“Halten Sie einen Vorrat für drei Monate bereit.”

Das klingt vernünftig. Es ist aber auch genau die Art von Ratschlag zur Bestandsführung, der für das eine Kaffeeunternehmen völlig richtig, für ein anderes hingegen völlig falsch sein kann.

Ein Händler, der Kapseln auf dem Seeweg importiert, ist nicht dem gleichen Nachschubrisiko ausgesetzt wie ein Röster, der Standardkapseln vor Ort einkauft. Eine schnell wachsende Artikelnummer sollte nicht unbedingt die gleiche Lagerabdeckung aufweisen wie eine mit vorhersehbarer monatlicher Nachfrage. Und eine individuell bedruckte Kapsel lässt sich viel schwerer wiederverwenden, wenn sich das Produkt, das Design oder die Markenstrategie ändert.

Deshalb gibt es keine “richtige” Anzahl an Kaffeekapseln, die ein Käufer vorrätig haben sollte.

Ein besserer Ansatz besteht darin, vom Geschäft ausgehend rückwärts vorzugehen.

Wie schnell werden Kapseln tatsächlich verbraucht? Wie lange dauert die Wiederauffüllung wirklich – nicht nur die Produktion, sondern auch der Transport und der Wareneingang? Wie stark schwankt die Nachfrage von Monat zu Monat? Und was würde betrieblich passieren, wenn eine SKU ausverkauft wäre?

Für Käufer, die Großhandel und Großabnahme von Kaffeekapseln, letztendlich ist der Lagerbestand ein Ausgleich zwischen zwei Kostenfaktoren:

zu viel zu haben,

und nicht genug zu haben.

Beginnen Sie mit dem Verbrauch, nicht mit der Anzahl der Kapseln im Lager

Zu wissen, dass man 100.000 Kapseln auf Lager hat, ist an sich noch nicht besonders hilfreich.

Derselbe Lagerbestand kann für ein Unternehmen einen Vorrat von zehn Monaten darstellen, für ein anderes hingegen nur zwei Monate.

Ein besserer Ansatzpunkt ist die Bestandsdeckung.

Vereinfacht ausgedrückt:

Lagerreichweite = nutzbarer Lagerbestand ÷ durchschnittlicher Verbrauch pro Periode

Wenn ein Unternehmen über 60.000 einsatzbereite Kapseln verfügt und monatlich etwa 20.000 davon verbraucht, reicht der Vorrat für etwa drei Monate.

Das Wort “nutzbar” ist entscheidend.

Zählen Sie keine beschädigten Bestände mit. Zählen Sie keine Kapseln mit, die für einen anderen Kunden oder ein anderes Produktionsprogramm reserviert sind, wenn diese tatsächlich nicht verfügbar sind. Und seien Sie vorsichtig, wenn Sie verschiedene Artikelnummern zu einer Bestandsnummer zusammenfassen.

50.000 schwarze Kapseln beheben keinen Mangel an goldenen Kapseln, wenn diese beiden zu unterschiedlichen Produkten gehören.

Bei einer etablierten SKU ist die historische Entwicklung in der Regel der beste Ausgangspunkt. Anstatt sich auf einen einzelnen Monat mit ungewöhnlich starken oder schwachen Verkaufszahlen zu konzentrieren, sollten Sie mehrere Zeiträume betrachten und herausfinden, warum sich der Verbrauch verändert hat.

Bei einem neuen Produkt ist die Schätzung mit größerer Unsicherheit behaftet. Das ist normal.

In einer solchen Situation ist eine Spanne oft aussagekräftiger als eine scheinbar präzise Prognose.

Die Wiederbeschaffungszeit ist länger als die Lieferzeit ab Werk

Das ist einer der Fehler bei der Bestandsplanung, die man am leichtesten begeht.

Ein Lieferant gibt an, dass die Produktion eine bestimmte Anzahl von Tagen dauert, daher legt der Einkäufer diese Zahl als Nachschubzeit fest.

Aber der Lagerbestand ist erst nach Abschluss der Produktion einsatzbereit.

Je nach Bestellung und Beschaffungsweg kann es weiterhin Folgendes geben:

• Endkontrolle
• Verpackung
• Vorbereitung für den Export
• Frachtbuchung
• Binnentransport
• Hafen- oder Flughafenabfertigung
• Internationaler Transitverkehr
• Zollabfertigung
• Lokale Lieferung
• Wareneingang und Lagerabwicklung

Einige Phasen können sich überschneiden, und der tatsächliche Zeitrahmen variiert erheblich je nach Markt und Versandart.

Es geht nicht darum, jeder Bestellung einen willkürlichen Puffer hinzuzufügen.

Damit soll der gesamte Zeitraum gemessen werden, der von “Wir müssen nachbestellen” bis zu “Dieser Bestand steht zur Verfügung” verläuft.”

Bei der Beschaffung im Ausland, Internationaler Versand von Kaffeekapseln gehört daher in die Bestandsberechnung.

Nicht danach.

Ihr Nachbestellpunkt sollte den Bedarf decken, bis die nächste Bestellung eintrifft

Sobald der Verbrauch und die Wiederbeschaffungszeit bekannt sind, können Einkäufer damit beginnen, über einen Nachbestellpunkt nachzudenken.

Ein vereinfachtes Modell lautet:

Nachbestellpunkt = erwarteter Bedarf zum Zeitpunkt der Nachschublieferung + Sicherheitsbestand

Angenommen, für eine SKU werden monatlich etwa 25.000 Kapseln verbraucht und der gesamte Nachschubzyklus dauert voraussichtlich zwei Monate.

Der voraussichtliche Verbrauch in diesem Zeitraum würde bei etwa 50.000 Kapseln liegen.

Sollte das Unternehmen beschließen, dass es zusätzlich eine Reserve für Unsicherheiten bei der Nachfrage oder beim Angebot benötigt, kommt diese Reserve zu den 50.000 hinzu.

Diese Zahlen dienen nur als Beispiele und stellen keine Empfehlungen dar.

Auf das Prinzip kommt es an.

Wenn Sie mit der Bestellung warten, bis der Lagerbestand auf Null gesunken ist, ist die Bestellung bereits zu spät.

Der Nachbestellpunkt dient dazu, den Einkauf auszulösen, solange noch genügend Lagerbestand vorhanden ist, um den Zeitraum bis zum Eintreffen der Nachlieferung abzudecken.

Der Sicherheitsbestand sollte das Risiko widerspiegeln, nicht Gewohnheiten

Viele Unternehmen übernehmen eine Regel für Sicherheitsbestände.

“Halte immer einen Monat Reserve ein.”

“Behalte 20%.”

“Der Bestand darf niemals unter 50.000 Stück fallen.”

Diese Regeln mögen zum Zeitpunkt ihrer Einführung sinnvoll gewesen sein. Möglicherweise haben sie aber auch die Umstände, die zu ihrer Entstehung geführt haben, längst hinter sich gelassen.

Eine sinnvollere Betrachtung des Sicherheitsbestands befasst sich mit zwei Unsicherheitsfaktoren:

Schwankungen in der Nachfrage.

Und Schwankungen beim Nachschub.

Wenn die monatlichen Umsätze gut vorhersehbar sind und die Lieferkette stabil ist, benötigt das Unternehmen möglicherweise weniger Puffer.

Wenn die Nachfrage plötzlich ansteigen kann, die Kapseln maßgeschneidert sind und die Nachlieferung internationale Transporte erfordert, können die Folgen eines zu geringen Lagerbestands weitaus gravierender sein.

Betrachten Sie dann die geschäftlichen Auswirkungen eines Lagerengpasses.

Würde die Produktion zum Erliegen kommen?

Würde eine Bestellung eines Einzelhändlers übersehen werden?

Kann eine andere Kapsel-SKU vorübergehend als Ersatz dienen?

Ist die Kapsel so spezifisch gekennzeichnet, dass auch überschüssige Lagerbestände kostspielig wären?

Beim Sicherheitsbestand fließt die Toleranz gegenüber geschäftlichen Risiken in die Bestandsberechnung ein.

Es gibt keinen einzigen Prozentsatz, der diese Fragen für jeden Käufer beantwortet.

Saisonale Schwankungen können dazu führen, dass ein Durchschnittsmonat ein irreführendes Bild vermittelt

Der Durchschnittsverbrauch ist so lange hilfreich, bis das Unternehmen einen Monat erlebt, der vom Durchschnitt abweicht.

Bei Kaffeeprodukten können saisonale Nachfrageschwankungen, Werbeaktionen im Einzelhandel, Feiertagsaktivitäten, die Einführung neuer Produkte oder die Lagerbestandszyklen der Händler eine Rolle spielen.

Wenn ein Einkäufer einen einfachen Zwölfmonatsdurchschnitt zugrunde legt, ohne zu berücksichtigen, wann die Nachfrage auftritt, kann der Lagerbestand kurz vor einem vorhersehbaren Spitzenwert als ausreichend erscheinen.

Beispielsweise könnte der jährliche Verbrauch im Durchschnitt bei 30.000 Kapseln pro Monat liegen.

Wenn jedoch mehrere Monate Werte um die 20.000 erreichen, während in einem Aktionszeitraum 60.000 erzielt werden, birgt eine Planung, die jeden Monat vom Durchschnittswert von 30.000 ausgeht, ein offensichtliches Risiko.

Auch hier handelt es sich bei den Zahlen lediglich um Beispiele.

Es geht darum, das zeitliche Muster der Nachfrage beizubehalten.

Fragen Sie vor Beginn einer bekannten Jahreszeit:

Was ist im entsprechenden Zeitraum des Vorjahres passiert?

Ist der Kundenstamm seitdem gewachsen?

Ist eine Beförderung bereits bestätigt oder nur möglich?

Muss der Lieferant bei größeren Mengen im Voraus informiert werden?

Wird es im gleichen Zeitraum schwieriger werden, Transportkapazitäten zu beschaffen?

Durchschnittswerte vereinfachen Daten.

Bei der Bestandsplanung muss man immer noch die Hintergründe des Durchschnitts berücksichtigen.

Planen Sie den Lagerbestand nach SKU und nicht nur nach der Gesamtzahl der Kapseln

Ein Lager kann zwar jede Menge Kapseln enthalten und dennoch ein ernsthaftes Bestandsproblem haben.

Die falsche Artikelnummer ist vorrätig.

Angenommen, eine Marke führt vier Kapselfarben im Sortiment:

• Espresso
• Lungo
• Entkoffeiniert
• Single Origin

Wenn Espresso die Hälfte des Umsatzes ausmacht, während Single Origin einen deutlich geringeren Anteil hat, ist es unwahrscheinlich, dass ein gleicher Lagerbestand für alle vier Produkte sinnvoll ist.

Jede Artikelnummer sollte über Folgendes verfügen:

• Verbrauchsrate
• Bestandsabdeckung
• Nachbestellpunkt
• Logik des Sicherheitsbestands
• Überlegungen zur Mindestbestellmenge

Durch die individuelle Anpassung gewinnt dies noch mehr an Bedeutung.

Eine generische Standardkapsel kann für mehrere Produkte geeignet sein.

Eine Kapsel in einer Sonderfarbe oder mit Logoaufdruck ist viel enger an eine bestimmte Artikelnummer oder Markenidentität gebunden.

Sollte diese Artikelnummer aus dem Sortiment genommen, geändert oder neu gestaltet werden, könnte der verbleibende Kapselbestand einen Großteil seines praktischen Werts verlieren.

Aus diesem Grund gewinnt die Bestandsplanung an Bedeutung – und verliert nicht an Bedeutung –, wenn eine Kaffeemarke ihr Produktsortiment erweitert.

Maßgefertigte Kapseln bergen ein anderes Lagerrisiko

Es besteht ein wesentlicher Unterschied zwischen zu vielen Standardkapseln und zu vielen vollständig individuell angepassten Kapseln.

Standardware ist in der Regel flexibler.

Maßgefertigte Lagerbestände können Folgendes umfassen:

• Eine bestimmte Farbe
• Ein Logo
• SKU-Identifikation
• Spezielles Design für den Deckel
• Markenspezifische Verpackungen

Das bedeutet, dass überschüssige Sonderanfertigungen weniger Verwendungsmöglichkeiten bieten.

Das bedeutet jedoch nicht, dass eine individuelle Anpassung eine schlechte Entscheidung ist. Bei etablierten Produkten mit vorhersehbarer Nachfrage können maßgeschneiderte Kapseln durchaus sinnvoll sein.

Das bedeutet ganz einfach, dass die Einkaufsmengen der erwarteten Nachfrage entsprechen sollten.

Bei einem neuen oder noch unbekannten Produkt, Kauf von Kaffeekapseln mit geringer Mindestbestellmenge kann mitunter dazu beitragen, das anfängliche Lagerrisiko zu verringern, während das Unternehmen die tatsächliche Marktnachfrage ermittelt.

Je besser die SKU vorhersehbar wird, desto eher könnte sich die Wirtschaftlichkeit in die entgegengesetzte Richtung entwickeln. Größere Produktionsmengen können die Stückkosten senken und die Nachschubplanung vereinfachen.

Die richtige Bestandsstrategie kann sich daher im Laufe der Produktlebenszyklusphase ändern.

Lagerbestand und Fracht sollten gemeinsam geplant werden

Der internationale Güterverkehr bringt einen Kompromiss mit sich.

Häufigere Bestellungen können dazu beitragen, die Lagerbestände zu reduzieren.

Jede Sendung verursacht jedoch eigene Transport- und Bearbeitungskosten.

Die Bestellung größerer Mengen kann zwar die Frachteffizienz verbessern, führt aber auch dazu, dass auf einmal mehr Lagerbestand und Bargeld im Lager vorhanden sind.

Es gibt keine allgemeingültige Antwort, da die Versandkosten vom Bestimmungsort, den Kartonabmessungen, der Transportart, den Palettenanforderungen und den aktuellen Frachtbedingungen abhängen.

Bei leeren Kapseln spielt das Volumen eine besonders große Rolle, da das Produkt im Verhältnis zu dem Raum, den es einnimmt, sehr leicht ist.

Ein aussagekräftiger Kaufvergleich berücksichtigt daher mehrere Szenarien.

Zum Beispiel:

Kleinere Bestellungen + häufigere Lieferungen

gegenüber

größere Bestellung + seltenere Lieferungen

Vergleichen Sie anschließend die Gesamtkosten, die Lagerabdeckung und das Risiko von Lieferengpässen.

Bei Kervoo werden Standard-Aluminiumkapseln zu je 4.000 Stück pro Karton verpackt. Käufer können anhand der bestätigten Karton- und Frachtdaten verschiedene Bestellmengen simulieren, anstatt davon auszugehen, dass entweder “mehr Lieferungen” oder “größere Lieferungen” immer günstiger sind.

Eine stabile Versorgung beginnt, bevor der Lagerbestand knapp wird

Ein guter Bestandsplan sollte keine perfekten Prognosen erfordern.

Das sollte dem Unternehmen Zeit geben, zu reagieren, wenn sich Prognosen als falsch erweisen.

Das bedeutet, nützliche Informationen im Vorfeld weiterzugeben, bevor die Bestellung dringend wird.

Zum Beispiel:

“Wir rechnen im nächsten Quartal mit einer normalen Nachfrage.”

“Wir nehmen eine zweite Artikelnummer ins Sortiment auf.”

“Eine Verkaufsförderungsaktion könnte die Nachfrage im November verdoppeln.”

“Unser derzeitiger Lagerbestand dürfte für etwa zehn Wochen reichen.”

Solche Informationen helfen beiden Seiten bei der Vorbereitung.

Für Unternehmen, die Programme zur Sicherstellung einer stabilen Versorgung mit Kaffeekapseln, kann eine fortlaufende Betrachtung der Nachfrage nützlicher sein als eine einmalige Jahresprognose, die nie aktualisiert wird.

Der Käufer erhält einen besseren Überblick über das Bestandsrisiko.

Der Hersteller hat mehr Zeit, die Produktion zu planen.

Keine der beiden Seiten benötigt vollständige Informationen.

Sie benötigen frühzeitig genügend Informationen, um eine Entscheidung treffen zu können.

Aus unserer Erfahrung in der Fertigung

Eilaufträge beginnen oft schon viel früher als die E-Mail mit der Kennzeichnung “DRINGEND”.”

Das Problem entsteht, wenn eine sich schnell verkaufende Artikelnummer nicht vom Gesamtbestand getrennt wurde.

Oder wenn die Produktionsdurchlaufzeit anstelle der vollständigen Wiederauffüllzeit herangezogen wurde.

Oder wenn eine Werbeaktion die Nachfrage gesteigert hat, der Einkaufsplan jedoch nicht angepasst wurde.

Bis alle erkennen, dass es ein Problem gibt, sind die verfügbaren Optionen bereits begrenzter.

Nach mehr als 10 Jahren in der Herstellung von Kaffeekapseln aus Aluminium haben wir festgestellt, dass Käufer, bei denen der Nachschub reibungsloser verläuft, in der Regel nicht über wesentlich ausgefeiltere Systeme verfügen.

Sie kennen einfach ein paar Dinge recht gut:

wie schnell die einzelnen wichtigen Artikel verkauft werden,

wie viel nutzbarer Bestand ungefähr noch vorhanden ist,

wann die nächste Bestellung bereitstehen muss,

und welche Veränderungen bei der Nachfrage bevorstehen.

Diese vier Informationen lösen eine überraschend große Anzahl von Bestandsproblemen, noch bevor sie akut werden.

Eine praktische Methode zur Bestandsplanung

Für Käufer, die einen einfachen Einstieg suchen, lässt sich der Prozess überschaubar gestalten.

Berechnen Sie zunächst den Durchschnittsverbrauch separat für jede aussagekräftige SKU.

Ermitteln Sie anschließend die gesamte Wiederbeschaffungszeit vom Zeitpunkt der Bestellung bis zur tatsächlichen Verfügbarkeit der Kapseln.

Schätzen Sie, wie viel in diesem Zeitraum verbraucht wird.

Fügen Sie einen Sicherheitsbestand hinzu, der der Unsicherheit bei Angebot und Nachfrage Rechnung trägt.

Vergleichen Sie das Ergebnis anschließend mit dem derzeit verfügbaren Lagerbestand.

Einfach ausgedrückt:

Erforderlicher Zielbestand =
erwartete Nachfrage während der Nachschubphase

• Sicherheitsbestand

Nachbestellbedarf =
Zielbestand, Bedarf
− Der nutzbare Bestand wird voraussichtlich bestehen bleiben

Anschließend nehmen Sie folgende Anpassungen vor:

Mindestbestellmenge

Kartonmengen

Saisonalität

bestätigte Beförderungen

Frachtwirtschaft

sowie etwaige bekannte Produktionsbeschränkungen.

Die Berechnung muss die Zukunft nicht perfekt vorhersagen.

Seine Aufgabe ist es, die Annahmen sichtbar zu machen.

Sobald die Annahmen sichtbar sind, können Einkäufer diese hinterfragen – und den Plan aktualisieren, bevor der Lagerbestand auf null sinkt.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Monate Vorrat an Kaffeekapseln sollte ich vorrätig halten?

Es gibt keine allgemeingültige Zahl. Die angemessene Lagerabdeckung hängt vom Verbrauch, den Schwankungen der Nachfrage, der Nachschubzeit, dem Transportrisiko, den Eigenschaften der Artikel (SKUs) und den geschäftlichen Auswirkungen eines Lagerengpasses ab. Eine feste “Drei-Monats-Regel” mag für manche Einkäufer angemessen sein, für andere hingegen ineffizient.

Wie berechne ich den Nachbestellpunkt für Kaffeekapseln?

Ein einfaches Ausgangsmodell besteht aus der erwarteten Nachfrage während des gesamten Nachschubzeitraums zuzüglich des Sicherheitsbestands. Am wichtigsten ist dabei, eine realistische Nachschubzeit zugrunde zu legen, die sowohl die Produktion als auch die Logistik berücksichtigt und sich nicht nur auf die Vorlaufzeit im Werk beschränkt.

Wie viel Sicherheitsbestand sollte ich vorhalten?

Der Sicherheitsbestand sollte sowohl die Unsicherheit bei Nachfrage und Angebot als auch die wirtschaftlichen Folgen eines Lagerengpasses widerspiegeln. Es gibt keinen allgemein gültigen Prozentsatz.

Sollte der Lagerbestand an maßgeschneiderten Kaffeekapseln größer oder kleiner sein?

Das hängt von der Nachfragesicherheit und dem Nachschubrisiko ab. Maßgefertigte Kapseln lassen sich bei einer Änderung der Artikelnummer unter Umständen schwerer wiederverwenden, wodurch Überbestände kostspieliger werden. Gleichzeitig können lange Nachschubfristen bei stabilen Produkten mit hohen Absatzmengen einen größeren Puffer rechtfertigen.

Sollte ich den Bestand an Kaffeekapseln nach Gesamtmenge oder nach Artikelnummer verwalten?

Nach Artikelnummer, sofern die Produkte nicht austauschbar sind. Der Gesamtbestand kann Engpässe bei schnell umschlagenden Farben oder Produkten verschleiern, während weniger gefragte Artikelnummern weiterhin überbestückt sind.