Uma visita à fábrica pode ser impressionante sem que isso signifique grande coisa.

Vê-se as máquinas a funcionar. As cápsulas acabadas estão organizadas de forma ordenada. Alguém explica o funcionamento da linha de produção, mostra alguns instrumentos de inspeção e leva-o a visitar um armazém limpo.

Tudo útil.

Mas nada disso, por si só, responde à pergunta que um comprador profissional realmente precisa de ver respondida:

“Será que esta fábrica consegue fabricar repetidamente o produto que aprovámos?”

É isso que uma auditoria de fábrica eficaz deve determinar.

Para quem compra cápsulas de café, uma auditoria não se resume a encontrar a máquina mais recente ou o edifício mais grande. Trata-se de comparar o que um fornecedor afirma ser capaz de fazer com as provas de como a produção funciona na realidade.

Como é que o material é identificado quando chega?

Como é que uma especificação de produto aprovada chega à linha de produção?

Que características são controladas durante o processo de fabrico das cápsulas?

O que acontece quando algo corre mal?

É possível associar uma reclamação a um lote de produção?

E será que a produção declarada pelo fabricante é realista, tendo em conta a inspeção de qualidade, o acabamento e a embalagem?

Ao avaliar um fabricante de cápsulas de café vazias de alumínio, estas perguntas costumam revelar-lhe mais do que um showroom alguma vez poderá.

Comece antes de entrar na fábrica

Uma auditoria útil começa antes da visita à fábrica.

Se o comprador não tiver definido o que é necessário verificar, a visita pode facilmente transformar-se numa visita guiada, em vez de uma auditoria.

Começa pelo projeto.

Que cápsula tencionas comprar?

Que volumes espera, de forma realista?

O projeto envolve produtos padrão ou personalização?

As cápsulas serão processadas em equipamento de enchimento automático?

Que documentos técnicos, relativos ao contacto com alimentos ou comerciais são importantes para a sua organização?

Assim que esses requisitos estiverem claros, a auditoria pode centrar-se em verificar se a fábrica dispõe dos sistemas necessários para os cumprir.

É também por isso que uma abordagem mais abrangente qualificação de fornecedores de cápsulas de café O processo não deve depender apenas da visita ao local. As amostras, a documentação técnica, a comunicação, a capacidade comercial e as provas concretas da produção contribuem todas para a decisão de qualificação.

Uma auditoria à fábrica constitui um elemento de prova.

É importante, mas continua a ser apenas uma peça.

Siga o material, não apenas o percurso da visita guiada

A maioria das visitas a fábricas tem um percurso previamente definido.

Uma forma mais esclarecedora de compreender o processo de fabrico consiste, em vez disso, em acompanhar mentalmente o produto.

Comece pelo ponto de entrada dos materiais.

Como é que os materiais recebidos são identificados?

A fábrica consegue distinguir os diferentes lotes de material?

Onde é que estão armazenados?

O que impede que um material incorreto seja encaminhado para a produção?

De que forma é que o material está relacionado com o produto que, eventualmente, é fabricado a partir dele?

No caso de embalagens destinadas ao contacto com alimentos, pergunte também que documentação se refere ao material ou à estrutura final destinada ao contacto com alimentos e se essa documentação se aplica ao produto específico que está a adquirir.

Não é necessário que seja o próprio a verificar todos os registos do armazém.

O objetivo é verificar se existe uma cadeia lógica desde a matéria-prima até ao produto acabado.

Se a fábrica não conseguir explicar essa cadeia de forma clara, a rastreabilidade posterior torna-se muito mais difícil.

O equipamento de produção é importante, mas pergunte-se o que é que ele realmente controla

O equipamento é provavelmente o aspeto mais fácil de identificar durante uma auditoria.

Não te limites às máquinas de contagem.

Pergunte o que cada operação crítica controla, na realidade.

No caso da formação de cápsulas, por exemplo, a questão relevante não se resume apenas à velocidade da máquina. Trata-se de saber se o processo é capaz de produzir repetidamente a geometria exigida pela especificação aprovada.

Observe como o equipamento está montado.

Como é que os diferentes produtos ou especificações são alterados?

Como é que as definições são controladas?

O que acontece após a manutenção ou as alterações nas ferramentas?

Como é que a produção é verificada após o reinício da linha?

Uma máquina altamente automatizada pode melhorar a consistência, mas a automatização, por si só, não garante o controlo do processo.

A fábrica ainda precisa de saber qual é o nível de produção aceitável e como irá reconhecer quando a produção começar a afastar-se desse objetivo.

As máquinas produzem resultados.

O controlo do processo torna essa produção útil.

Pergunte como é que as especificações aprovadas chegam à fase de produção

Um comprador aprova uma amostra e as especificações técnicas.

E depois?

Esta questão é surpreendentemente importante.

O produto aprovado tem de ser traduzido em informações que as equipas de produção e de qualidade possam efetivamente utilizar.

Qual é o desenho ou a especificação mais recente?

Como se identifica a cor ou o acabamento correto?

Qual é a versão da obra de arte que se aplica?

Se a tampa ou a embalagem fizerem parte da encomenda, de que forma esses requisitos estão relacionados com o trabalho?

Como é que a equipa de produção sabe que está a trabalhar com a versão mais recente e não com uma versão obsoleta?

Isto é o controlo de versões básico.

Não é necessário recorrer a software sofisticado.

Um sistema simples que seja seguido de forma consistente tem muito mais valor do que um sistema dispendioso que as pessoas ignoram sistematicamente.

Durante uma auditoria, peça um exemplo de como uma ordem de produção passa da aprovação comercial para a fase de fabrico. As informações sensíveis dos clientes podem ser ocultadas; o que se pretende é analisar o processo, não os dados confidenciais de outro comprador.

O controlo de qualidade deve ser visível ao longo do processo

Uma sala cheia de equipamento de medição pode transmitir uma sensação de segurança.

A questão mais relevante é saber de que forma essas medições influenciam a produção.

Que características são inspecionadas?

Quais são verificados durante a produção e quais na inspeção final?

Como é que os resultados são registados?

O que acontece se um valor de medição se aproximar — ou já tiver ultrapassado — o requisito acordado?

Quem tem autoridade para interromper ou ajustar a produção?

Como é que se identificam os produtos afetados?

Estas perguntas permitem aos compradores saber se o controlo de qualidade está integrado no processo de fabrico ou se existe principalmente como uma função de inspeção na fase final.

Um útil processo de controlo de qualidade das cápsulas de café deveria fazer mais do que apenas identificar peças com defeito.

Deve fornecer informações sobre se o processo de fabrico se mantém estável.

Durante uma auditoria, um comprador não precisa necessariamente de consultar registos confidenciais dos clientes. Um exemplo anonimizado de um registo de inspeção ou de um fluxo de trabalho de qualidade pode, mesmo assim, demonstrar como o sistema funciona.

A rastreabilidade é fundamental quando algo corre mal

A rastreabilidade pode parecer desnecessária quando todas as entregas são perfeitas.

O seu valor só se revela quando não se está presente.

Suponhamos que um cliente comunique uma fuga numa parte de uma remessa.

O fornecedor consegue identificar de que lote de produção provêm as cápsulas?

Será que conseguem associar esse lote a informações relevantes sobre a produção e a inspeção?

É possível separar o stock afetado do stock não afetado?

O fabricante consegue determinar se o problema é um caso isolado ou se pode ter um âmbito mais alargado?

A rastreabilidade não resolve automaticamente o problema técnico.

Isso reduz a incerteza em torno disso.

Isto é particularmente importante no caso de encomendas repetidas, pois, caso contrário, a investigação pode rapidamente tornar-se uma questão de suposições:

Será que era o lote mais recente?

Uma remessa mais antiga?

Uma tampa diferente?

Uma configuração de produção diferente?

Uma boa rastreabilidade proporciona à investigação um ponto de partida.

Não se deve aceitar um número relativo à capacidade de produção tal como é apresentado

A capacidade é um dos dados mais frequentemente solicitados pelos compradores.

É também um dos números mais fáceis de interpretar mal.

A produção máxima teórica de uma máquina não corresponde necessariamente à capacidade comercial sustentável da fábrica.

A produção real inclui a preparação, as mudanças de produto, a manutenção, os controlos de qualidade, o acabamento, a embalagem e outras limitações. Além disso, os diferentes SKUs podem consumir a capacidade de forma diferente.

Em vez de perguntar apenas:

“Quantas cápsulas conseguem produzir por dia?”

Pergunte:

Que equipamento ou linhas de produção estão na origem desse número?

Trata-se de algo teórico ou baseado na produção real?

Quais são os principais obstáculos?

As operações de acabamento e embalagem conseguem dar resposta ao mesmo volume de produção?

O que acontece quando várias encomendas de clientes se sobrepõem?

Qual é, na prática, a capacidade disponível para um novo cliente?

Avaliação capacidade de produção de cápsulas de café Esta abordagem proporciona às equipas de compras uma visão muito mais útil da capacidade de abastecimento.

É fácil imprimir um número elevado numa brochura.

É mais difícil falsificar resultados fiáveis durante uma auditoria rigorosa.

Olhe para o armazém com uma mentalidade voltada para a qualidade

É fácil considerar os armazéns como a parte menos técnica de uma visita guiada a uma fábrica.

Não deviam estar.

Veja como os materiais e os produtos acabados são identificados.

Os lotes estão claramente separados?

Como é que os produtos são protegidos contra danos desnecessários?

As caixas de cartão são armazenadas de forma a evitar uma compressão excessiva?

A equipa do armazém consegue identificar quais os produtos acabados que pertencem a cada ordem de produção?

No caso das cápsulas de alumínio vazias, a proteção física é importante, pois danos na borda ou na geometria do corpo podem causar problemas mais tarde numa linha de enchimento.

Uma cápsula pode passar na inspeção final e, mesmo assim, tornar-se imprópria se for manuseada de forma inadequada posteriormente.

O armazém não é, portanto, o ponto final do controlo de qualidade.

É aí que começa a conservação do produto acabado.

Pergunte o que acontece aos produtos não conformes

Não existem fábricas perfeitas.

Uma auditoria torna-se muito mais esclarecedora quando um fornecedor está disposto a explicar o que acontece quando a produção não corre na perfeição.

Como é que se identifica um produto não conforme?

Está fisicamente separado?

Quem decide se pode ser retrabalhado, reclassificado ou se deve ser rejeitado?

Como é que a decisão fica registada?

Se um problema se repetir, existe algum processo para investigar a causa?

Por vezes, os compradores sentem-se mais tranquilos quando um fornecedor afirma:

“Nunca temos defeitos.”

Essa resposta costuma suscitar mais perguntas, e não menos.

Existem variações de fabrico.

O que caracteriza um sistema de qualidade maduro não é a afirmação de que nunca surgem problemas.

É a capacidade de identificar, conter, investigar e aprender com elas.

Com base na nossa experiência na área da produção

As auditorias às fábricas revelam-se mais úteis quando os compradores procuram compreender um processo, em vez de se limitarem a confirmar uma lista de verificação.

“Têm um sistema de controlo de qualidade?”

A resposta será quase sempre sim.

“De que forma um problema dimensional detetado durante a produção afeta o resto desse lote de produção?”

Essa é uma pergunta muito melhor.

O mesmo se aplica à capacidade, à rastreabilidade e ao controlo de materiais.

Após mais de 10 anos na produção de cápsulas de café em alumínio, constatámos que os compradores ficam com uma ideia mais clara de como funciona uma fábrica quando acompanham alguns cenários reais do início ao fim.

Mostra-me como é que este material se transforma neste produto.

Mostre-me como é que esta especificação chega à máquina.

Mostra-me o que acontece quando uma medição falha.

Mostre-me como é possível rastrear esta embalagem até à sua produção.

Essas conversas revelam o sistema de fabrico subjacente ao equipamento.

E é precisamente isso que uma auditoria à fábrica se destina a verificar.

Uma auditoria à fábrica deve deixar-lhe provas, e não apenas impressões

Quando a auditoria terminar, tente distinguir o que viu daquilo que verificou.

Talvez já tenha visto equipamento impressionante.

Que provas demonstraram que produz de forma consistente as cápsulas de que necessita?

Talvez já tenha visto instrumentos de inspeção.

Que elementos demonstraram como são utilizados durante a produção?

Talvez já tenha visto um grande armazém.

Que elementos comprovam que os lotes estão devidamente identificados e protegidos?

Talvez já tenha ouvido falar de um número de grande capacidade.

Que provas sustentavam essa afirmação?

Essa é a diferença entre visitar uma fábrica e fazer uma auditoria à mesma.

Uma boa auditoria não tem de fazer com que o fornecedor pareça perfeito.

Deve tornar o sistema de produção compreensível.

Quando as equipas de aprovisionamento conseguem perceber como os aspetos relacionados com os materiais, a produção, a qualidade, a rastreabilidade, a capacidade e o armazenamento se interligam, ficam em muito melhor posição para decidir se uma fábrica tem capacidade para suportar a produção comercial — e não apenas para concretizar com sucesso uma primeira encomenda.

Perguntas frequentes

Os compradores devem visitar sempre pessoalmente uma fábrica de cápsulas de café?

Não necessariamente. Uma auditoria no local pode fornecer provas sólidas, mas as inspeções remotas às fábricas, as visitas guiadas por vídeo em direto, a documentação, as amostras e as auditorias realizadas por entidades independentes também podem contribuir para a qualificação dos fornecedores quando não é viável viajar.

Qual é o aspeto mais importante a verificar durante uma auditoria à fábrica?

Não existe um único critério universal. O objetivo mais útil é verificar se a fábrica dispõe de um processo controlado, capaz de produzir repetidamente o produto que pretende comprar. O controlo de materiais, o fabrico, a qualidade, a rastreabilidade e a capacidade contribuem todos para essa conclusão.

Como é que os compradores podem verificar a capacidade de produção de um fabricante?

Pergunte quais os equipamentos e as linhas de produção que suportam a capacidade indicada, se esse valor é teórico ou se baseia na produção real, quais são os pontos de estrangulamento no processo de fabrico e se as etapas de controlo de qualidade, acabamento e embalagem têm capacidade para dar resposta ao mesmo volume.

Por que razão os compradores devem verificar a rastreabilidade?

A rastreabilidade ajuda a identificar qual o lote de produção envolvido quando surge um problema de qualidade e permite associar os produtos acabados às informações relevantes relativas à produção e à inspeção. Isto torna a investigação e a contenção de problemas mais eficazes.

Será que possuir certificações ISO ou outras certificações é suficiente para que uma fábrica de cápsulas seja considerada qualificada?

Não. As certificações relevantes podem constituir provas úteis, mas não substituem os ensaios do produto, a avaliação dos processos, as provas relativas ao fabrico, a análise da documentação e a confirmação de que o fornecedor consegue cumprir os requisitos do seu projeto específico.