En rundvisning på en fabrik kan være imponerende, uden at man nødvendigvis får at vide ret meget.

Man ser maskinerne køre. De færdige kapsler ligger pænt opstillet. En medarbejder forklarer, hvordan produktionslinjen fungerer, viser et par kontrolinstrumenter og fører dig rundt i et rent lager.

Det hele er nyttigt.

Men intet af dette i sig selv besvarer det spørgsmål, som en professionel indkøber rent faktisk har brug for at få besvaret:

“Kan denne fabrik gentagne gange fremstille det produkt, vi har godkendt?”

Det er netop det, en nyttig fabriksrevision bør afklare.

For købere af kaffekapsler handler en revision ikke så meget om at finde den nyeste maskine eller den største bygning. Det handler om at sammenholde det, en leverandør siger, at den kan, med dokumentation for, hvordan produktionen rent faktisk foregår.

Hvordan identificeres materialet, når det ankommer?

Hvordan når en godkendt produktspecifikation frem til produktionsafdelingen?

Hvilke egenskaber kontrolleres under fremstillingen af kapslerne?

Hvad sker der, når noget går galt?

Kan en reklamation spores tilbage til et produktionsparti?

Og er den ydelse, som producenten angiver, realistisk, når man tager højde for kvalitetskontrol, efterbehandling og emballering?

Når man vurderer en producent af tomme kaffekapsler af aluminium, disse spørgsmål giver dig som regel mere information, end et udstillingslokale nogensinde vil kunne.

Kom i gang, inden du træder ind på fabrikken

En nyttig revision begynder allerede inden fabriksbesøget.

Hvis køberen ikke har fastlagt, hvad der skal kontrolleres, kan besøget let ende med at blive en rundvisning i stedet for en revision.

Lad os starte med projektet.

Hvilken kapsel har du tænkt dig at købe?

Hvilke mængder regner du realistisk set med?

Omfatter projektet standardprodukter eller specialtilpasning?

Kan kapslerne håndteres på automatisk påfyldningsudstyr?

Hvilke tekniske dokumenter, dokumenter vedrørende kontakt med fødevarer eller forretningsdokumenter er vigtige for din organisation?

Når disse krav er afklaret, kan revisionen fokusere på, om fabrikken råder over de systemer, der er nødvendige for at opfylde dem.

Det er også derfor, at en bredere Kvalificering af leverandører af kaffekapsler Processen bør ikke udelukkende afhænge af besøget på stedet. Prøver, teknisk dokumentation, kommunikation, kommerciel kapacitet og dokumentation for den faktiske produktion er alle faktorer, der indgår i beslutningen om godkendelse.

En fabriksrevision er et af beviserne.

En vigtig en, men stadig kun én brik.

Følg materialet, ikke kun turruten

De fleste fabriksbesøg følger en rute, der er fastlagt på forhånd.

En mere oplysende måde at forstå fremstillingsprocessen på er i stedet at følge produktet i tankerne.

Start der, hvor materialerne kommer ind.

Hvordan identificeres indkommende materialer?

Kan fabrikken skelne mellem forskellige materialepartier?

Hvor opbevares de?

Hvad forhindrer, at et forkert materiale sendes videre til produktion?

Hvordan hænger materialet sammen med det produkt, der i sidste ende fremstilles af det?

Når det gælder emballage, der kommer i kontakt med fødevarer, skal du også spørge, hvilken dokumentation der vedrører materialet eller den færdige konstruktion, der kommer i kontakt med fødevarer, og om denne dokumentation gælder for det konkrete produkt, du køber.

Du behøver ikke nødvendigvis selv at gennemgå hver eneste lageroptegnelse.

Det handler om at se, om der er en logisk sammenhæng fra det indkommende materiale til det færdige produkt.

Hvis fabrikken ikke kan redegøre klart for denne kæde, bliver det langt sværere at spore produkterne senere hen.

Produktionsudstyr er vigtigt, men spørg, hvad det rent faktisk styrer

Udstyret er nok det, der er nemmest at lægge mærke til under en revision.

Nøj dig ikke med tællemaskiner.

Spørg, hvad hver enkelt kritisk operation rent faktisk styrer.

Når det for eksempel drejer sig om kapselformning, handler den relevante diskussion ikke kun om maskinens hastighed. Det handler om, hvorvidt processen gentagne gange kan fremstille den geometri, der kræves i henhold til den godkendte specifikation.

Se, hvordan udstyret er sat op.

Hvordan sker der ændringer i de forskellige produkter eller specifikationer?

Hvordan styres indstillingerne?

Hvad sker der efter vedligeholdelse eller udskiftning af værktøj?

Hvordan kontrolleres produktionen, når produktionslinjen genstarter?

En højt automatiseret maskine kan forbedre ensartetheden, men automatisering i sig selv er ikke ensbetydende med proceskontrol.

Fabrikken skal stadig vide, hvordan et acceptabelt produktionsniveau ser ud, og hvordan den kan registrere, når produktionen begynder at afvige fra dette mål.

Maskiner producerer output.

Processtyring gør denne produktion anvendelig.

Spørg, hvordan den godkendte specifikation bliver implementeret i produktionen

En køber godkender en prøve og de tekniske specifikationer.

Hvad så?

Dette spørgsmål er overraskende vigtigt.

Det godkendte produkt skal omsættes til oplysninger, som produktions- og kvalitetsafdelingerne rent faktisk kan bruge.

Hvilken tegning eller specifikation er den gældende?

Hvordan finder man den rigtige farve eller overfladebehandling?

Hvilken version af kunstværket gælder?

Hvis låget eller emballagen indgår i ordren, hvordan hænger disse krav så sammen med opgaven?

Hvordan ved produktionsholdet, at de arbejder ud fra den nyeste version og ikke en forældet version?

Dette er grundlæggende versionsstyring.

Det behøver ikke at kræve avanceret software.

Et enkelt system, der følges konsekvent, er langt mere værdifuldt end et dyrt system, som folk rutinemæssigt omgår.

Under en revision skal du bede om et eksempel på, hvordan en produktionsordre går fra kommerciel godkendelse til produktion. Følsomme kundeoplysninger kan skjules; du ser på selve processen, ikke en anden indkøbers fortrolige data.

Kvalitetskontrol bør være synlig i processen

Et rum fyldt med måleudstyr kan virke betryggende.

Det mere relevante spørgsmål er, hvordan disse målinger påvirker produktionen.

Hvilke egenskaber kontrolleres der?

Hvilke kontrolleres under produktionen, og hvilke ved den afsluttende kontrol?

Hvordan registreres resultaterne?

Hvad sker der, hvis en måling nærmer sig – eller allerede ligger uden for – det aftalte krav?

Hvem har beføjelse til at standse eller justere produktionen?

Hvordan identificeres de berørte produkter?

Disse spørgsmål giver køberne et indblik i, om kvalitetskontrol er integreret i produktionsprocessen eller hovedsageligt fungerer som en kontrolfunktion i slutfasen.

En nyttig Kvalitetskontrolprocessen for kaffekapsler bør gøre mere end blot at finde defekte dele.

Den bør give oplysninger om, hvorvidt fremstillingsprocessen forbliver stabil.

Under en revision behøver en køber ikke nødvendigvis at se fortrolige kundedata. Et anonymiseret eksempel på en inspektionsrapport eller et kvalitetsforløb kan stadig illustrere, hvordan systemet fungerer.

Sporbarhed er allervigtigst, når noget går galt

Sporbarhed kan virke unødvendig, når hver eneste levering er perfekt.

Dens værdi kommer til udtryk, når man selv ikke er der.

Antag, at en kunde melder om lækage i en del af en forsendelse.

Kan leverandøren fastslå, hvilket produktionsparti kapslerne stammer fra?

Kan de knytte disse data til relevante produktions- og inspektionsoplysninger?

Kan det berørte lager adskilles fra det uberørte lager?

Kan producenten afgøre, om problemet er et enkeltstående tilfælde eller om det potentielt kan være mere udbredt?

Sporbarhed løser ikke automatisk det tekniske problem.

Det mindsker usikkerheden omkring det.

Dette er især vigtigt ved gentagne bestillinger, da undersøgelsen ellers hurtigt kan blive et spørgsmål om gætteri:

Var det den seneste leverance?

En ældre forsendelse?

Et andet låg?

Et andet produktionsopstillingssystem?

God sporbarhed giver efterforskningen et udgangspunkt.

Man skal ikke tage tal for produktionskapacitet for pålydende

Kapaciteten er et af de tal, som købere oftest spørger om.

Det er også et af de tal, der er nemmest at misforstå.

En maskines teoretiske maksimale ydelse er ikke nødvendigvis fabrikens bæredygtige kommercielle kapacitet.

Den faktiske produktion omfatter klargøring, produktskift, vedligeholdelse, kvalitetskontrol, efterbehandling, emballering og andre begrænsninger. Forskellige varenumre kan desuden belaste kapaciteten på forskellig vis.

I stedet for blot at spørge:

“Hvor mange kapsler kan I producere om dagen?”

Spørg:

Hvilket udstyr eller hvilke produktionslinjer ligger til grund for dette tal?

Er det teoretisk, eller bygger det på den faktiske produktion?

Hvad er de største flaskehalse?

Kan efterbehandlings- og emballeringsafdelingerne klare det samme produktionsvolumen?

Hvad sker der, når flere kundeordrer overlapper hinanden?

Hvor stor kapacitet er der realistisk set til rådighed for en ny kunde?

Evaluering produktionskapacitet for kaffekapsler Denne fremgangsmåde giver indkøbsafdelingerne et langt mere brugbart overblik over leveringskapaciteten.

Et stort tal er nemt at trykke i en brochure.

Det er sværere at forfalske pålidelige resultater under en grundig revision.

Se på lageret med fokus på kvalitet

Lageret bliver let betragtet som den mindst tekniske del af en fabriksrundvisning.

Det burde de ikke være.

Se, hvordan materialer og færdige produkter mærkes.

Er grundene tydeligt afgrænsede?

Hvordan beskyttes produkterne mod unødvendige skader?

Opbevares kartonerne på en måde, der forhindrer for kraftig sammenpresning?

Kan lagerpersonalet afgøre, hvilke færdigvarer der hører til hvilken produktionsordre?

For tomme aluminiumskapseler er fysisk beskyttelse vigtig, da skader på kanten eller kapselens form kan medføre problemer senere hen på påfyldningslinjen.

En kapsel kan bestå den afsluttende kontrol og alligevel blive uegnet, hvis den håndteres forkert bagefter.

Kvalitetskontrollen slutter altså ikke på lageret.

Det er her, bevarelsen af det færdige produkt begynder.

Spørg, hvad der sker med produkter, der ikke overholder kravene

Der findes ikke perfekte fabrikker.

En audit bliver langt mere oplysende, når en leverandør er villig til at forklare, hvad der sker, når produktionen ikke forløber helt problemfrit.

Hvordan identificeres et produkt, der ikke overholder kravene?

Er den fysisk adskilt?

Hvem afgør, om det kan omarbejdes, omklassificeres eller skal afvises?

Hvordan registreres afgørelsen?

Hvis et problem opstår gentagne gange, findes der da en procedure til at undersøge årsagen?

Købere føler sig undertiden trygge, når en leverandør hævder:

“Vi har aldrig fejl.”

Det svar burde normalt give anledning til flere spørgsmål, ikke færre.

Der forekommer variationer i produktionen.

Et tegn på et veludviklet kvalitetssystem er ikke påstanden om, at der aldrig opstår problemer.

Det er evnen til at identificere, inddæmme, undersøge og lære af dem.

Baseret på vores erfaringer inden for produktion

Fabriksrevisioner er mest nyttige, når køberne ønsker at få indsigt i en proces frem for blot at få bekræftet, at en tjekliste er blevet gennemgået.

“Har I kvalitetskontrol?”

Svaret vil næsten altid være ja.

“Hvordan påvirker et dimensionelt problem, der opdages under produktionen, resten af det pågældende produktionsparti?”

Det er et meget bedre spørgsmål.

Det samme gælder for kapacitet, sporbarhed og materialestyring.

Efter mere end 10 år i produktionen af kaffekapsler af aluminium har vi konstateret, at køberne får et klarere indtryk af en fabrik, når de følger et par konkrete scenarier fra start til slut.

Vis mig, hvordan dette materiale bliver til dette produkt.

Vis mig, hvordan denne specifikation overføres til maskinen.

Vis mig, hvad der sker, når en måling mislykkes.

Vis mig, hvordan denne karton kan spores tilbage til produktionen.

Disse samtaler afslører det produktionssystem, der ligger bag udstyret.

Og det er netop det, en fabriksrevision egentlig har til formål at kontrollere.

En fabriksrevision bør give dig konkrete beviser, ikke blot indtryk

Når revisionen er afsluttet, skal du forsøge at skelne mellem det, du har set, og det, du har verificeret.

Du har måske set noget imponerende udstyr.

Hvilke beviser tyder på, at den producerer den ønskede kapsel på en ensartet måde?

Du har måske set inspektionsinstrumenter.

Hvilke beviser viste, hvordan de anvendes under produktionen?

Du har måske set et stort lager.

Hvilke beviser tyder på, at arealerne er identificeret og beskyttet på korrekt vis?

Du har måske hørt tale om et meget stort tal for kapaciteten.

Hvilke beviser understøttede det?

Det er forskellen på at besøge en fabrik og at gennemføre en revision af den.

En god revision behøver ikke at få leverandøren til at fremstå som perfekt.

Det skal gøre produktionssystemet forståeligt.

Når indkøbsafdelingerne kan se, hvordan materialer, produktion, kvalitet, sporbarhed, kapacitet og lagerstyring hænger sammen, er de langt bedre rustet til at vurdere, om en fabrik kan håndtere kommerciel produktion – og ikke blot sikre en vellykket første ordre.

Ofte stillede spørgsmål

Bør købere altid besøge en fabrik, der fremstiller kaffekapsler, personligt?

Ikke nødvendigvis. En kontrol på stedet kan give solide beviser, men fjerninspektioner af fabrikker, live-videorundvisninger, dokumentation, prøver og tredjepartskontrol kan også bidrage til leverandørkvalificeringen, når det ikke er praktisk muligt at rejse.

Hvad er det vigtigste, man skal tjekke under en fabrikskontrol?

Der findes ikke ét universelt kriterium. Det mest nyttige mål er at sikre sig, at fabrikken har en kontrolleret proces, der er i stand til gentagne gange at fremstille det produkt, du har til hensigt at købe. Materialekontrol, fremstilling, kvalitet, sporbarhed og kapacitet bidrager alle til denne konklusion.

Hvordan kan købere kontrollere en producents produktionskapacitet?

Spørg, hvilket udstyr og hvilke produktionslinjer der understøtter den angivne kapacitet, om tallet er teoretisk eller baseret på den faktiske produktion, hvad flaskehalse i produktionen er, og om kvalitetskontrol, efterbehandling og emballering kan håndtere det samme volumen.

Hvorfor bør købere kontrollere sporbarheden?

Sporbarhed gør det muligt at identificere, hvilket produktionsparti der er tale om, når der opstår et kvalitetsproblem, og kan knytte færdigvarer sammen med relevante produktions- og kontroloplysninger. Dette gør problemundersøgelsen og inddæmningen mere effektiv.

Er det tilstrækkeligt, at en kapselfabrik har ISO-certifikater eller andre certifikater?

Nej. Relevante certificeringer kan være nyttige beviser, men de erstatter ikke produkttest, procesevaluering, dokumentation for fremstillingen, gennemgang af dokumentation og bekræftelse af, at leverandøren kan opfylde kravene til netop dit projekt.