“Mantén existencias para tres meses”.”

Parece sensato. Además, es el tipo de consejo sobre la gestión de existencias que puede ser totalmente acertado para una cafetería y totalmente erróneo para otra.

Un distribuidor que importa cápsulas por vía marítima no se enfrenta al mismo riesgo de reposición que un tostador que compra cápsulas estándar en el mercado local. Una referencia (SKU) en rápido crecimiento no tiene por qué tener la misma cobertura de stock que otra con una demanda mensual predecible. Además, una cápsula con impresión personalizada resulta mucho más difícil de reutilizar si cambia el producto, el diseño gráfico o la estrategia de marca.

Por eso no hay una cantidad “correcta” de cápsulas de café que un comprador deba tener en stock.

Un enfoque más adecuado consiste en partir del negocio y trabajar hacia atrás.

¿A qué ritmo se consumen realmente las cápsulas? ¿Cuánto tiempo lleva realmente reponerlas —no solo la producción, sino también el transporte y la recepción—? ¿En qué medida varía la demanda de un mes a otro? ¿Y qué pasaría a nivel operativo si se agotara una referencia?

Para los compradores que utilicen suministro al por mayor y a granel de cápsulas de café, el stock es, en última instancia, un equilibrio entre dos costes:

tener demasiado,

y no tener lo suficiente.

Empieza por el consumo, no por el número de cápsulas que hay en el almacén

Saber que tienes 100 000 cápsulas en stock no es especialmente útil por sí solo.

El mismo stock puede suponer diez meses de suministro para una empresa y dos meses para otra.

Una medida inicial más adecuada es la cobertura de existencias.

En pocas palabras:

Cobertura de existencias = existencias utilizables ÷ consumo medio por período

Si una empresa dispone de 60 000 cápsulas utilizables y consume aproximadamente 20 000 al mes, cuenta con una cobertura de existencias de unos tres meses.

La palabra “usable” es importante.

No incluyas en el recuento las existencias dañadas. No incluyas en el recuento las cápsulas reservadas para otro cliente o programa de producción si no están realmente disponibles. Y ten cuidado al agrupar diferentes SKU en un solo número de inventario.

50 000 cápsulas negras no resuelven la escasez de cápsulas doradas si ambas pertenecen a productos diferentes.

El historial de consumo suele ser el mejor punto de partida para una referencia consolidada. En lugar de fijarse en un mes concreto en el que las ventas hayan sido inusualmente altas o bajas, analiza varios periodos y trata de comprender por qué ha variado el consumo.

En el caso de un producto nuevo, la estimación será menos precisa. Eso es normal.

En esa situación, un rango suele resultar más útil que una previsión que parezca precisa.

El plazo de reposición es más largo que el plazo de entrega de fábrica

Este es uno de los errores más comunes que se cometen en la planificación de existencias.

Un proveedor indica que la producción lleva un número determinado de días, por lo que el comprador utiliza esa cifra como plazo de reposición.

Pero las existencias no están listas para su uso cuando finaliza la producción.

Dependiendo del pedido y de la vía de abastecimiento, es posible que aún haya:

• Inspección final
• Embalaje
• Preparación para la exportación
• Reserva de transporte
• Transporte terrestre
• Servicios de asistencia en puertos y aeropuertos
• Tránsito internacional
• Despacho de aduanas
• Entrega local
• Recepción y gestión de almacén

Algunas fases pueden solaparse, y los plazos reales varían considerablemente según los mercados y los métodos de envío.

La cuestión no es añadir un margen arbitrario a cada pedido.

Se trata de medir el periodo completo desde que “tenemos que volver a hacer un pedido” hasta que “este stock está disponible para su uso”.”

En el caso de las compras en el extranjero, Envío internacional de cápsulas de café Por lo tanto, forma parte del cálculo del inventario.

No después de eso.

Tu punto de reposición debería cubrir la demanda mientras llega el siguiente pedido

Una vez que se conocen el consumo y el tiempo de reposición, los compradores pueden empezar a plantearse un punto de reposición.

Un modelo simplificado es el siguiente:

Punto de reabastecimiento = demanda prevista durante el reabastecimiento + stock de seguridad

Supongamos que una referencia consume aproximadamente 25 000 cápsulas al mes y que se prevé que el ciclo completo de reposición dure dos meses.

El consumo previsto durante ese periodo sería de aproximadamente 50 000 cápsulas.

Si la empresa decide que también necesita un margen adicional para hacer frente a la incertidumbre en la demanda o la oferta, ese margen se suma a las 50 000.

Estas cifras son ejemplos, no recomendaciones.

Lo que importa es el principio.

Si esperas a que el stock se agote por completo antes de hacer el pedido, ya será demasiado tarde para realizarlo.

El punto de reposición sirve para activar la compra mientras aún se disponga de existencias suficientes para cubrir el periodo hasta que llegue el envío de reposición.

El stock de seguridad debe reflejar el riesgo, no un hábito

Muchas empresas adoptan una norma sobre el stock de seguridad.

“Reserva siempre un mes extra”.”

“Conserva el 20%”.”

“No bajes nunca de las 50 000 unidades”.”

Es posible que esas normas tuvieran sentido cuando se crearon. También es posible que hayan dejado de tener razón de ser.

Un análisis más útil sobre el stock de seguridad tiene en cuenta dos fuentes de incertidumbre:

Variabilidad de la demanda.

Y la variabilidad en el reabastecimiento.

Si las ventas mensuales son muy predecibles y la cadena de suministro es estable, es posible que la empresa necesite menos margen de seguridad.

Si la demanda puede aumentar de forma repentina, la cápsula está fabricada a medida y la reposición implica transporte internacional, las consecuencias de disponer de un stock demasiado reducido pueden ser mucho mayores.

A continuación, ten en cuenta las consecuencias que tendría para el negocio un desabastecimiento.

¿Se detendría la producción?

¿Se pasaría por alto un pedido de un minorista?

¿Se puede sustituir temporalmente por otra referencia de cápsulas?

¿La cápsula tiene una marca tan específica que el exceso de existencias también resultaría costoso?

El stock de seguridad es el elemento en el que la tolerancia al riesgo comercial entra a formar parte del cálculo de las existencias.

No hay un porcentaje único que responda a esas preguntas para todos los compradores.

La estacionalidad puede hacer que un mes «normal» resulte engañoso

El consumo medio resulta útil hasta que la empresa se enfrenta a un mes que se sale de la media.

Los productos relacionados con el café pueden verse afectados por la demanda estacional, las promociones en el comercio minorista, las actividades festivas, los lanzamientos de nuevos productos o los ciclos de abastecimiento de los distribuidores.

Si un comprador utiliza una simple media de doce meses sin tener en cuenta cuándo se produce la demanda, el nivel de existencias puede parecer adecuado justo antes de un pico previsible.

Por ejemplo, el consumo anual puede ascender a una media de 30.000 cápsulas al mes.

Pero si varios meses se sitúan más cerca de los 20 000, mientras que un periodo promocional alcanza los 60 000, planificar cada mes en torno a la media de 30 000 conlleva un riesgo evidente.

Una vez más, las cifras son solo ejemplos.

La clave está en mantener el patrón temporal de la demanda.

Antes de que comience un periodo estacional conocido, pregúntate:

¿Qué ocurrió durante el mismo periodo del año pasado?

¿Ha crecido la cartera de clientes desde entonces?

¿El ascenso está confirmado o solo es una posibilidad?

¿Es necesario avisar con antelación al proveedor en caso de aumentar el volumen?

¿Se reducirá la capacidad de transporte durante ese mismo periodo?

Las medias simplifican los datos.

La planificación de existencias sigue necesitando conocer la historia que hay detrás de la media.

Planifica el inventario por SKU, no solo por el número total de cápsulas

Un almacén puede contener muchas cápsulas y, aun así, tener un grave problema de existencias.

Hay un SKU incorrecto en stock.

Supongamos que una marca ofrece cuatro colores en su colección cápsula:

• Espresso
• Lungo
• Descafeinado
• Origen único

Si el espresso representa la mitad de las ventas, mientras que el café de origen único supone una cuota mucho menor, no tiene mucho sentido mantener el mismo nivel de existencias para los cuatro productos.

Cada SKU debe tener su propio:

• Tasa de consumo
• Cobertura de existencias
• Punto de reposición
• Lógica del stock de seguridad
• Consideraciones sobre la cantidad mínima de pedido (MOQ)

La personalización hace que esto sea aún más importante.

Una cápsula estándar genérica puede resultar útil para varios productos.

Una cápsula con un color personalizado o con un logotipo impreso está mucho más vinculada a una referencia concreta o a la identidad de una marca.

Si esa referencia se deja de fabricar, se modifica o se rediseña, las existencias restantes de cápsulas podrían perder gran parte de su valor práctico.

Por eso la planificación de existencias cobra mayor importancia —y no menor— cuando una marca de café amplía su gama de productos.

Las cápsulas personalizadas conllevan un riesgo de inventario diferente

Hay una diferencia significativa entre tener demasiadas cápsulas estándar y tener demasiadas cápsulas totalmente personalizadas.

El stock estándar suele ser más flexible.

El inventario personalizado puede incluir:

• Un color concreto
• Un logotipo
• Identificación del SKU
• Diseño exclusivo de la tapa
• Envases específicos de cada marca

Eso significa que el exceso de stock a medida tiene menos usos alternativos.

Esto no significa que la personalización sea una mala decisión. En el caso de productos consolidados con una demanda predecible, las cápsulas personalizadas pueden resultar totalmente adecuadas.

Simplemente significa que las cantidades de compra deben ajustarse a las previsiones de demanda.

En el caso de un producto nuevo o del que no se tiene certeza, Compra de cápsulas de café con un pedido mínimo reducido en ocasiones puede reducir la exposición inicial al stock mientras la empresa va conociendo la demanda real del mercado.

A medida que la SKU se vuelve más predecible, la rentabilidad puede evolucionar en sentido contrario. Las series de producción más grandes pueden reducir el coste unitario y simplificar la reposición.

Por lo tanto, la estrategia de inventario adecuada puede variar a medida que el producto madura.

El inventario y el transporte deben planificarse conjuntamente

El transporte internacional de mercancías conlleva una disyuntiva.

Realizar pedidos con mayor frecuencia puede reducir los niveles de existencias.

Pero cada envío conlleva sus propios gastos de transporte y manipulación.

Realizar pedidos de mayores cantidades puede mejorar la eficiencia en el transporte, pero también supone que haya más existencias y efectivo en el almacén de una sola vez.

No hay una respuesta universal, ya que los costes de envío dependen del destino, las dimensiones de las cajas, el modo de transporte, los requisitos de paletización y las condiciones actuales del transporte de mercancías.

En el caso de las cápsulas vacías, el volumen es especialmente relevante, ya que el producto es ligero en comparación con el espacio que ocupa.

Por lo tanto, una comparación útil a la hora de comprar tiene en cuenta varios escenarios.

Por ejemplo:

Pedidos más pequeños + envíos más frecuentes

frente a

pedidos más grandes + envíos menos frecuentes

A continuación, compara el coste total, la cobertura de existencias y el riesgo de desabastecimiento.

En Kervoo, las cápsulas de aluminio estándar se envasan en cajas de 4.000 unidades. Los compradores pueden utilizar la información confirmada sobre las cajas y el transporte para planificar pedidos de diferentes volúmenes, en lugar de dar por sentado que “más envíos” o “envíos más grandes” siempre resultarán más económicos.

El suministro estable comienza antes de que el stock se convierta en una necesidad urgente

Un buen plan de gestión de existencias no debería requerir previsiones perfectas.

Esto debería dar tiempo a la empresa para reaccionar cuando las previsiones sean erróneas.

Eso significa compartir información útil con antelación, antes de que el pedido se convierta en urgente.

Por ejemplo:

“Prevemos que la demanda se mantenga en niveles normales el próximo trimestre”.”

“Vamos a añadir una segunda referencia”.”

“Una promoción comercial podría duplicar la demanda en noviembre”.”

“Nuestras existencias actuales deberían durarnos unas diez semanas”.”

Este tipo de información ayuda a ambas partes a prepararse.

Para las empresas que utilizan programas de suministro constante de cápsulas de café, una visión evolutiva de la demanda puede resultar más útil que una única previsión anual que nunca se actualiza.

El comprador obtiene una mayor visibilidad del riesgo de existencias.

El fabricante dispone de más tiempo para planificar la producción.

Ninguna de las partes necesita disponer de información perfecta.

Necesitan disponer de suficiente información con la antelación necesaria para tomar una decisión.

A partir de nuestra experiencia en la fabricación

Los pedidos urgentes suelen iniciarse mucho antes de que se reciba el correo electrónico con la indicación “URGENTE”.”

Todo empezó cuando no se separó una referencia que se vendía muy rápido del inventario total.

O cuando se utilizaba el plazo de fabricación en lugar del plazo de reposición completo.

O cuando una promoción hizo que aumentara la demanda, pero no se actualizó el plan de compras.

Para cuando todo el mundo se da cuenta de que hay un problema, las opciones disponibles ya son más limitadas.

Tras más de 10 años fabricando cápsulas de café de aluminio, hemos constatado que los compradores cuyo proceso de reposición es más fluido no suelen contar con sistemas mucho más sofisticados.

Simplemente conocen algunas cosas bastante bien:

a qué ritmo se está vendiendo cada SKU importante,

¿cuánto stock utilizable queda, aproximadamente?,

cuándo debe estar disponible el próximo pedido,

y qué cambios se avecinan en la demanda.

Esos cuatro datos resuelven un número sorprendente de problemas de inventario antes de que se conviertan en urgentes.

Un método práctico de planificación de existencias

Para los compradores que buscan un punto de partida sencillo, el proceso puede mantenerse dentro de unos límites razonables.

En primer lugar, calcula el consumo medio por separado para cada SKU relevante.

A continuación, calcula el plazo total de reposición, desde que se realiza el pedido hasta que las cápsulas están realmente disponibles para su uso.

Calcula cuánto se consumirá durante ese periodo.

Añade existencias de seguridad en función de la incertidumbre en la demanda y la oferta.

A continuación, compara el resultado con el stock disponible actual.

En términos sencillos:

Necesidad de existencias objetivo =
demanda prevista durante la reposición

• stock de seguridad

Requisito de reposición =
necesidad de existencias objetivo
− Se prevé que el stock disponible se mantenga

A continuación, realiza los ajustes necesarios para:

Cantidad mínima de pedido

cantidades por caja

estacionalidad

ascensos confirmados

economía del transporte de mercancías

y cualquier limitación conocida en la producción.

El cálculo no tiene por qué predecir el futuro a la perfección.

Su función es hacer visibles las hipótesis.

Una vez que las hipótesis quedan a la vista, los compradores pueden cuestionarlas y actualizar el plan antes de que las existencias del almacén se agoten.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos meses de existencias de cápsulas de café debería tener?

No existe una cifra universal. La cobertura adecuada de las existencias depende del consumo, la variabilidad de la demanda, el plazo de reposición, el riesgo de transporte, las características de las referencias (SKU) y el impacto que tendría en el negocio un desabastecimiento. Una “regla de los tres meses” fija puede ser adecuada para algunos compradores e ineficaz para otros.

¿Cómo se calcula el punto de reposición de las cápsulas de café?

Un modelo inicial sencillo consiste en la demanda prevista durante todo el periodo de reabastecimiento más el stock de seguridad. Lo más importante es utilizar un plazo de reabastecimiento realista que incluya la producción y la logística, y no solo el plazo de entrega de la fábrica.

¿Qué nivel de stock de seguridad debo mantener?

El stock de seguridad debe reflejar la incertidumbre en la demanda y la oferta, así como las consecuencias comerciales de quedarse sin existencias. No existe un porcentaje universalmente válido.

¿Debería haber más o menos existencias de cápsulas de café personalizadas?

Eso depende de la certeza de la demanda y del riesgo de reabastecimiento. Las cápsulas personalizadas pueden ser más difíciles de reutilizar si cambia una referencia (SKU), lo que encarece el exceso de stock. Al mismo tiempo, los largos plazos de reabastecimiento pueden justificar un margen de seguridad mayor para productos estables y de gran volumen.

¿Debería gestionar el inventario de cápsulas de café por cantidad total o por SKU?

Por SKU, siempre que los productos no sean intercambiables. El inventario total puede ocultar la falta de existencias en colores o productos de gran rotación, mientras que los SKU de menor rotación siguen teniendo exceso de existencias.