“Sørg for at have et lager til tre måneder.”

Det lyder fornuftigt. Det er også den slags råd om lagerbeholdning, der kan være helt rigtige for én kaffevirksomhed og helt forkerte for en anden.

En distributør, der importerer kapsler ad søvejen, står ikke over for den samme risiko for lagerudtømning som en kaffebrænder, der køber standardkapsler lokalt. En hurtigt voksende varenummer (SKU) bør ikke nødvendigvis have samme lagerdækning som en vare med en forudsigelig månedlig efterspørgsel. Og en kapsel med specialtryk bliver meget sværere at genbruge, hvis produktet, designet eller brandstrategien ændrer sig.

Derfor er der ikke ét “rigtigt” antal kaffekapsler, som en køber bør have på lager.

En bedre fremgangsmåde er at arbejde baglæns ud fra forretningen.

Hvor hurtigt bliver kapslerne egentlig solgt? Hvor lang tid tager det egentlig at genopfylde lageret – ikke kun produktionen, men også transporten og modtagelsen? Hvor meget svinger efterspørgslen fra måned til måned? Og hvad ville der ske driftsmæssigt, hvis en SKU løb tør?

For købere, der bruger engros- og storkøbslevering af kaffekapsler, lagerbeholdningen er i sidste ende en afvejning mellem to omkostninger:

at have for meget,

og ikke at have nok.

Start med forbruget, ikke med antallet af kapsler på lageret

At vide, at man har 100.000 kapsler på lager, er ikke i sig selv særlig nyttigt.

Det samme lager kan svare til ti måneders forsyning for én virksomhed og to måneder for en anden.

Et bedre udgangspunkt er dækningsgraden for lagerbeholdningen.

I forenklet form:

Lagerdækning = brugbart lager ÷ gennemsnitligt forbrug pr. periode

Hvis en virksomhed har 60.000 brugbare kapsler og forbruger ca. 20.000 om måneden, har den et lager, der rækker til omkring tre måneder.

Ordet “brugbar” er vigtigt.

Medregn ikke beskadigede varer. Medregn ikke kapsler, der er reserveret til en anden kunde eller et andet produktionsprogram, hvis de ikke rent faktisk er tilgængelige. Og vær forsigtig med at sammenlægge forskellige SKU’er til ét lagernummer.

50.000 sorte kapsler løser ikke problemet med mangel på guldkapsler, hvis de to hører til forskellige produkter.

Den historiske udvikling er som regel det bedste udgangspunkt for en etableret SKU. I stedet for at fokusere på en enkelt usædvanlig stærk eller svag måned bør man se på flere perioder og forstå, hvorfor forbruget har ændret sig.

Når det drejer sig om et nyt produkt, vil skønnet være mindre sikkert. Det er helt normalt.

I den situation er et interval ofte mere nyttigt end en prognose, der ser præcis ud.

Genopfyldningstiden er længere end leveringstiden fra fabrikken

Dette er en af de fejl, man nemmest begår i forbindelse med lagerplanlægning.

En leverandør oplyser, at produktionen tager et bestemt antal dage, så køberen bruger dette tal som genopfyldningstid.

Men varelageret bliver ikke brugbart, når produktionen er afsluttet.

Afhængigt af ordren og indkøbsvejen kan der stadig være:

• Afsluttende kontrol
• Pakning
• Forberedelse til eksport
• Fragtbestilling
• Landtransport
• Håndtering i havne eller lufthavne
• International transit
• Toldbehandling
• Lokal levering
• Modtagelse og lagerhåndtering

Nogle faser kan overlappe hinanden, og den faktiske tidsramme varierer betydeligt alt efter marked og forsendelsesmetode.

Det handler ikke om at tilføje en vilkårlig buffer til hver eneste ordre.

Det handler om at måle hele tidsrummet fra “vi skal bestille mere” til “dette lager er klar til brug”.”

Ved indkøb i udlandet, international forsendelse af kaffekapsler hører derfor ind under lageropgørelsen.

Ikke bagefter.

Dit genbestillingspunkt bør dække efterspørgslen, indtil den næste ordre ankommer

Når man har fået et overblik over forbruget og genopfyldningstiden, kan indkøberne begynde at overveje et genbestillingspunkt.

En forenklet model er:

Genbestillingspunkt = forventet efterspørgsel i genopfyldningsperioden + sikkerhedslager

Antag, at der forbruges ca. 25.000 kapsler pr. måned pr. SKU, og at den fulde genopfyldningscyklus forventes at vare to måneder.

Det forventede forbrug i denne periode vil være på cirka 50.000 kapsler.

Hvis virksomheden beslutter, at den også har brug for en ekstra buffer til at imødegå usikkerhed omkring efterspørgsel eller udbud, lægges denne buffer oven i de 50.000.

Disse tal er blot eksempler, ikke anbefalinger.

Det er princippet, der tæller.

Hvis du venter med at bestille, indtil lagerbeholdningen er nede på nul, er indkøbsordren allerede for sent.

Genbestillingspunktet har til formål at udløse et indkøb, mens der stadig er tilstrækkeligt lager til at dække perioden, indtil den nye leverance ankommer.

Sikkerhedslageret bør afspejle risikoen, ikke vaner

Mange virksomheder overtager en regel om sikkerhedslager.

“Sørg altid for at have en ekstra måneds forråd.”

“Behold 20%.”

“Lad antallet aldrig falde til under 50.000 stk.”

Disse regler gav måske mening, da de blev indført. Det kan også være, at de ikke længere er relevante i lyset af de forhold, der lå til grund for dem.

En mere konstruktiv diskussion om sikkerhedslager tager højde for to kilder til usikkerhed:

Variation i efterspørgslen.

Og variationer i genopfyldningen.

Hvis det månedlige salg er meget forudsigeligt, og forsyningskæden er stabil, har virksomheden muligvis brug for en mindre buffer.

Hvis efterspørgslen kan stige pludseligt, kapslerne er specialfremstillede, og genopfyldning af lageret kræver international transport, kan konsekvenserne af at have for lidt på lager være langt større.

Overvej derefter, hvilke konsekvenser en varemangel har for virksomheden.

Ville produktionen gå i stå?

Ville en ordre fra en detailhandler blive overset?

Kan en anden kapsel-SKU midlertidigt træde i stedet?

Er kapslen mærket så specifikt, at overskydende lagerbeholdning også ville være dyrt?

Sikkerhedslageret er det punkt, hvor virksomhedens risikotolerance indgår i lagerberegningen.

Der findes ikke ét bestemt procenttal, der kan besvare disse spørgsmål for alle købere.

Sæsonudsving kan gøre en gennemsnitsmåned vildledende

Det gennemsnitlige forbrug er nyttigt, indtil virksomheden kommer ind i en måned, der afviger fra gennemsnittet.

Efterspørgslen efter kaffeprodukter kan være påvirket af sæsonudsving, kampagner i detailhandlen, højtidsaktiviteter, lanceringer af nye produkter eller distributørernes lageropfyldningscyklusser.

Hvis en køber anvender et simpelt tolvmåneders gennemsnit uden at tage højde for, hvornår efterspørgslen opstår, kan lagerbeholdningen se sund ud lige før et forudsigeligt højdepunkt.

Det årlige forbrug kan f.eks. i gennemsnit udgøre 30.000 kapsler om måneden.

Men hvis flere måneder ligger tættere på 20.000, mens en kampagneperiode når op på 60.000, udgør det en åbenlys risiko at planlægge hver måned ud fra et gennemsnit på 30.000.

Også her er tallene blot eksempler.

Det handler om at bevare det tidsmønster, der er efterspørgsel efter.

Inden en kendt sæsonperiode begynder, skal du spørge:

Hvad skete der i den tilsvarende periode sidste år?

Er kundebasen vokset siden da?

Er forfremmelsen bekræftet, eller er den blot en mulighed?

Skal leverandøren have besked i forvejen, hvis mængden er større?

Vil det blive sværere at skaffe fragtkapacitet i samme periode?

Gennemsnit gør dataene lettere at overskue.

Lagerplanlægning kræver stadig historien bag gennemsnittet.

Planlæg lagerbeholdningen efter SKU, ikke kun efter det samlede antal kapsler

Et lager kan rumme masser af kapsler og alligevel have et alvorligt lagerproblem.

Der er den forkerte SKU på lager.

Lad os antage, at et mærke fører fire farver i en kapselserie:

• Espresso
• Lungo
• Koffeinfri
• Single Origin

Hvis Espresso tegner sig for halvdelen af omsætningen, mens Single Origin udgør en langt mindre andel, giver det sandsynligvis ikke mening at have lige store lagerbeholdninger af alle fire produkter.

Hver SKU bør have sin egen:

• Forbrugshastighed
• Lagerdækning
• Genbestillingspunkt
• Logikken bag sikkerhedsbeholdningen
• Overvejelser vedrørende minimumsordremængde

Muligheden for tilpasning gør dette endnu vigtigere.

En generisk standardkapsel kan finde anvendelse i flere forskellige produkter.

En kapsel i en specialfarve eller med et trykt logo er langt tættere knyttet til en bestemt varenummer (SKU) eller en bestemt brandidentitet.

Hvis den pågældende SKU udgår, ændres eller redesignes, kan det resterende lager af kapsler miste en stor del af sin praktiske værdi.

Derfor bliver lagerplanlægningen endnu vigtigere – ikke mindre vigtig – når et kaffemærke udvider sit produktsortiment.

Specialfremstillede kapsler medfører en anden lagerrisiko

Der er en væsentlig forskel på, om man har for mange standardkapsler, eller om man har for mange fuldt tilpassede kapsler.

Standardlager er generelt mere fleksibelt.

Specialfremstillet udstyr kan rumme:

• En bestemt farve
• Et logo
• SKU-identifikation
• Specielt designet motiv på låget
• Mærkespecifik emballage

Det betyder, at overskydende specialfremstillet lager har færre alternative anvendelsesmuligheder.

Det betyder dog ikke, at tilpasning er en dårlig beslutning. For etablerede produkter med en forudsigelig efterspørgsel kan skræddersyede kapsler være helt passende.

Det betyder ganske enkelt, at indkøbsmængderne skal svare til forventningerne til efterspørgslen.

Når det drejer sig om et nyt eller ukendt produkt, Indkøb af kaffekapsler med lavt minimumsordremængde kan undertiden mindske risikoen ved at opbygge et for stort lager i den indledende fase, mens virksomheden får indblik i den faktiske efterspørgsel på markedet.

Efterhånden som SKU’en bliver mere forudsigelig, kan økonomien udvikle sig i den modsatte retning. Større produktionsserier kan sænke enhedsomkostningerne og forenkle genopfyldningen.

Den rette lagerstrategi kan derfor ændre sig i takt med, at produktet modnes.

Lagerbeholdning og fragt bør planlægges i fællesskab

International fragt indebærer en afvejning.

Hyppigere bestillinger kan medføre lavere lagerbeholdninger.

Men hver forsendelse medfører sine egne transport- og håndteringsomkostninger.

At bestille større mængder kan forbedre fragteffektiviteten, men det betyder også, at der på én gang kommer mere lagerbeholdning og likvide midler ind på lageret.

Der findes ikke noget generelt svar, da fragtomkostningerne afhænger af destinationen, kartonens mål, transportformen, kravene til paller og de aktuelle fragtvilkår.

For tomme kapsler er volumenet særligt relevant, da produktet vejer meget lidt i forhold til den plads, det optager.

En nyttig sammenligning af købsmulighederne tager derfor højde for flere forskellige scenarier.

For eksempel:

Mindre ordrer + hyppigere fragtforsendelser

mod

større ordre + sjældnere fragt

Sammenlign derefter de samlede omkostninger, lagerdækningen og risikoen for udsolgte varer.

Hos Kervoo pakkes standardaluminiumkapsler i kartoner à 4.000 stk. Købere kan bruge de bekræftede oplysninger om kartoner og fragt til at planlægge forskellige ordrestørrelser i stedet for at antage, at enten “flere forsendelser” eller “større forsendelser” altid vil være billigere.

En stabil forsyning indledes, før lagerbehovet bliver presserende

En god lagerplan bør ikke kræve perfekte prognoser.

Det bør give virksomheden tid til at reagere, når prognoserne viser sig at være forkerte.

Det betyder, at man skal videregive nyttige oplysninger, inden indkøbsordren bliver presserende.

For eksempel:

“Vi forventer en normal efterspørgsel i næste kvartal.”

“Vi tilføjer en ny varenummer.”

“En salgsfremmende kampagne kan fordoble efterspørgslen i november.”

“Vores nuværende lagerbeholdning bør række til cirka ti uger.”

Den slags oplysninger hjælper begge parter med at forberede sig.

For virksomheder, der bruger programmer til stabil forsyning af kaffekapsler, kan et løbende overblik over efterspørgslen være mere nyttigt end en enkelt årsprognose, der aldrig opdateres.

Køberen får et bedre overblik over lagerrisikoen.

Producenten får mere tid til at planlægge produktionen.

Ingen af parterne har brug for fuldstændig information.

De har brug for tilstrækkelige oplysninger i god tid for at kunne træffe en beslutning.

Baseret på vores erfaringer inden for produktion

Hasterordrer starter ofte langt tidligere end den e-mail, der er markeret med “HASTER”.”

Det begynder med, at en hurtigt sælgende varenummer ikke blev holdt adskilt fra den samlede lagerbeholdning.

Eller når der blev anvendt produktionstid i stedet for den fulde genopfyldningstid.

Eller når en kampagne øgede efterspørgslen, men indkøbsplanen ikke blev opdateret.

Når alle først indser, at der er et problem, er de tilgængelige muligheder allerede færre.

Efter mere end 10 år med produktion af kaffekapsler i aluminium har vi konstateret, at købere, der har en mere smidig genopfyldning, som regel ikke har væsentligt mere avancerede systemer.

De kender ganske enkelt et par ting rimeligt godt:

hvor hurtigt de enkelte vigtige SKU’er bliver solgt,

omtrent hvor meget brugbart lager der er tilbage,

når den næste ordre skal være klar,

og hvilke ændringer der er på vej i efterspørgslen.

Disse fire oplysninger løser et overraskende stort antal lagerproblemer, inden de bliver presserende.

En praktisk metode til lagerplanlægning

For købere, der ønsker et enkelt udgangspunkt, kan processen holdes overskuelig.

Beregn først det gennemsnitlige forbrug separat for hver relevant SKU.

Beregn derefter den samlede genopfyldningsperiode fra bestillingen indgår, indtil kapslerne rent faktisk er klar til brug.

Vurder, hvor meget der vil blive forbrugt i den pågældende periode.

Tilføj sikkerhedslager på baggrund af usikkerheden omkring efterspørgsel og udbud.

Sammenlign derefter resultatet med den aktuelle brugbare lagerbeholdning.

Kort sagt:

Målbehov for lagerbeholdning =
forventet efterspørgsel under genopfyldning

• sikkerhedslager

Krav til genbestilling =
behov for målbeholdning
− det forventes, at den anvendelige lagerbeholdning vil forblive uændret

Derefter skal du justere for:

Minimumsordremængde

kartonomfang

sæsonudsving

bekræftede forfremmelser

fragtøkonomi

og eventuelle kendte produktionsbegrænsninger.

Beregningen behøver ikke at forudsige fremtiden helt præcist.

Dens opgave er at synliggøre antagelserne.

Når forudsætningerne er synlige, kan køberne sætte spørgsmålstegn ved dem – og opdatere planen, inden lagerbeholdningen når ned på nul.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange måneders lager af kaffekapsler bør jeg have?

Der findes ikke noget universelt tal. Den passende lagerniveau afhænger af forbruget, udsvingene i efterspørgslen, genopfyldningstiden, forsendelsesrisikoen, varenummerets egenskaber og de forretningsmæssige konsekvenser af, at en vare er udsolgt. En fast “tremånedersregel” kan være passende for nogle indkøbere, men ineffektiv for andre.

Hvordan beregner jeg et genbestillingspunkt for kaffekapsler?

En enkel udgangsmodel er den forventede efterspørgsel i hele genopfyldningsperioden plus sikkerhedslageret. Det vigtigste er at anvende en realistisk genopfyldningstid, der omfatter både produktion og logistik, og ikke blot fabrikens leveringstid.

Hvor stort et sikkerhedslager bør jeg have?

Sikkerhedslageret bør afspejle usikkerheden i efterspørgsel og udbud samt de forretningsmæssige konsekvenser af, at lageret løber tør. Der findes ikke en universelt gældende procentdel.

Bør der være mere eller mindre på lager af specialfremstillede kaffekapsler?

Det afhænger af efterspørgselssikkerheden og risikoen ved genopfyldning. Specialfremstillede kapsler kan være sværere at genbruge, hvis en SKU ændres, hvilket gør overskudslagre dyrere. Samtidig kan lange genopfyldningsperioder begrunde en større buffer for stabile produkter med store salgsmængder.

Skal jeg styre lagerbeholdningen af kaffekapsler efter samlet mængde eller efter SKU?

Efter SKU, når produkterne ikke er indbyrdes udskiftelige. Det samlede lagerbeholdningstal kan skjule mangler på farver eller produkter, der sælger hurtigt, mens der stadig er overskudslagre af SKU’er, der sælger langsommere.