“Üç aylık stok bulundurun.”

Mantıklı geliyor. Aynı zamanda, bir kahve işletmesi için tamamen doğru, başka bir işletme içinse tamamen yanlış olabilecek türden bir stok yönetimi tavsiyesidir.

Deniz yoluyla kapsül ithal eden bir distribütör, standart kapsülleri yerel olarak satın alan bir kahve kavurma firmasıyla aynı stok yenileme riskiyle karşı karşıya kalmaz. Hızla büyüyen bir SKU’nun, aylık talebi öngörülebilir olan bir SKU ile mutlaka aynı stok kapsama oranına sahip olması gerekmez. Ayrıca, ürün, tasarım veya marka stratejisi değiştiğinde, özel baskılı bir kapsülün yeniden kullanılması çok daha zor hale gelir.

İşte bu nedenle, bir alıcının stokta bulundurması gereken “doğru” kahve kapsülü sayısı diye bir şey yoktur.

Daha iyi bir yaklaşım, iş sürecinden yola çıkarak geriye doğru çalışmaktır.

Kapsüller gerçekte ne kadar hızlı tüketiliyor? Stok yenileme süreci – sadece üretim değil, nakliye ve teslim alma aşamaları da dahil olmak üzere – gerçekte ne kadar sürüyor? Talep aydan aya ne kadar dalgalanıyor? Ve bir SKU’nun stoğu biterse operasyonel açıdan ne olur?

Aşağıdakileri kullanan alıcılar için toptan ve büyük miktarda kahve kapsülü tedariki, stok, nihayetinde iki maliyet arasındaki bir dengedir:

fazla olması,

ve yeterli olmamasından.

Depodaki Kapsül Sayısından Değil, Tüketimden Başlayın

Stokta 100.000 kapsül olduğunu bilmek, tek başına pek bir işe yaramaz.

Aynı stok, bir işletme için on aylık, başka bir işletme için ise iki aylık arzı karşılayabilir.

Daha iyi bir başlangıç ölçütü, stok kapsama oranıdır.

Basitçe ifade etmek gerekirse:

Stok karşılama oranı = kullanılabilir stok ÷ dönem başına ortalama tüketim

Bir işletmenin 60.000 adet kullanılabilir kapsülü varsa ve ayda yaklaşık 20.000 adet tüketiyorsa, stokları yaklaşık üç ay yetecek kadar vardır.

“Kullanılabilir” kelimesi önemlidir.

Hasarlı stokları saymayın. Başka bir müşteriye veya üretim programına ayrılmış kapsülleri, fiilen mevcut değillerse saymayın. Ayrıca, farklı SKU’ları tek bir envanter numarası altında birleştirirken dikkatli olun.

50.000 adet siyah kapsül, bu iki ürün farklı ürünlere aitse, altın kapsül eksikliğini gidermez.

Mevcut bir SKU için tarihsel kullanım verileri genellikle en iyi başlangıç noktasıdır. Olağandışı derecede güçlü veya zayıf geçen tek bir ayı ele almak yerine, birkaç dönemi inceleyin ve tüketimdeki değişimin nedenlerini anlayın.

Yeni bir ürün söz konusu olduğunda, tahmin o kadar kesin olmayacaktır. Bu normaldir.

Böyle bir durumda, kesin gibi görünen bir tahmin yerine bir aralık genellikle daha yararlı olur.

Stoklama Süresi, Fabrika Teslim Süresinden Daha Uzundur

Bu, stok planlamasında en kolay yapılan hatalardan biridir.

Bir tedarikçi, üretimin belirli sayıda gün sürdüğünü belirtir; bu nedenle alıcı, bu sayıyı stok yenileme süresi olarak kullanır.

Ancak üretim bittiğinde stoklar henüz kullanıma hazır hale gelmez.

Siparişe ve tedarik yoluna bağlı olarak, aşağıdakiler hâlâ mevcut olabilir:

• Son kontrol
• Paketleme
• İhracat hazırlıkları
• Yük rezervasyonu
• İç nakliye
• Liman veya havaalanı elleçleme hizmetleri
• Uluslararası transit
• Gümrük işlemleri
• Yerel teslimat
• Mal kabul ve depo işlemleri

Bazı aşamalar birbiriyle çakışabilir ve gerçek süreler, pazarlar ve gönderim yöntemleri arasında önemli ölçüde farklılık gösterebilir.

Buradaki amaç, her siparişe keyfi bir tampon eklemek değildir.

Bu, “yeniden sipariş vermemiz gerekiyor” anından “bu stok kullanıma hazır” anına kadar geçen sürenin tamamını ölçmektir.”

Yurtdışı tedarik için, uluslararası kahve kapsülü gönderimi bu nedenle stok hesaplamasına dahil edilmelidir.

Ondan sonra değil.

Yeniden Sipariş Noktanız, Bir Sonraki Sipariş Gelene Kadar Talebi Karşılamalıdır

Tüketim ve stok yenileme süresi belirlendikten sonra, alıcılar yeniden sipariş noktasını belirlemeye başlayabilirler.

Basitleştirilmiş bir model şöyledir:

Yeniden sipariş noktası = stok yenileme süresindeki beklenen talep + güvenlik stoğu

Bir SKU’nun ayda yaklaşık 25.000 kapsül tükettiğini ve tam ikmal döngüsünün iki ay sürmesinin beklendiğini varsayalım.

Bu dönemde beklenen tüketim miktarı yaklaşık 50.000 kapsül olacaktır.

Şirket, talep veya arz belirsizliği nedeniyle ek bir tampon gerekeceğine karar verirse, bu tampon 50.000 rakamının üzerine eklenir.

Bu rakamlar örnek niteliğindedir, tavsiye niteliğinde değildir.

Önemli olan ilkedir.

Sipariş vermeden önce stok seviyesinin sıfıra düşmesini beklerseniz, satın alma siparişi çoktan geç kalmış olur.

Yeniden sipariş noktası, yenileme sevkiyatı gelene kadar geçen süreyi karşılayacak kadar stok varken satın alma işlemini tetiklemek amacıyla belirlenir.

Güvenlik Stoku, Alışkanlığı Değil, Riski Yansıtmalıdır

Birçok şirket, bir güvenlik stoğu kuralını devralır.

“Her zaman bir aylık yedek tutun.”

“20%”yi saklayın.”

“Asla 50.000 adedin altına düşmeyin.”

Bu kurallar, oluşturuldukları dönemde mantıklı gelmiş olabilir. Ancak, ortaya çıkmalarına neden olan koşullar artık geçerliliğini yitirmiş olabilir.

Güvenlik stoğu konusunu daha verimli bir şekilde ele almak için iki belirsizlik kaynağına odaklanmak gerekir:

Talep değişkenliği.

Ve stok yenileme sıklığındaki değişkenlik.

Aylık satışlar oldukça öngörülebilirse ve tedarik zinciri istikrarlıysa, işletmenin daha az tampon stokuna ihtiyacı olabilir.

Talep aniden artabiliyorsa, kapsül özel olarak üretiliyorsa ve stok yenileme işlemi uluslararası nakliye gerektiriyorsa, stok seviyesinin çok düşük tutulmasının sonuçları çok daha ciddi olabilir.

Ardından, stok tükenmesinin işletme üzerindeki etkisini göz önünde bulundurun.

Üretim durur mu?

Bir perakendecinin siparişi gözden kaçabilir mi?

Başka bir kapsül SKU’su geçici olarak onun yerine kullanılabilir mi?

Kapsülün markası o kadar belirgin mi ki, fazla stok tutmak da maliyetli olur mu?

Güvenlik stoğu, ticari risk toleransının stok hesaplamasına dahil edildiği noktadır.

Her alıcı için bu sorulara yanıt veren tek bir yüzde oranı yoktur.

Mevsimsellik, Ortalama Bir Ayın Yanıltıcı Olmasına Neden Olabilir

Ortalama tüketim, işletme ortalamadan sapan bir aya girene kadar faydalıdır.

Kahve ürünleri, mevsimsel talep, perakende promosyonları, bayram dönemleri, yeni ürün lansmanları veya distribütörlerin stoklama döngülerinden etkilenebilir.

Bir alıcı, talebin ne zaman ortaya çıktığına bakmadan basit bir on iki aylık ortalamayı kullanırsa, stok seviyesi öngörülebilir bir zirvenin hemen öncesinde sağlıklı görünebilir.

Örneğin, yıllık tüketim aylık ortalama 30.000 kapsül olabilir.

Ancak, birkaç ayın satış rakamları 20.000 civarında seyrederken bir promosyon döneminin satışları 60.000’e ulaşırsa, her ayı 30.000 ortalaması üzerinden planlamak bariz bir risk oluşturur.

Yine, bu rakamlar yalnızca örnek niteliğindedir.

Buradaki amaç, talepteki zamansel eğilimi korumaktır.

Bilinen bir mevsimsel dönem başlamadan önce şunu sorun:

Geçen yılın aynı döneminde neler olmuştu?

O zamandan beri müşteri kitlesi büyüdü mü?

Terfi kesinleşti mi, yoksa sadece bir olasılık mı?

Tedarikçiye, daha yüksek hacimli siparişler için önceden bildirimde bulunulması gerekiyor mu?

Aynı dönemde nakliye kapasitesi daha zor hale gelecek mi?

Ortalamalar verileri basitleştirir.

Envanter planlamasında hâlâ ortalamanın ardındaki hikâyeye ihtiyaç vardır.

Envanteri sadece toplam kapsül sayısına göre değil, SKU’ya göre planlayın

Bir depoda bol miktarda kapsül bulunsa bile ciddi bir stok sorunu yaşanabilir.

Stokta yanlış SKU bulunmaktadır.

Bir markanın dört kapsül rengi sunduğunu varsayalım:

• Espresso
• Lungo
• Kafeinsiz
• Tek Menşeli

Espresso satışların yarısını oluştururken Single Origin’in payı çok daha düşükse, dört ürünün tümü için eşit stok tutmak pek mantıklı olmayacaktır.

Her bir SKU’nun kendine ait şunlara sahip olması gerekir:

• Tüketim oranı
• Stok kapsama oranı
• Yeniden sipariş noktası
• Güvenlik stoğu mantığı
• Minimum sipariş miktarı (MOQ) hususu

Kişiselleştirme, bu konuyu daha da önemli hale getiriyor.

Genel amaçlı standart bir kapsül, çeşitli ürünlerde kullanılabilir.

Özel renkte veya logo baskılı bir kapsül, tek bir SKU’ya ya da marka kimliğine çok daha sıkı bir şekilde bağlanır.

Eğer söz konusu SKU’nun üretimi durdurulursa, değiştirilirse veya yeniden tasarlanırsa, eldeki kapsül stoğunun pratik değeri büyük ölçüde kaybolabilir.

İşte bu nedenle, bir kahve markası ürün yelpazesini genişlettiğinde stok planlaması daha da önem kazanır; önemi azalmaz.

Özel Üretim Kapsüller Farklı Bir Stok Riski Taşır

Çok fazla standart kapsüle sahip olmakla, çok fazla tamamen kişiye özel kapsüle sahip olmak arasında önemli bir fark vardır.

Standart stok genellikle daha esnektir.

Özel envanterde şunlar bulunabilir:

• Belirli bir renk
• Bir logo
• SKU tanımlama
• Özel kapak tasarımı
• Markaya özgü ambalajlar

Bu, fazla özel üretim stokunun daha az alternatif kullanım alanı olduğu anlamına gelir.

Bu, özelleştirmeyi kötü bir karar haline getirmez. Talebin öngörülebilir olduğu yerleşik ürünler için, özel kapsüller tamamen uygun olabilir.

Bu, satın alınan miktarların talep beklentileriyle uyumlu olması gerektiği anlamına gelir.

Yeni veya belirsiz bir ürün için, Düşük minimum sipariş miktarı (MOQ) ile kahve kapsülü alımı işletme gerçek piyasa talebini öğrenirken, bu durum bazen erken aşamadaki stok riskini azaltabilir.

SKU daha öngörülebilir hale geldikçe, ekonomik durum ters yönde gelişebilir. Daha büyük üretim partileri, birim maliyeti düşürebilir ve stok yenileme sürecini kolaylaştırabilir.

Bu nedenle, doğru stok stratejisi ürünün olgunlaşma sürecine paralel olarak değişebilir.

Envanter ve Nakliye Birlikte Planlanmalıdır

Uluslararası nakliye, bir tür ödün vermeyi gerektirir.

Daha sık sipariş vermek stok seviyelerini düşürebilir.

Ancak her sevkiyatın kendine özgü nakliye ve elleçleme maliyetleri vardır.

Daha büyük miktarlarda sipariş vermek nakliye verimliliğini artırabilir, ancak aynı zamanda depoya bir anda daha fazla stok ve nakit girmesine neden olur.

Bu sorunun tek bir cevabı yoktur; çünkü nakliye maliyetleri, varış noktasına, kolinin boyutlarına, nakliye türüne, palet gereksinimlerine ve güncel navlun koşullarına bağlıdır.

Boş kapsüller söz konusu olduğunda hacim özellikle önemlidir; çünkü ürün, kapladığı alana kıyasla oldukça hafiftir.

Bu nedenle, faydalı bir satın alma karşılaştırması çeşitli senaryoları ele alır.

Örneğin:

Daha küçük sipariş + daha sık nakliye

karşı

daha büyük sipariş + daha seyrek nakliye

Ardından toplam maliyeti, stok kapsama oranını ve stok tükenme riskini karşılaştırın.

Kervoo’de standart alüminyum kapsüller, karton başına 4.000 adet olarak paketlenmektedir. Alıcılar, “daha fazla sevkiyat” ya da “daha büyük sevkiyatlar”ın her zaman daha ucuz olacağını varsaymak yerine, teyit edilmiş karton ve nakliye bilgilerini kullanarak farklı sipariş boyutları için hesaplamalar yapabilirler.

Envanter sorunu acil hale gelmeden önce istikrarlı tedarik başlar

İyi bir stok planı, kusursuz tahminlere dayanmak zorunda olmamalıdır.

Tahminler yanlış çıktığında, işletmeye tepki verebilmesi için zaman tanımalıdır.

Bu, satın alma siparişinin acil hale gelmesinden önce faydalı ön bilgileri paylaşmak anlamına gelir.

Örneğin:

“Önümüzdeki çeyrekte talebin normal seviyede olmasını bekliyoruz.”

“İkinci bir SKU ekliyoruz.”

“Kasım ayında yapılacak bir perakende promosyonu, talebi iki katına çıkarabilir.”

“Mevcut stokumuz yaklaşık on hafta yetecektir.”

Bu tür bilgiler her iki tarafın da hazırlık yapmasına yardımcı olur.

Aşağıdakileri kullanan işletmeler için istikrarlı kahve kapsülü tedarik programları, talebe ilişkin sürekli güncellenen bir görünüm, hiçbir zaman güncellenmeyen tek bir yıllık tahminden daha yararlı olabilir.

Alıcı, stok riskine ilişkin daha fazla bilgi sahibi olur.

Üretici, üretimi planlamak için daha fazla zamana sahip olur.

Her iki tarafın da eksiksiz bilgiye ihtiyacı yoktur.

Karar verebilmek için yeterince erken bir aşamada yeterli bilgiye ihtiyaçları var.

Üretim Deneyimlerimizden

Acil siparişler genellikle “ACİL” ibaresi bulunan e-postadan çok daha önce başlar.”

Bu sorunlar, hızlı satan bir SKU’nun toplam stoktan ayrılmaması durumunda ortaya çıkar.

Ya da tam stok yenileme süresi yerine üretim hazırlık süresi kullanıldığında.

Ya da bir promosyonun talebi artırmasına rağmen satın alma planının güncellenmemesi durumunda.

Herkes bir sorun olduğunu fark ettiğinde, mevcut seçenekler çoktan azalmış olur.

10 yılı aşkın bir süredir alüminyum kahve kapsülleri ürettikten sonra, stok yenileme süreçleri daha sorunsuz işleyen alıcıların genellikle çok daha gelişmiş sistemlere sahip olmadıklarını gördük.

Sadece birkaç şeyi oldukça iyi biliyorlar:

her bir önemli SKU’nun ne kadar hızlı tükendiği,

kabaca ne kadar kullanılabilir stok kaldığı,

bir sonraki siparişin ne zaman hazır olması gerektiğinde,

ve hangi talep değişikliklerinin yaşanacağı.

Bu dört bilgi, stokla ilgili pek çok sorunun acil hale gelmeden çözülmesini sağlıyor.

Pratik Bir Stok Planlama Yöntemi

Basit bir başlangıç noktası arayan alıcılar için, bu süreç yönetilebilir bir düzeyde tutulabilir.

Öncelikle, her bir önemli SKU için ortalama tüketimi ayrı ayrı hesaplayın.

Ardından, siparişin verilmesinden kapsüllerin fiilen kullanıma hazır hale gelmesine kadar geçen tam ikmal süresini belirleyin.

O dönemde ne kadar tüketileceğini tahmin edin.

Talep ve arz belirsizliğini göz önünde bulundurarak güvenlik stoğu ekleyin.

Ardından, elde edilen sonucu mevcut kullanılabilir stokla karşılaştırın.

Basitçe ifade etmek gerekirse:

Hedef stok ihtiyacı =
stok yenileme sırasında beklenen talep

• güvenlik stoğu

Yeniden sipariş şartı =
hedef stok ihtiyacı
− kullanılabilir stokun aynı seviyede kalması bekleniyor

Ardından, aşağıdakileri ayarlayın:

Minimum Sipariş Miktarı

karton başına miktar

mevsimsel değişkenlik

onaylanmış terfiler

nakliye ekonomisi

ve bilinen tüm üretim kısıtlamaları.

Bu hesaplamanın geleceği kusursuz bir şekilde tahmin etmesi gerekmez.

Görevi, varsayımları görünür kılmaktır.

Varsayımlar ortaya çıktığında, alıcılar bunları sorgulayabilir ve depo stoğu sıfıra ulaşmadan önce planı güncelleyebilir.

Sık Sorulan Sorular

Kaç aylık kahve kapsülü stoğu bulundurmalıyım?

Evrensel bir rakam yoktur. Uygun stok seviyesi, tüketim, talep dalgalanmaları, stok yenileme süresi, nakliye riski, SKU özellikleri ve stok tükenmesinin işletme üzerindeki etkisine bağlıdır. Sabit bir “üç aylık kural”, bazı alıcılar için uygun olabilirken, diğerleri için verimsiz olabilir.

Kahve kapsülleri için yeniden sipariş noktasını nasıl hesaplarım?

Basit bir başlangıç modeli, tam ikmal dönemi boyunca beklenen talep ile güvenlik stoğunun toplamından oluşur. En önemli nokta, yalnızca fabrika teslim süresini değil, üretim ve lojistiği de içeren gerçekçi bir ikmal süresinin kullanılmasıdır.

Ne kadar güvenlik stoğu bulundurmalıyım?

Güvenlik stoğu, talep ve arzdaki belirsizliği ve stokların tükenmesinin ticari sonuçlarını yansıtmalıdır. Bu konuda evrensel olarak geçerli bir yüzde oranı yoktur.

Özel kahve kapsüllerinin stok miktarı daha fazla mı, yoksa daha az mı olmalı?

Bu, talep kesinliğine ve stok yenileme riskine bağlıdır. Bir SKU değiştiğinde özel kapsüllerin yeniden kullanımı daha zor olabilir; bu da fazla stokun maliyetini artırır. Öte yandan, uzun stok yenileme süreleri, istikrarlı ve yüksek hacimli ürünler için daha büyük bir tampon stokun oluşturulmasını haklı kılabilir.

Kahve kapsülü stokunu toplam miktara göre mi yoksa SKU’ya göre mi yönetmeliyim?

Ürünlerin birbirinin yerine kullanılamadığı durumlarda SKU bazında. Toplam stok miktarı, hızlı satılan renklerdeki veya ürünlerdeki eksiklikleri gizleyebilirken, daha az satan SKU’larda stok fazlası kalabilir.