“Держите запас на три месяца”.”

Звучит разумно. При этом это именно тот вид рекомендаций по управлению запасами, которые могут оказаться абсолютно верными для одного кофейного бизнеса и совершенно неверными для другого.

Дистрибьютор, импортирующий капсулы морским транспортом, не сталкивается с такими же рисками, связанными с пополнением запасов, как кофейная фабрика, закупающая стандартные капсулы на местном рынке. Для быстрорастущего SKU не обязательно предусматривать такой же уровень запасов, как для товара с предсказуемым ежемесячным спросом. Кроме того, капсулы с индивидуальной печатью гораздо сложнее использовать повторно в случае изменения продукта, дизайна или стратегии бренда.

Именно поэтому не существует единого “правильного” количества кофейных капсул, которое покупатель должен иметь в запасе.

Лучший подход — начинать с бизнес-задач и двигаться в обратном направлении.

Насколько быстро на самом деле расходуются капсулы? Сколько времени действительно занимает пополнение запасов — не только производство, но и транспортировка, и приемка? Насколько колеблется спрос от месяца к месяцу? И что произойдет с точки зрения операционной деятельности, если закончится запас одного SKU?

Для покупателей, использующих оптовые и крупнопартийные поставки кофейных капсул, в конечном счете, запасы представляют собой баланс между двумя видами затрат:

имея слишком много,

и не иметь достаточного количества.

Начинайте с объема потребления, а не с количества капсул на складе

Само по себе знание о том, что у вас на складе есть 100 000 капсул, не представляет особой пользы.

Один и тот же запас может обеспечивать поставки на десять месяцев для одного предприятия и на два месяца для другого.

Лучшим показателем для начала является коэффициент покрытия запасов.

В упрощённом виде:

Коэффициент покрытия запасов = полезные запасы ÷ среднее потребление за период

Если у компании имеется 60 000 пригодных к использованию капсул, а ежемесячный расход составляет примерно 20 000 штук, то запас у нее хватит примерно на три месяца.

Слово “пригодный для использования” имеет большое значение.

Не учитывайте поврежденный товар. Не учитывайте капсулы, зарезервированные для другого клиента или производственной программы, если они фактически отсутствуют в наличии. И будьте осторожны при объединении разных SKU в один инвентарный номер.

50 000 чёрных капсул не решат проблему нехватки золотых капсул, если они относятся к разным продуктам.

Исторические данные о потреблении, как правило, являются лучшей отправной точкой для уже устоявшегося SKU. Вместо того чтобы ориентироваться на один месяц с необычно высокими или низкими показателями, проанализируйте несколько периодов и попытайтесь понять, почему изменился уровень потребления.

В случае нового продукта оценка будет менее точной. Это нормально.

В такой ситуации диапазон значений зачастую оказывается более полезным, чем прогноз, который на первый взгляд кажется точным.

Срок пополнения запасов превышает заводской срок изготовления

Это одна из самых распространённых ошибок при планировании запасов.

Поставщик сообщает, что производство занимает определённое количество дней, поэтому покупатель использует это число в качестве срока пополнения запасов.

Однако запасы не становятся пригодными к использованию сразу после завершения производства.

В зависимости от заказа и канала поставок могут иметь место следующие обстоятельства:

• Заключительный осмотр
• Упаковка
• Подготовка к экспорту
• Оформление грузовых перевозок
• Внутренние перевозки
• Обработка грузов в порту или аэропорту
• Международный транзит
• Таможенное оформление
• Доставка по городу
• Приемка и складская обработка

Некоторые этапы могут частично совпадать, а фактические сроки значительно варьируются в зависимости от рынка и способа доставки.

Дело не в том, чтобы добавлять произвольный буфер к каждому заказу.

Это позволяет измерить весь период от момента, когда возникает необходимость в повторном заказе, до момента, когда данный товар становится доступным для использования.“

Что касается закупок за рубежом, международная доставка кофейных капсул поэтому входит в расчёт запасов.

Не после этого.

Ваша точка повторного заказа должна обеспечивать покрытие спроса на время ожидания следующего заказа

Как только будут определены темпы потребления и время пополнения запасов, закупщики могут приступить к расчету точки повторного заказа.

Упрощённая модель выглядит следующим образом:

Точка повторного заказа = ожидаемый спрос в период пополнения запасов + страховой запас

Предположим, что на один SKU в месяц расходуется примерно 25 000 капсул, а полный цикл пополнения запасов, как ожидается, займет два месяца.

Ожидаемый объем потребления за этот период составит примерно 50 000 капсул.

Если компания решит, что ей также необходим дополнительный резерв на случай неопределённости со стороны спроса или предложения, этот резерв будет добавлен к 50 000.

Эти цифры приведены в качестве примера, а не в качестве рекомендаций.

Важен сам принцип.

Если вы будете ждать, пока запасы не сократятся до нуля, прежде чем разместить заказ, то будет уже слишком поздно.

Точка повторного заказа нужна для того, чтобы инициировать закупку, пока на складе остаётся достаточно товара для покрытия потребностей на период до поступления новой партии товара.

Страховой запас должен отражать степень риска, а не привычку

Многие компании перенимают правило о создании страхового запаса.

“Всегда держите запас на один месяц”.”

“Сохранить 20%”.”

“Ни в коем случае не опускайте уровень ниже 50 000 штук”.”

Возможно, эти правила имели смысл в момент их введения. Возможно также, что они утратили актуальность, поскольку изменились обстоятельства, лежавшие в их основе.

Более конструктивное обсуждение резервного запаса учитывает два источника неопределённости:

Изменчивость спроса.

А также изменчивость поступлений.

Если ежемесячный объем продаж в значительной степени предсказуем, а канал поставок стабилен, компании может потребоваться меньший запас прочности.

Если спрос может резко вырасти, капсулы изготавливаются по индивидуальному заказу, а их пополнение требует международных перевозок, последствия недостаточного запаса могут оказаться гораздо более серьезными.

Затем рассмотрите, как отсутствие товара на складе скажется на бизнесе.

Производство остановится?

Может ли быть упущен заказ от розничного продавца?

Может ли другой артикул капсулы временно заменить его?

Имеет ли капсула настолько специфическую маркировку, что избыточные запасы также обойдутся дорого?

Страховой запас — это тот момент, когда в расчёте запасов учитывается степень допустимого коммерческого риска.

Не существует единого процентного показателя, который давал бы ответы на эти вопросы для каждого покупателя.

Сезонность может привести к тому, что среднемесячные показатели будут вводить в заблуждение

Показатель среднего потребления полезен до тех пор, пока у компании не наступит месяц, который не будет соответствовать среднему показателю.

На рынок кофейной продукции могут влиять сезонные колебания спроса, рекламные акции в розничной торговле, праздничные мероприятия, запуск новых продуктов или циклы пополнения запасов дистрибьюторами.

Если покупатель использует простое среднее значение за двенадцать месяцев, не учитывая, когда именно возникает спрос, уровень запасов может показаться достаточным непосредственно перед предсказуемым пиком.

Например, годовой объем потребления может в среднем составлять 30 000 капсул в месяц.

Но если показатели за несколько месяцев будут ближе к 20 000, а в период проведения рекламной акции достигнут 60 000, то планирование на каждый месяц исходя из среднего показателя в 30 000 создает очевидный риск.

Повторим: эти цифры приведены лишь в качестве примера.

Суть заключается в том, чтобы сохранить временную структуру спроса.

Перед наступлением известного сезонного периода спросите:

А что происходило в тот же период прошлого года?

С тех пор клиентская база увеличилась?

Повышение уже подтверждено или это лишь возможность?

Нужно ли заранее уведомлять поставщика об увеличении объема заказа?

Усугубится ли проблема с пропускной способностью морских перевозок в этот же период?

Средние значения упрощают работу с данными.

При планировании запасов по-прежнему необходимо учитывать контекст, лежащий в основе средних показателей.

Планируйте запасы по SKU, а не только по общему количеству капсул

На складе может храниться большое количество капсул, но при этом все равно может возникнуть серьезная проблема с запасами.

На складе имеется неправильный артикул.

Предположим, что у бренда есть четыре цвета капсульной коллекции:

• Эспрессо
• Лунго
• Без кофеина
• Однопроисхождение

Если на долю кофе «Эспрессо» приходится половина объема продаж, а доля кофе «Single Origin» значительно меньше, то равное соотношение запасов всех четырёх видов продукции вряд ли будет целесообразным.

Каждый SKU должен иметь:

• Уровень потребления
• Покрытие запасов
• Точка пополнения запасов
• Логика формирования страхового запаса
• Вопросы, связанные с минимальным объемом заказа (MOQ)

Индивидуальная настройка делает это ещё более важным.

Стандартная капсула общего назначения может использоваться в нескольких продуктах.

Капсула с индивидуальной расцветкой или с нанесенным логотипом гораздо теснее связана с одним артикулом или фирменным стилем.

Если этот артикул будет снят с производства, изменен или переработан, оставшиеся запасы капсул могут утратить большую часть своей практической ценности.

Именно поэтому планирование запасов становится не менее важным, а даже более важным, когда кофейный бренд расширяет ассортимент своей продукции.

Капсулы, изготовленные по индивидуальному заказу, сопряжены с иным риском, связанным с запасами

Существует существенная разница между тем, когда капсул стандартного типа слишком много, и тем, когда слишком много полностью индивидуализированных капсул.

Стандартный ассортимент, как правило, более универсален.

В индивидуальном инвентаре можно разместить:

• Определенный цвет
• Логотип
• Идентификация SKU
• Специально разработанный дизайн крышки
• Упаковка с логотипом бренда

Это означает, что избыточные запасы продукции, изготовленной по индивидуальному заказу, имеют меньше альтернативных вариантов использования.

Это не означает, что индивидуализация — плохое решение. Для устоявшихся продуктов с предсказуемым спросом индивидуальные капсулы могут быть вполне уместны.

Это просто означает, что объемы закупок должны соответствовать прогнозируемому спросу.

В случае нового или неопределённого продукта, закупка кофейных капсул с низким минимальным объемом заказа иногда позволяет снизить риски, связанные с ранним накоплением запасов, пока компания изучает реальный рыночный спрос.

По мере того как динамика продаж данного SKU становится более предсказуемой, экономическая ситуация может измениться в обратную сторону. Увеличение объёма производства может снизить себестоимость единицы продукции и упростить процесс пополнения запасов.

Таким образом, правильная стратегия управления запасами может меняться по мере того, как продукт достигает зрелости.

Управление запасами и грузоперевозки следует планировать комплексно

Международные грузоперевозки сопряжены с необходимостью идти на компромисс.

Более частые заказы могут способствовать сокращению запасов.

Однако каждая партия груза сопряжена со своими расходами на транспортировку и погрузочно-разгрузочные работы.

Заказ больших партий товара может повысить эффективность доставки, но при этом на складе сразу появляется больше товаров и денежных средств.

Универсального ответа нет, поскольку стоимость доставки зависит от пункта назначения, размеров картонной коробки, вида транспорта, требований к поддонам и текущих условий перевозки.

В случае пустых капсул объем имеет особое значение, поскольку продукт имеет небольшой вес по сравнению с занимаемым им объемом.

Поэтому при сравнении вариантов покупки целесообразно рассмотреть несколько сценариев.

Например:

Меньший объем заказа + более частые отгрузки

против

больший объём заказа + реже осуществляемые перевозки

Затем сравните общую стоимость, уровень покрытия запасов и риск дефицита товара.

В компании Kervoo стандартные алюминиевые капсулы упаковываются по 4 000 штук в картонную коробку. Покупатели могут использовать подтверждённые данные об упаковке и доставке для моделирования заказов различного объёма, вместо того чтобы исходить из предположения, что “большее количество поставок” или “более крупные партии” всегда будут дешевле.

Стабильные поставки начинаются до того, как возникнет острая необходимость в пополнении запасов

Хороший план управления запасами не должен зависеть от идеальных прогнозов.

Это должно дать компании время отреагировать в случае неверных прогнозов.

Это означает, что необходимо делиться полезной информацией заранее, до того как заказ станет срочным.

Например:

“Мы ожидаем, что в следующем квартале спрос будет на обычном уровне”.”

“Мы добавляем второй артикул”.”

“Розничная рекламная акция может удвоить спрос в ноябре”.”

“Наших текущих запасов должно хватить примерно на десять недель”.”

Подобная информация помогает обеим сторонам подготовиться.

Для компаний, использующих программы стабильных поставок кофейных капсул, динамический обзор спроса может оказаться более полезным, чем разовый годовой прогноз, который никогда не обновляется.

Покупатель получает более полное представление о рисках, связанных с запасами.

У производителя появляется больше времени на планирование производства.

Ни одной из сторон не требуется полная информация.

Им нужна достаточная информация заранее, чтобы принять решение.

Из нашего опыта в сфере производства

Срочные заказы зачастую начинаются гораздо раньше, чем появляется электронное письмо с пометкой “СРОЧНО”.”

Проблемы начинаются, когда быстро распродающийся товар не выделяется из общего запаса.

Или когда вместо времени полного пополнения запасов использовалось время изготовления.

Или когда рекламная акция привела к росту спроса, но план закупок не был обновлен.

К тому моменту, когда все осознают, что возникла проблема, круг возможных решений уже сужается.

За более чем 10 лет производства алюминиевых капсул для кофе мы пришли к выводу, что у покупателей, у которых процесс пополнения запасов проходит более плавно, как правило, не используются значительно более сложные системы.

Они просто достаточно хорошо разбираются в нескольких вещах:

насколько быстро распродаются отдельные важные SKU,

примерно сколько осталось пригодного к использованию запаса,

когда следующий заказ должен быть готов,

и какие изменения в спросе нас ждут.

Эти четыре сведения позволяют решить удивительно много проблем с запасами ещё до того, как они станут актуальными.

Практический метод планирования запасов

Для покупателей, которым нужен простой отправной пункт, этот процесс можно сделать достаточно простым.

Сначала рассчитайте средний расход отдельно для каждого значимого SKU.

Затем определите полный срок пополнения запасов — от момента размещения заказа до момента, когда капсулы будут фактически готовы к использованию.

Оцените, сколько будет израсходовано за этот период.

Добавьте страховой запас с учётом неопределённости спроса и предложения.

Затем сравните полученный результат с текущими запасами, готовыми к использованию.

Проще говоря:

Целевая потребность в запасах =
прогнозируемый спрос на этапе пополнения запасов

• резервный запас

Требование к изменению порядка =
потребность в целевых запасах
− ожидается, что запасы готовой продукции останутся в наличии

После этого необходимо скорректировать:

Минимальный объем заказа

количество коробок

сезонность

подтвержденные повышения

экономика грузовых перевозок

а также любые известные производственные ограничения.

Расчет не обязательно должен идеально предсказывать будущее.

Его задача — сделать эти допущения видимыми.

Как только эти допущения станут очевидными, покупатели смогут их оспорить — и обновить план до того, как запасы на складе иссякнут.

Часто задаваемые вопросы

На сколько месяцев мне следует запастись кофейными капсулами?

Универсального показателя не существует. Оптимальный уровень запасов зависит от объема потребления, колебаний спроса, сроков пополнения запасов, рисков, связанных с транспортировкой, характеристик SKU, а также от последствий, которые может иметь для бизнеса отсутствие товара на складе. Фиксированное “правило трёх месяцев” может оказаться подходящим для одних покупателей и неэффективным для других.

Как рассчитать порог повторного заказа для кофейных капсул?

Простая исходная модель предполагает расчет спроса за весь период пополнения запасов плюс страховой запас. Самым важным моментом является использование реалистичных сроков пополнения запасов, которые включают время производства и логистики, а не только производственное время.

Какой объем страхового запаса мне следует держать?

Страховой запас должен учитывать неопределённость в спросе и предложении, а также коммерческие последствия его исчерпания. Универсального правильного процентного соотношения не существует.

Следует ли увеличить или уменьшить запасы кофейных капсул, изготовленных по индивидуальному заказу?

Это зависит от предсказуемости спроса и риска, связанного с пополнением запасов. Капсулы, изготовленные по индивидуальному заказу, может быть сложнее использовать повторно в случае изменения артикула, что приводит к увеличению затрат, связанных с избыточными запасами. В то же время длительные сроки пополнения запасов могут оправдывать создание более значительного буфера для стабильных товаров, выпускаемых в больших объемах.

Как мне вести учет запасов кофейных капсул: по общему количеству или по артикулам?

По артикулам (SKU), если товары не являются взаимозаменяемыми. Общий объем запасов может скрывать дефицит быстрореализуемых цветов или товаров, в то время как по менее востребованным артикулам сохраняется избыток запасов.