“Mantenha um stock para três meses.”

Parece-me sensato. É também o tipo de conselho sobre gestão de stock que pode ser totalmente acertado para um negócio de café e totalmente errado para outro.

Um distribuidor que importa cápsulas por via marítima não enfrenta o mesmo risco de reabastecimento que um torrefador que adquire cápsulas padrão no mercado local. Um SKU em rápido crescimento não deve, necessariamente, ter a mesma cobertura de stock que um com uma procura mensal previsível. E uma cápsula com impressão personalizada torna-se muito mais difícil de reutilizar se o produto, o design ou a estratégia da marca mudarem.

É por isso que não existe um número “correto” de cápsulas de café que um comprador deva ter em stock.

Uma abordagem mais adequada consiste em partir do negócio e trabalhar de trás para a frente.

Com que rapidez é que as cápsulas são, de facto, consumidas? Quanto tempo demora realmente o reabastecimento — não só a produção, mas também o transporte e a receção? Quão variável é a procura de mês para mês? E o que aconteceria, do ponto de vista operacional, se um SKU se esgotasse?

Para os compradores que utilizam fornecimento grossista e a granel de cápsulas de café, o inventário é, em última análise, um equilíbrio entre dois custos:

ter em excesso,

e não ter o suficiente.

Comece pelo consumo, e não pelo número de cápsulas no armazém

Saber que tem 100 000 cápsulas em stock não é, por si só, particularmente útil.

O mesmo stock pode corresponder a dez meses de abastecimento para uma empresa e a dois meses para outra.

Uma medida inicial mais adequada é a cobertura do inventário.

De forma simplificada:

Cobertura de stock = stock utilizável ÷ consumo médio por período

Se uma empresa tiver 60 000 cápsulas utilizáveis e consumir aproximadamente 20 000 por mês, terá uma cobertura de stock de cerca de três meses.

A palavra “utilizável” é importante.

Não inclua no inventário o stock danificado. Não inclua as cápsulas reservadas para outro cliente ou programa de produção, caso estas não estejam efetivamente disponíveis. E tenha cuidado ao agrupar diferentes SKUs num único número de inventário.

50 000 cápsulas pretas não resolvem a escassez de cápsulas douradas se as duas pertencerem a produtos diferentes.

O histórico de consumo é, normalmente, o melhor ponto de partida para um SKU já consolidado. Em vez de se basear num único mês com resultados invulgarmente fortes ou fracos, analise vários períodos e procure compreender por que razão o consumo sofreu alterações.

No caso de um produto novo, a estimativa será menos precisa. Isso é normal.

Nessa situação, um intervalo é frequentemente mais útil do que uma previsão que pareça precisa.

O tempo de reabastecimento é superior ao prazo de entrega da fábrica

Este é um dos erros mais fáceis de cometer no planeamento de stock.

Um fornecedor indica que a produção demora um determinado número de dias, pelo que o comprador utiliza esse número como prazo de reabastecimento.

Mas o stock não fica disponível assim que a produção termina.

Dependendo da encomenda e da via de abastecimento, podem ainda existir:

• Inspeção final
• Embalagem
• Preparação para a exportação
• Reserva de transporte
• Transporte terrestre
• Serviços de assistência em portos ou aeroportos
• Trânsito internacional
• Desembaraço aduaneiro
• Entrega local
• Recepção e processamento em armazém

Algumas etapas podem sobrepor-se, e os prazos efetivos variam consideravelmente consoante os mercados e os métodos de envio.

O objetivo não é adicionar uma margem arbitrária a todas as encomendas.

O objetivo é medir o período completo desde o momento em que “precisamos de fazer uma nova encomenda” até ao momento em que “este stock está disponível para utilização”.”

No que diz respeito às aquisições no estrangeiro, envio internacional de cápsulas de café por isso, faz parte do cálculo do inventário.

Não depois disso.

O seu ponto de reabastecimento deve cobrir a procura enquanto se aguarda a próxima encomenda

Assim que se compreenderem o consumo e o tempo de reabastecimento, os compradores podem começar a pensar num ponto de reabastecimento.

Um modelo simplificado é o seguinte:

Ponto de reabastecimento = procura prevista durante o reabastecimento + stock de segurança

Suponha que um SKU consuma aproximadamente 25 000 cápsulas por mês e que se preveja que o ciclo completo de reabastecimento demore dois meses.

O consumo previsto para esse período seria de aproximadamente 50 000 cápsulas.

Se a empresa decidir que também necessita de uma reserva adicional para fazer face à incerteza em termos de procura ou oferta, essa reserva vem somar-se às 50 000.

Estes números são exemplos, não recomendações.

O que importa é o princípio.

Se esperar até que o stock chegue a zero para fazer a encomenda, já será demasiado tarde para a encomenda.

O ponto de reabastecimento serve para dar início ao processo de aquisição enquanto ainda houver stock suficiente para cobrir o período até à chegada da remessa de reposição.

O stock de segurança deve refletir o risco, e não um hábito

Muitas empresas adotam uma regra relativa ao stock de segurança.

“Guarda sempre um mês extra.”

“Mantenha o 20%.”

“Nunca desça abaixo das 50 000 unidades.”

Essas regras podem ter feito sentido quando foram criadas. Também podem ter deixado de se adequar às condições que as motivaram.

Uma análise mais útil sobre o stock de segurança tem em conta duas fontes de incerteza:

Variabilidade da procura.

E a variabilidade no reabastecimento.

Se as vendas mensais forem altamente previsíveis e a cadeia de abastecimento for estável, a empresa poderá necessitar de menos margem de segurança.

Se a procura puder aumentar repentinamente, a cápsula for personalizada e o reabastecimento envolver transporte internacional, as consequências de manter um stock insuficiente podem ser muito mais graves.

Em seguida, considere o impacto de uma falta de stock na empresa.

A produção iria parar?

Será que um pedido de um retalhista ficaria por tratar?

Será que outro SKU de cápsulas pode servir de substituto temporário?

A cápsula tem uma marca tão específica que o excesso de stock também seria dispendioso?

O stock de segurança é o ponto em que a tolerância ao risco comercial entra no cálculo do inventário.

Não existe um valor percentual único que responda a essas perguntas para todos os compradores.

A sazonalidade pode tornar um mês médio enganador

O consumo médio é útil até a empresa entrar num mês que não se enquadre na média.

Os produtos de café podem estar sujeitos a picos de procura sazonais, promoções no retalho, atividades relacionadas com épocas festivas, lançamentos de novos produtos ou ciclos de abastecimento dos distribuidores.

Se um comprador utilizar uma média simples de doze meses sem ter em conta o momento em que a procura ocorre, o nível de existências pode parecer satisfatório imediatamente antes de um pico previsível.

Por exemplo, o consumo anual pode situar-se, em média, em 30 000 cápsulas por mês.

Mas se vários meses se aproximarem dos 20 000, enquanto um período promocional atinge os 60 000, planear todos os meses com base na média de 30 000 acarreta um risco óbvio.

Mais uma vez, os números são apenas exemplos.

O objetivo é manter o padrão temporal da procura.

Antes de um período sazonal conhecido, pergunte:

O que aconteceu durante o período correspondente do ano passado?

A base de clientes cresceu desde então?

A promoção já está confirmada ou é apenas uma possibilidade?

O fornecedor precisa de ser avisado com antecedência em caso de volumes mais elevados?

Será que a capacidade de transporte se tornará mais limitada durante esse mesmo período?

As médias simplificam os dados.

O planeamento de stock ainda precisa de conhecer a história por trás da média.

Planifique o inventário por SKU, e não apenas pela contagem total de cápsulas

Um armazém pode conter uma grande quantidade de cápsulas e, mesmo assim, ter um grave problema de stock.

O SKU errado está em stock.

Suponhamos que uma marca tenha quatro cores de coleção cápsula:

• Expresso
• Lungo
• Descafeinado
• Origem Única

Se o Espresso representa metade das vendas, enquanto o Single Origin representa uma quota muito menor, não faz sentido manter um stock igual para os quatro produtos.

Cada SKU deve ter o seu próprio:

• Taxa de consumo
• Cobertura de stock
• Ponto de reabastecimento
• Lógica do stock de segurança
• Considerações relativas à quantidade mínima de encomenda (MOQ)

A personalização torna isto ainda mais importante.

Uma cápsula padrão genérica pode ser útil em vários produtos.

Uma cápsula com cor personalizada ou com o logótipo impresso está muito mais intimamente ligada a um SKU ou à identidade da marca.

Se esse SKU for descontinuado, alterado ou redesenhado, o stock restante de cápsulas poderá perder grande parte do seu valor prático.

É por isso que o planeamento de stock se torna mais importante — e não menos — quando uma marca de café aumenta a variedade de produtos.

As cápsulas personalizadas apresentam um risco de stock diferente

Existe uma diferença significativa entre ter demasiadas cápsulas padrão e ter demasiadas cápsulas totalmente personalizadas.

O stock padrão é, em geral, mais flexível.

O inventário personalizado pode incluir:

• Uma cor específica
• Um logótipo
• Identificação do SKU
• Ilustração exclusiva da tampa
• Embalagens específicas da marca

Isso significa que o excesso de stock personalizado tem menos utilizações alternativas.

Isto não significa que a personalização seja uma má decisão. No caso de produtos já consolidados com uma procura previsível, as cápsulas personalizadas podem ser a escolha ideal.

Significa simplesmente que as quantidades adquiridas devem corresponder às previsões de procura.

No caso de um produto novo ou cuja aceitação seja incerta, compra de cápsulas de café com quantidades mínimas de encomenda reduzidas pode, por vezes, reduzir a exposição inicial ao stock enquanto a empresa avalia a procura real do mercado.

À medida que o SKU se torna mais previsível, a situação económica pode evoluir no sentido oposto. As séries de produção de maior volume podem reduzir o custo unitário e simplificar a reposição de stocks.

A estratégia de gestão de stocks adequada pode, portanto, evoluir à medida que o produto amadurece.

O inventário e o transporte devem ser planeados em conjunto

O transporte internacional de mercadorias implica um compromisso.

Fazer encomendas com maior frequência pode reduzir os níveis de stock.

No entanto, cada remessa acarreta os seus próprios custos de transporte e manuseamento.

Encomendar quantidades maiores pode melhorar a eficiência do transporte, mas também implica a entrada de mais stock e dinheiro no armazém de uma só vez.

Não existe uma resposta universal, uma vez que os custos de envio dependem do destino, das dimensões das caixas, do meio de transporte, dos requisitos relativos às paletes e das condições atuais de frete.

No caso das cápsulas vazias, o volume é particularmente relevante, uma vez que o produto é leve em relação ao espaço que ocupa.

Uma comparação útil de compras deve, portanto, ter em conta vários cenários.

Por exemplo:

Encomendas mais pequenas + envios mais frequentes

versus

encomenda maior + transporte menos frequente

Em seguida, compare o custo total, a cobertura de stock e o risco de ruptura de stock.

Na Kervoo, as cápsulas de alumínio padrão são embaladas em caixas de 4 000 unidades. Os compradores podem utilizar as informações confirmadas sobre as caixas e o frete para planear encomendas de diferentes dimensões, em vez de partirem do princípio de que “mais remessas” ou “remessas maiores” serão sempre mais baratas.

O abastecimento estável começa antes de o stock se tornar urgente

Um bom plano de gestão de stock não deve depender de previsões perfeitas.

Isso deverá dar à empresa tempo para reagir quando as previsões estiverem erradas.

Isso significa partilhar informações úteis com antecedência, antes de a encomenda se tornar urgente.

Por exemplo:

“Prevemos que a procura se mantenha normal no próximo trimestre.”

“Vamos adicionar um segundo SKU.”

“Uma promoção no retalho poderá duplicar a procura em novembro.”

“O nosso stock atual deverá durar cerca de dez semanas.”

Informações como esta ajudam ambas as partes a prepararem-se.

Para as empresas que utilizam programas de abastecimento constante de cápsulas de café, uma visão contínua da procura pode ser mais útil do que uma única previsão anual que nunca é atualizada.

O comprador obtém uma melhor perceção do risco relacionado com as existências.

O fabricante dispõe de mais tempo para planear a produção.

Nenhuma das partes precisa de informação perfeita.

Precisam de informações suficientes com antecedência suficiente para tomarem uma decisão.

Com base na nossa experiência na área da produção

As encomendas urgentes começam, muitas vezes, muito antes do e-mail marcado como “URGENTE”.”

Tudo começou quando um SKU de grande procura não foi separado do inventário total.

Ou quando se utilizava o prazo de produção em vez do tempo total de reabastecimento.

Ou quando uma promoção fez com que a procura aumentasse, mas o plano de compras não foi atualizado.

Quando todos se apercebem de que há um problema, as opções disponíveis já são mais limitadas.

Após mais de 10 anos a fabricar cápsulas de café em alumínio, constatámos que os compradores cujo processo de reabastecimento decorre de forma mais harmoniosa não dispõem, normalmente, de sistemas significativamente mais sofisticados.

Eles simplesmente conhecem algumas coisas razoavelmente bem:

a rapidez com que cada SKU importante está a ser consumida,

aproximadamente quanto stock disponível resta,

quando é que a próxima encomenda tem de estar disponível,

e que alterações na procura se avizinham.

Essas quatro informações resolvem um número surpreendente de problemas de inventário antes que se tornem urgentes.

Um método prático de planeamento de stocks

Para os compradores que procuram um ponto de partida simples, o processo pode ser mantido a um nível razoável.

Em primeiro lugar, calcule o consumo médio separadamente para cada SKU relevante.

Em seguida, determine o período total de reabastecimento, desde a realização da encomenda até ao momento em que as cápsulas estejam efetivamente disponíveis para utilização.

Calcule quanto será consumido durante esse período.

Adicione um stock de segurança com base na incerteza da procura e da oferta.

Em seguida, compare o resultado com o stock disponível atual.

Em termos simplificados:

Necessidade de stock alvo =
procura prevista durante o reabastecimento

• stock de segurança

Requisito de reabastecimento =
necessidade de inventário-alvo
− prevê-se que o stock disponível se mantenha

Depois disso, ajuste o seguinte:

Quantidade mínima de encomenda (MOQ)

quantidades por caixa

sazonalidade

promoções confirmadas

economia do transporte de mercadorias

e quaisquer restrições de produção conhecidas.

O cálculo não precisa de prever o futuro com perfeição.

A sua função é tornar visíveis os pressupostos.

Assim que as premissas ficarem visíveis, os compradores podem questioná-las — e atualizar o plano antes de o stock chegar a zero.

Perguntas frequentes

Quantos meses de stock de cápsulas de café devo manter?

Não existe um número universal. A cobertura adequada do stock depende do consumo, da variabilidade da procura, do tempo de reabastecimento, do risco de transporte, das características das SKU e do impacto na atividade da empresa em caso de ruptura de stock. Uma “regra dos três meses” fixa pode ser adequada para alguns compradores e ineficaz para outros.

Como é que se calcula o ponto de reabastecimento para cápsulas de café?

Um modelo inicial simples consiste na procura prevista durante todo o período de reabastecimento, acrescida do stock de segurança. O mais importante é utilizar um prazo de reabastecimento realista, que inclua a produção e a logística, em vez de se limitar apenas ao prazo de produção da fábrica.

Que quantidade de stock de segurança devo manter?

O stock de segurança deve refletir a incerteza na procura e na oferta, bem como as consequências comerciais de ficar sem stock. Não existe uma percentagem universalmente correta.

O stock de cápsulas de café personalizadas deve ser maior ou menor?

Isso depende da certeza da procura e do risco de reabastecimento. As cápsulas personalizadas podem ser mais difíceis de reutilizar se um SKU sofrer alterações, tornando o excesso de stock mais dispendioso. Ao mesmo tempo, períodos de reabastecimento prolongados podem justificar uma reserva maior para produtos estáveis e de grande volume.

Devo gerir o stock de cápsulas de café por quantidade total ou por SKU?

Por SKU, sempre que os produtos não forem intercambiáveis. O inventário total pode ocultar a falta de stock em cores ou produtos de grande rotatividade, enquanto os SKUs de menor rotatividade continuam com excesso de stock.