“Sørg for å ha et lager som strekker seg over tre måneder.”

Det høres fornuftig ut. Det er også den typen råd om lagerbeholdning som kan være helt riktig for én kaffevirksomhet og helt feil for en annen.

En distributør som importerer kapsler sjøveien, står ikke overfor den samme risikoen for manglende påfyll som en kaffebrenner som kjøper standardkapsler lokalt. En raskt voksende SKU trenger ikke nødvendigvis å ha samme lagerdekning som en med forutsigbar månedlig etterspørsel. Og en spesialtrykt kapsel blir mye vanskeligere å gjenbruke hvis produktet, designet eller merkevarestrategien endres.

Derfor finnes det ikke noe “riktig” antall kaffekapsler som en kjøper bør ha på lager.

En bedre tilnærming er å tenke seg tilbake fra virksomheten.

Hvor raskt blir kapslene egentlig brukt opp? Hvor lang tid tar det egentlig å fylle opp lageret – ikke bare produksjonen, men også transport og mottak? Hvor mye svinger etterspørselen fra måned til måned? Og hva ville skje driftsmessig hvis en SKU gikk tom?

For kjøpere som bruker engros- og bulkforsyning av kaffekapsler, lagerbeholdningen er i siste instans en avveining mellom to kostnader:

å ha for mye,

og å ikke ha nok.

Begynn med forbruket, ikke med antall kapsler på lageret

Å vite at man har 100 000 kapsler på lager er ikke spesielt nyttig i seg selv.

Det samme varelageret kan utgjøre ti måneders forsyning for én bedrift og to måneder for en annen.

Et bedre utgangspunkt er lagerdekningen.

I forenklet form:

Lagerdekning = brukbart lager ÷ gjennomsnittlig forbruk per periode

Hvis en bedrift har 60 000 brukbare kapsler og bruker omtrent 20 000 per måned, har den et lager som strekker seg over rundt tre måneder.

Ordet “brukbar” er viktig.

Ikke tell med varer som er skadet. Ikke tell med kapsler som er reservert til en annen kunde eller et annet produksjonsprogram, dersom de ikke faktisk er tilgjengelige. Og vær forsiktig når du slår sammen ulike SKU-er til ett lagernummer.

50 000 svarte kapsler løser ikke problemet med mangel på gullkapsler hvis de to tilhører forskjellige produkter.

Historisk forbruk er vanligvis det beste utgangspunktet for en etablert SKU. I stedet for å se på én enkelt måned med uvanlig høyt eller lavt forbruk, bør du se på flere perioder og finne ut hvorfor forbruket endret seg.

For et nytt produkt vil anslaget være mindre sikkert. Det er helt normalt.

I en slik situasjon er et intervall ofte mer nyttig enn en prognose som ser nøyaktig ut.

Påfyllingstiden er lengre enn leveringstiden fra fabrikken

Dette er en av de vanligste feilene man kan begå når man planlegger varelageret.

En leverandør oppgir at produksjonen tar et visst antall dager, så kjøperen bruker dette tallet som påfyllingstid.

Men varelageret blir ikke klart til bruk når produksjonen er ferdig.

Avhengig av bestillingen og innkjøpsveien kan det fortsatt være:

• Sluttkontroll
• Pakking
• Forberedelse til eksport
• Fraktbestilling
• Landtransport
• Håndtering ved havn eller flyplass
• Internasjonal transitt
• Tollklarering
• Lokal levering
• Mottak og lagerhåndtering

Noen trinn kan overlappe hverandre, og den faktiske tidsbruken varierer betydelig mellom ulike markeder og fraktmetoder.

Poenget er ikke å legge til en vilkårlig buffer til hver bestilling.

Det handler om å måle hele tidsrommet fra “vi må bestille på nytt” til “dette varelageret er klart til bruk”.”

Når det gjelder innkjøp i utlandet, internasjonal frakt av kaffekapsler hører derfor inn under lagerberegningen.

Ikke etter det.

Gjenbestillingspunktet ditt bør dekke etterspørselen mens neste bestilling er på vei

Når man har fått oversikt over forbruket og påfyllingstiden, kan innkjøperne begynne å tenke på et gjenbestillingspunkt.

En forenklet modell er:

Gjenbestillingspunkt = forventet etterspørsel i løpet av påfyllingsperioden + sikkerhetslager

La oss anta at en SKU bruker omtrent 25 000 kapsler per måned, og at hele påfyllingssyklusen forventes å ta to måneder.

Det forventede forbruket i denne perioden vil være omtrent 50 000 kapsler.

Hvis bedriften bestemmer seg for at den også trenger en ekstra buffer for usikkerhet knyttet til etterspørsel eller tilbud, kommer denne bufferen i tillegg til de 50 000.

Disse tallene er eksempler, ikke anbefalinger.

Det er prinsippet som teller.

Hvis du venter til lagerbeholdningen er nede på null før du bestiller, er innkjøpsordren allerede for sent ute.

Formålet med påfyllingspunktet er å utløse et innkjøp mens det fortsatt er nok lager til å dekke perioden frem til den nye leveransen ankommer.

Sikkerhetslageret bør gjenspeile risiko, ikke vaner

Mange bedrifter overtar en regel om sikkerhetslager.

“Sørg alltid for å ha en ekstra måneds forbehold.”

“Behold 20%.”

“Aldri gå under 50 000 stykker.”

Disse reglene kan ha vært fornuftige da de ble innført. Det kan også hende at de har overlevd de forholdene som lå til grunn for dem.

En mer nyttig drøfting av sikkerhetslager tar for seg to kilder til usikkerhet:

Variasjoner i etterspørselen.

Og variasjon i påfyllingen.

Hvis det månedlige salget er svært forutsigbart og forsyningskjeden er stabil, kan virksomheten ha behov for mindre buffer.

Hvis etterspørselen kan øke brått, kapselen er spesialtilpasset og påfylling krever internasjonal transport, kan konsekvensene av å ha for lite lager være langt større.

Tenk deretter på hvilke konsekvenser det vil ha for virksomheten hvis varene går tom.

Ville produksjonen stoppe opp?

Ville en bestilling fra en forhandler bli oversett?

Kan en annen kapsel-SKU brukes som midlertidig erstatning?

Er kapselen så spesifikt merket at overskuddslager også ville bli kostbart?

Sikkerhetslageret er det punktet hvor bedriftens risikotoleranse inngår i lagerberegningen.

Det finnes ikke én enkelt prosentandel som gir svar på disse spørsmålene for alle kjøpere.

Sesongvariasjoner kan gjøre at gjennomsnittstall for en måned gir et misvisende bilde

Gjennomsnittlig forbruk er nyttig inntil virksomheten kommer inn i en måned som avviker fra gjennomsnittet.

Kaffeprodukter kan være påvirket av sesongmessig etterspørsel, kampanjer i detaljhandelen, høytidsaktiviteter, lanseringer av nye produkter eller distributørenes lagerfyllingssykluser.

Hvis en kjøper bruker et enkelt tolvmåneders gjennomsnitt uten å ta hensyn til når etterspørselen oppstår, kan lagerbeholdningen virke god like før en forutsigbar topp.

For eksempel kan det årlige forbruket i gjennomsnitt ligge på 30 000 kapsler per måned.

Men hvis flere måneder ligger nærmere 20 000, mens en kampanjeperiode når opp til 60 000, medfører det en åpenbar risiko å planlegge hver måned ut fra et gjennomsnitt på 30 000.

Også her er tallene kun eksempler.

Poenget er å opprettholde tidsmønsteret i etterspørselen.

Før en kjent sesongperiode, spør:

Hva skjedde i samme periode i fjor?

Har kundebasen vokst siden den gang?

Er opprykket bekreftet, eller er det bare en mulighet?

Må leverandøren få beskjed på forhånd ved større volum?

Vil det bli vanskeligere å skaffe fraktkapasitet i samme periode?

Gjennomsnitt forenkler dataene.

Lagerplanleggingen trenger fortsatt historien bak gjennomsnittet.

Planlegg lagerbeholdningen etter SKU, ikke bare etter totalt antall kapsler

Et lager kan inneholde massevis av kapsler og likevel ha et alvorlig lagerproblem.

Det er feil SKU på lager.

La oss si at et merke har fire farger i sin kapselserie:

• Espresso
• Lungo
• Koffeinfri
• Enkelt opprinnelse

Hvis Espresso utgjør halvparten av omsetningen, mens Single Origin utgjør en mye mindre andel, vil det neppe være fornuftig å ha like store lagerbeholdninger av alle fire produktene.

Hver SKU bør ha sin egen:

• Forbrukshastighet
• Lagerdekning
• Gjenbestillingspunkt
• Logikk for sikkerhetslager
• Hensyn til minste bestillingsmengde

Muligheten for tilpasning gjør dette enda viktigere.

En standardkapsel kan være nyttig i flere ulike produkter.

En kapsel med spesialfarge eller logotrykk er mye tettere knyttet til én enkelt SKU eller merkeidentitet.

Dersom denne SKU-en utgår, endres eller får ny utforming, kan det hende at det gjenværende lageret av kapsler mister mye av sin praktiske verdi.

Det er derfor lagerplanlegging blir viktigere – ikke mindre viktig – når et kaffemerke utvider sitt produktutvalg.

Spesialtilpassede kapsler medfører en annen lagerrisiko

Det er en betydelig forskjell mellom å ha for mange standardkapsler og å ha for mange helt skreddersydde kapsler.

Standardlager er generelt mer fleksibelt.

Spesialtilpasset inventar kan inneholde:

• En bestemt farge
• Et logo
• SKU-identifikasjon
• Spesialdesignet motiv på lokket
• Merkespesifikk emballasje

Det betyr at overskuddslager av spesialtilpassede varer har færre alternative bruksområder.

Dette betyr ikke at tilpasning er et dårlig valg. For etablerte produkter med forutsigbar etterspørsel kan skreddersydde kapsler være helt på sin plass.

Det betyr ganske enkelt at innkjøpsmengdene bør stemme overens med forventningene til etterspørselen.

Når det gjelder et nytt eller usikkert produkt, Innkjøp av kaffekapsler med lavt minimumsbestillingsantall kan noen ganger redusere risikoen knyttet til tidlig lagerbeholdning mens bedriften kartlegger den faktiske etterspørselen i markedet.

Etter hvert som SKU-en blir mer forutsigbar, kan økonomien utvikle seg i motsatt retning. Større produksjonsserier kan redusere enhetskostnaden og forenkle påfyllingen.

Den riktige lagerstrategien kan derfor endres etter hvert som produktet modnes.

Lagerbeholdning og frakt bør planlegges i fellesskap

Internasjonal frakt innebærer en avveining.

Å bestille oftere kan redusere lagernivåene.

Men hver forsendelse medfører egne transport- og håndteringskostnader.

Å bestille større mengder kan gjøre frakten mer effektiv, men det fører også til at det på en gang kommer inn mer varelager og kontanter på lageret.

Det finnes ikke noe generelt svar, siden fraktkostnadene avhenger av destinasjon, kartongens dimensjoner, transportmåte, pallkrav og gjeldende fraktvilkår.

Når det gjelder tomme kapsler, er volumet spesielt viktig, fordi produktet er lett i forhold til plassen det opptar.

En nyttig kjøpssammenligning tar derfor for seg flere scenarier.

For eksempel:

Mindre bestillinger + hyppigere frakt

mot

større ordre + sjeldnere frakt

Sammenlign deretter totalkostnad, lagerdekning og risiko for utsolgte varer.

Hos Kervoo pakkes standard aluminiumskapseler i kartonger à 4 000 stk. Kjøpere kan bruke bekreftede opplysninger om kartonger og frakt til å beregne ulike bestillingsstørrelser, i stedet for å anta at enten “flere forsendelser” eller “større forsendelser” alltid vil være billigere.

En stabil forsyning starter før lagerbeholdningen blir kritisk

En god lagerplan bør ikke være avhengig av perfekte prognoser.

Det bør gi bedriften tid til å reagere når prognosene slår feil.

Det innebærer å dele nyttig forhåndsinformasjon før innkjøpsordren blir presserende.

For eksempel:

“Vi forventer normal etterspørsel neste kvartal.”

“Vi legger til en ny vare.”

“En salgsfremmende kampanje kan føre til at etterspørselen dobles i november.”

“Vår nåværende lagerbeholdning bør holde i omtrent ti uker.”

Slik informasjon hjelper begge parter med å forberede seg.

For bedrifter som bruker programmer for stabil forsyning av kaffekapsler, kan et løpende overblikk over etterspørselen være mer nyttig enn en enkelt årsprognose som aldri oppdateres.

Kjøperen får bedre oversikt over lagerrisikoen.

Produsenten får mer tid til å planlegge produksjonen.

Ingen av partene trenger fullstendig informasjon.

De trenger tilstrekkelig informasjon i god tid for å kunne ta en beslutning.

Fra vår erfaring innen produksjon

Hastebestillinger starter ofte lenge før e-posten merket “URGENT”.”

Det begynte med at en populær vare ikke ble skilt ut fra den samlede lagerbeholdningen.

Eller når produksjonstiden ble brukt i stedet for full påfyllingstid.

Eller når en kampanje førte til økt etterspørsel, men innkjøpsplanen ikke ble oppdatert.

Når alle endelig innser at det er et problem, er valgmulighetene allerede færre.

Etter mer enn 10 år med produksjon av kaffekapsler i aluminium har vi funnet ut at kjøpere som har en jevnere påfyllingsprosess, vanligvis ikke har vesentlig mer avanserte systemer.

De har ganske enkelt ganske god kjennskap til noen få ting:

hvor raskt hver viktig SKU blir solgt,

omtrent hvor mye brukbar beholdning som er igjen,

når neste ordre skal være klar,

og hvilke endringer i etterspørselen som er i vente.

Disse fire opplysningene løser et overraskende stort antall lagerproblemer før de blir akutte.

En praktisk metode for lagerplanlegging

For kjøpere som ønsker et enkelt utgangspunkt, kan prosessen holdes oversiktlig.

Beregn først gjennomsnittlig forbruk separat for hver relevant SKU.

Deretter må du beregne den totale påfyllingsperioden fra bestillingen legges inn til kapslene faktisk er klare til bruk.

Beregn hvor mye som vil bli forbrukt i løpet av denne perioden.

Legg til sikkerhetslager ut fra usikkerheten knyttet til etterspørsel og tilbud.

Sammenlign deretter resultatet med den nåværende brukbare lagerbeholdningen.

Enkelt sagt:

Mål for lagerbehov =
forventet etterspørsel under påfylling

• sikkerhetslager

Krav til ombestilling =
behov for målbeholdning
− det forventes at beholdningen av brukbare varer vil forbli

Deretter må du justere for:

Minimumsbestillingsmengde

kartongmengder

sesongvariasjoner

bekreftede forfremmelser

fraktøkonomi

og eventuelle kjente produksjonsbegrensninger.

Beregningen trenger ikke å forutsi fremtiden helt nøyaktig.

Dens oppgave er å synliggjøre forutsetningene.

Når forutsetningene er synlige, kan innkjøperne sette spørsmålstegn ved dem – og oppdatere planen før lagerbeholdningen når null.

Ofte stilte spørsmål

Hvor mange måneders lager av kaffekapsler bør jeg ha?

Det finnes ikke noe universelt tall. Hva som er en passende lagernivåavdekning, avhenger av forbruk, variasjoner i etterspørselen, påfyllingstid, transportrisiko, SKU-egenskaper og hvilke konsekvenser det vil ha for virksomheten dersom varen går tom. En fast “tremånedersregel” kan være hensiktsmessig for noen innkjøpere, men ineffektiv for andre.

Hvordan beregner jeg et påfyllingspunkt for kaffekapsler?

En enkel utgangsmodell er forventet etterspørsel i hele påfyllingsperioden pluss sikkerhetslager. Det viktigste er å bruke en realistisk påfyllingstid som inkluderer både produksjon og logistikk, og ikke bare fabrikkens ledetid.

Hvor mye sikkerhetslager bør jeg ha?

Sikkerhetslageret bør ta hensyn til usikkerheten knyttet til etterspørsel og tilbud, samt de økonomiske konsekvensene av å gå tom for varer. Det finnes ingen universelt gyldig prosentandel.

Bør det være mer eller mindre lagerbeholdning av spesialtilpassede kaffekapsler?

Det avhenger av hvor sikker etterspørselen er og risikoen forbundet med påfylling. Spesialtilpassede kapsler kan være vanskeligere å gjenbruke hvis en SKU endres, noe som gjør overskuddslager mer kostbart. Samtidig kan lange påfyllingsperioder rettferdiggjøre en større buffer for stabile produkter med høyt volum.

Bør jeg administrere lagerbeholdningen av kaffekapsler etter samlet mengde eller etter SKU?

Etter SKU der produktene ikke er utskiftbare. Totallagerbeholdningen kan skjule mangler på farger eller produkter som selger raskt, mens SKU-er med lavere omsetning fortsatt er i overskudd.