid för att kunna fatta ett beslut.

Från vår erfarenhet inom tillverkning

Brådskande beställningar påbörjas ofta långt innan det e-postmeddelande som är märkt “BRÅDSKANDE”.”

Det började med att en populär artikel inte hade skilts ut från det totala lagret.

Eller när produktionstiden användes istället för den totala påfyllningstiden.

Eller när en kampanj ledde till ökad efterfrågan men inköpsplanen inte uppdaterades.

När alla väl inser att det finns ett problem är de tillgängliga alternativen redan färre.

Efter mer än 10 år som tillverkare av kaffekapslar i aluminium har vi konstaterat att köpare som har en smidigare påfyllningsprocess oftast inte har särskilt mycket mer avancerade system.

De kan helt enkelt några saker ganska bra:

hur snabbt varje viktig SKU säljer slut,

ungefär hur mycket användbart lager som finns kvar,

när nästa beställning ska vara tillgänglig,

och vilka förändringar i efterfrågan som väntar.

Dessa fyra uppgifter löser ett förvånansvärt stort antal lagerproblem innan de blir akuta.

En praktisk metod för lagerplanering

För köpare som vill ha en enkel utgångspunkt kan processen hållas överskådlig.

Beräkna först den genomsnittliga förbrukningen separat för varje relevant SKU.

Bestäm sedan den totala påfyllningsperioden från det att beställningen görs till dess att kapslarna faktiskt är klara att användas.

Uppskatta hur mycket som kommer att förbrukas under den perioden.

Lägg till säkerhetslager utifrån osäkerheten kring efterfrågan och utbudet.

Jämför sedan resultatet med det aktuella tillgängliga lagret.

Enkelt uttryckt:

Behov av målbestånd =
förväntad efterfrågan under påfyllningen

• säkerhetslager

Krav på ombeställning =
målbehovet av lager
− det användbara lagret förväntas bestå

Därefter justerar du för:

Minsta beställningsmängd

kartongantal

säsongsvariationer

bekräftade befordringar

fraktekonomi

samt eventuella kända produktionsbegränsningar.

Beräkningen behöver inte förutsäga framtiden helt exakt.

Dess uppgift är att synliggöra antagandena.

När antagandena har blivit tydliga kan inköparna ifrågasätta dem – och uppdatera planen innan lagernivån når noll.

Vanliga frågor

Hur många månaders lager av kaffekapslar bör jag ha?

Det finns inget generellt giltigt tal. Vilken lagertäckning som är lämplig beror på förbrukning, efterfrågans variation, påfyllningstid, transportrisk, SKU-egenskaper och de affärsmässiga konsekvenserna av att varan tar slut. En fast “tremånadersregel” kan vara lämplig för vissa inköpare men ineffektiv för andra.

Hur beräknar jag en påfyllningsnivå för kaffekapslar?

En enkel utgångsmodell är den förväntade efterfrågan under hela påfyllningsperioden plus säkerhetslager. Det viktigaste är att använda en realistisk påfyllningstid som omfattar både produktion och logistik, snarare än enbart fabrikens ledtid.

Hur stort säkerhetslager bör jag ha?

Säkerhetslagret bör ta hänsyn till osäkerheten kring efterfrågan och utbud samt de affärsmässiga konsekvenserna av att lagret tar slut. Det finns ingen universellt giltig procentsats.

Bör lagernivån för specialtillverkade kaffekapslar vara högre eller lägre?

Det beror på hur säker efterfrågan är och på risken vid påfyllning. Specialtillverkade kapslar kan vara svårare att återanvända om en SKU ändras, vilket gör att överskottslager blir dyrare. Samtidigt kan långa påfyllningsperioder motivera en större buffert för stabila produkter med stora volymer.

Ska jag hantera lagret av kaffekapslar efter total mängd eller efter SKU?

Efter SKU när produkterna inte är utbytbara. Det totala lagret kan dölja brister på färger eller produkter som säljer snabbt, medan SKU:er som säljer sämre fortfarande är överlagerade.