Zwiedzanie fabryki może robić wrażenie, nawet jeśli nie dowiesz się przy tym zbyt wiele.

Widać pracujące maszyny. Gotowe kapsułki są starannie ułożone. Ktoś opowiada o linii produkcyjnej, pokazuje kilka przyrządów kontrolnych i oprowadza po czystym magazynie.

Wszystko się przyda.

Jednak żadna z tych rzeczy sama w sobie nie odpowiada na pytanie, na które profesjonalny nabywca faktycznie potrzebuje odpowiedzi:

“Czy ta fabryka jest w stanie regularnie wytwarzać produkt, który zatwierdziliśmy?”

Właśnie to powinien wykazać rzetelny audyt zakładu.

Dla nabywców kapsułek z kawą cel audytu nie polega tak naprawdę na znalezieniu najnowszego urządzenia czy największego budynku. Chodzi o to, by sprawdzić, czy to, co dostawca deklaruje, że jest w stanie zrobić, pokrywa się z dowodami na to, jak faktycznie przebiega produkcja.

W jaki sposób identyfikuje się materiał po jego dostarczeniu?

W jaki sposób zatwierdzona specyfikacja produktu trafia na halę produkcyjną?

Jakie parametry są kontrolowane podczas produkcji kapsułek?

Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak?

Czy można powiązać reklamację z konkretną partią produkcyjną?

Czy deklarowana przez producenta wydajność jest realistyczna, biorąc pod uwagę kontrolę jakości, wykończenie i pakowanie?

Przy ocenie… producent pustych aluminiowych kapsułek do kawy, te pytania zazwyczaj dostarczają więcej informacji niż kiedykolwiek udałoby się uzyskać w salonie.

Zacznij, zanim wejdziesz do fabryki

Skuteczny audyt zaczyna się jeszcze przed wizytą w fabryce.

Jeśli nabywca nie określił, co należy sprawdzić, wizyta może łatwo przekształcić się w zwiedzanie z przewodnikiem, a nie w audyt.

Zacznij od projektu.

Którą kapsułkę zamierzasz kupić?

Jakich wielkości sprzedaży realistycznie się spodziewacie?

Czy projekt dotyczy produktów standardowych, czy też wymaga dostosowania do indywidualnych potrzeb?

Czy kapsułki będą mogły być napełniane na zautomatyzowanych maszynach do napełniania?

Jakie dokumenty techniczne, dotyczące kontaktu z żywnością lub handlowe mają znaczenie dla Państwa organizacji?

Gdy wymagania te zostaną jasno określone, kontrola może skupić się na tym, czy zakład dysponuje systemami niezbędnymi do ich spełnienia.

To właśnie dlatego szersze kwalifikacja dostawców kapsułek z kawą Proces ten nie powinien opierać się wyłącznie na wizycie na miejscu. Na decyzję o kwalifikacji wpływają: próbki, dokumentacja techniczna, komunikacja, możliwości handlowe oraz faktyczne dowody potwierdzające zdolność produkcyjną.

Audyt fabryki stanowi jeden z dowodów.

To ważna rzecz, ale wciąż tylko jedna z wielu.

Podążaj za materiałem, a nie tylko trasą wycieczki

Większość wizyt w fabrykach odbywa się według wcześniej ustalonej trasy.

Bardziej pouczającym sposobem na zrozumienie procesu produkcji jest natomiast śledzenie w wyobraźni drogi, jaką pokonuje produkt.

Zacznij od miejsca, gdzie dostarczane są materiały.

W jaki sposób identyfikuje się dostarczane materiały?

Czy zakład produkcyjny jest w stanie rozróżnić różne partie materiału?

Gdzie są przechowywane?

Co zapobiega wprowadzeniu niewłaściwego materiału do produkcji?

W jaki sposób materiał ten jest powiązany z produktem, który ostatecznie z niego powstaje?

W przypadku opakowań przeznaczonych do kontaktu z żywnością należy również zapytać, które dokumenty dotyczą materiału lub gotowej konstrukcji przeznaczonej do kontaktu z żywnością oraz czy dokumentacja ta odnosi się do konkretnego produktu, który zamierzasz kupić.

Nie musisz koniecznie samodzielnie sprawdzać każdego zapisu magazynowego.

Chodzi o to, by sprawdzić, czy istnieje logiczny ciąg od surowców po produkt gotowy.

Jeśli zakład nie potrafi jasno wyjaśnić tego łańcucha, późniejsze śledzenie pochodzenia staje się znacznie trudniejsze.

Sprzęt produkcyjny ma znaczenie, ale warto zapytać, co tak naprawdę kontroluje

Sprzęt to prawdopodobnie element, który najłatwiej zauważyć podczas audytu.

Nie poprzestawaj na maszynach liczących.

Zastanów się, co faktycznie kontroluje każda z kluczowych operacji.

Na przykład w przypadku formowania kapsuł istotne znaczenie ma nie tylko prędkość maszyny. Chodzi o to, czy proces ten pozwala na powtarzalne uzyskiwanie geometrii zgodnej z zatwierdzoną specyfikacją.

Zobacz, jak jest rozstawiony sprzęt.

W jaki sposób wprowadzane są zmiany w różnych produktach lub specyfikacjach?

W jaki sposób steruje się ustawieniami?

Co się dzieje po zakończeniu prac konserwacyjnych lub zmianie oprzyrządowania?

W jaki sposób kontroluje się produkcję po ponownym uruchomieniu linii?

Wysoko zautomatyzowana maszyna może poprawić spójność, ale sama automatyzacja nie gwarantuje kontroli procesu.

Fabryka nadal musi wiedzieć, jak wygląda pożądany poziom produkcji i w jaki sposób będzie rozpoznawać, kiedy produkcja zacznie odbiegać od tego celu.

Maszyny wytwarzają produkty.

To właśnie sterowanie procesem sprawia, że te dane wyjściowe są przydatne.

Zapytaj, w jaki sposób zatwierdzona specyfikacja trafia do produkcji

Kupujący zatwierdza próbkę i specyfikację techniczną.

No to co dalej?

To pytanie jest zaskakująco ważne.

Zatwierdzony produkt należy przełożyć na informacje, które zespoły ds. produkcji i jakości będą mogły faktycznie wykorzystać.

Który rysunek lub specyfikacja jest aktualna?

Jak rozpoznać właściwy kolor lub wykończenie?

Która wersja grafiki ma zastosowanie?

Jeśli pokrywka lub opakowanie stanowią część zamówienia, w jaki sposób te wymagania wiążą się z zleceniem?

Skąd zespół produkcyjny wie, że pracuje na najnowszej wersji, a nie na przestarzałej?

To jest podstawowa kontrola wersji.

Nie musi to wymagać użycia zaawansowanego oprogramowania.

Prosty system, którego konsekwentnie się przestrzega, jest o wiele cenniejszy niż kosztowny system, który ludzie rutynowo omijają.

Podczas audytu poproś o przykład tego, w jaki sposób zlecenie produkcyjne przechodzi od etapu zatwierdzenia handlowego do etapu produkcji. Poufne informacje dotyczące klientów można ukryć; chodzi tu o sam proces, a nie o poufne dane innego nabywcy.

Kontrola jakości powinna być widoczna w trakcie procesu

Pomieszczenie pełne sprzętu pomiarowego może budzić zaufanie.

Bardziej istotne pytanie brzmi: w jaki sposób pomiary te wpływają na produkcję.

Jakie cechy są sprawdzane?

Które z nich są sprawdzane podczas produkcji, a które podczas kontroli końcowej?

W jaki sposób rejestruje się wyniki?

Co się stanie, jeśli wynik pomiaru zbliża się do uzgodnionego wymogu lub już go przekroczył?

Kto ma uprawnienia do wstrzymania lub dostosowania produkcji?

W jaki sposób identyfikuje się produkty objęte wycofaniem?

Te pytania pozwalają nabywcom ustalić, czy kontrola jakości jest integralną częścią procesu produkcji, czy też pełni głównie funkcję kontroli końcowej.

Przydatny proces kontroli jakości kapsułek z kawą powinno to oznaczać coś więcej niż tylko wykrywanie wadliwych elementów.

Powinno to dostarczyć informacji na temat tego, czy proces produkcyjny pozostaje stabilny.

Podczas audytu nabywca niekoniecznie musi mieć wgląd w poufne dane klientów. Anonimizowany przykład protokołu kontroli lub schematu procesu zapewnienia jakości może równie dobrze pokazać, jak działa system.

Identyfikowalność ma największe znaczenie, gdy coś idzie nie tak

Śledzenie dostaw może wydawać się zbędne, gdy każda dostawa przebiega bez zarzutu.

Jego wartość ujawnia się wtedy, gdy czegoś brakuje.

Załóżmy, że klient zgłasza wyciek w części przesyłki.

Czy dostawca jest w stanie ustalić, z której partii produkcyjnej pochodzą kapsułki?

Czy potrafią powiązać te dane z odpowiednimi informacjami dotyczącymi produkcji i kontroli?

Czy można oddzielić towary objęte problemem od tych, które nie są nim objęte?

Czy producent jest w stanie ustalić, czy problem ma charakter odosobniony, czy też może mieć szerszy zasięg?

Identyfikowalność nie rozwiązuje automatycznie problemu technicznego.

Zmniejsza to niepewność z tym związaną.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku powtarzających się zamówień, ponieważ w przeciwnym razie ustalenia mogą szybko sprowadzić się do zgadywania:

Czy to była najnowsza partia?

Starsza przesyłka?

Inna pokrywa?

Inna konfiguracja produkcji?

Dobra identyfikowalność stanowi punkt wyjścia dla dochodzenia.

Nie należy traktować danych dotyczących mocy produkcyjnych jako pewnik

Pojemność to jedna z najczęściej podawanych przez nabywców wartości.

Jest to również jedna z liczb, które najłatwiej źle zrozumieć.

Teoretyczna maksymalna wydajność maszyny niekoniecznie odpowiada rzeczywistej zdolności produkcyjnej zakładu.

Rzeczywista produkcja obejmuje przygotowanie linii produkcyjnej, zmiany asortymentowe, konserwację, kontrole jakości, wykończenie, pakowanie oraz inne czynniki ograniczające. Różne pozycje asortymentowe (SKU) mogą również w różny sposób wykorzystywać moce produkcyjne.

Zamiast pytać tylko:

“Ile kapsułek można wyprodukować dziennie?”

Zapytaj:

Jakie urządzenia lub linie produkcyjne pozwalają osiągnąć ten wynik?

Czy to teoria, czy opiera się na rzeczywistej produkcji?

Jakie są główne przeszkody?

Czy działy wykończenia i pakowania są w stanie obsłużyć taką samą wielkość produkcji?

Co się dzieje, gdy kilka zamówień klientów pokrywa się w czasie?

Jaka pojemność jest realistycznie dostępna dla nowego klienta?

Ocena zdolność produkcyjna w zakresie kapsułek z kawą Takie podejście zapewnia zespołom ds. zamówień znacznie bardziej przydatny obraz możliwości dostawczych.

Dużą liczbę łatwo jest wydrukować w broszurze.

Podczas poważnego audytu trudniej jest sfałszować wiarygodne wyniki.

Spójrz na magazyn z myślą o jakości

Magazyny łatwo uznać za najmniej techniczną część wycieczki po fabryce.

Nie powinny.

Zobacz, w jaki sposób identyfikuje się materiały i gotowe produkty.

Czy działki są wyraźnie oddzielone?

W jaki sposób produkty są chronione przed niepotrzebnymi uszkodzeniami?

Czy kartony są przechowywane w sposób zapobiegający ich nadmiernemu zgniataniu?

Czy pracownicy magazynu potrafią ustalić, które gotowe produkty należą do poszczególnych zleceń produkcyjnych?

W przypadku pustych kapsułek aluminiowych istotna jest ochrona fizyczna, ponieważ uszkodzenie krawędzi lub geometrii korpusu może spowodować problemy na dalszym etapie linii napełniania.

Kapsułka może przejść kontrolę końcową, a mimo to stać się niezdatna do użytku, jeśli później będzie się z nią niewłaściwie obchodzić.

Kontrola jakości nie kończy się zatem w magazynie.

To właśnie tam rozpoczyna się proces konserwacji gotowego produktu.

Zapytaj, co dzieje się z produktem niezgodnym z wymaganiami

Nie ma idealnych fabryk.

Audyt staje się o wiele bardziej pouczający, gdy dostawca jest gotów wyjaśnić, co się dzieje, gdy produkcja nie przebiega bez zarzutu.

W jaki sposób identyfikuje się produkt niezgodny z wymaganiami?

Czy jest fizycznie oddzielone?

Kto decyduje, czy można to przerobić, przeklasyfikować, czy też należy to odrzucić?

W jaki sposób decyzja zostaje odnotowana?

Jeśli problem się powtarza, czy istnieje procedura pozwalająca ustalić jego przyczynę?

Kupujący czasami czują się uspokojeni, gdy dostawca twierdzi, że:

“U nas nigdy nie zdarzają się wady”.”

Taka odpowiedź zazwyczaj powinna rodzić więcej pytań, a nie mniej.

Występują różnice w produkcji.

Oznaką dojrzałego systemu jakości nie jest twierdzenie, że problemy nigdy się nie zdarzają.

Chodzi o umiejętność ich rozpoznawania, ograniczania, analizowania i wyciągania z nich wniosków.

Z naszego doświadczenia w produkcji

Audyty fabryczne są najbardziej przydatne wtedy, gdy nabywcy chcą zrozumieć dany proces, a nie tylko sprawdzić, czy wszystkie pozycje z listy kontrolnej zostały spełnione.

“Czy prowadzicie kontrolę jakości?”

Odpowiedź prawie zawsze będzie brzmiała „tak”.

“W jaki sposób problem związany z wymiarami, wykryty podczas produkcji, wpływa na pozostałą część tej partii produkcyjnej?”

To o wiele lepsze pytanie.

To samo dotyczy wydajności, identyfikowalności i kontroli materiałów.

Po ponad 10 latach działalności w branży produkcji aluminiowych kapsułek do kawy zauważyliśmy, że nabywcy zyskują pełniejszy obraz funkcjonowania fabryki, gdy śledzą od początku do końca kilka rzeczywistych scenariuszy.

Pokaż mi, w jaki sposób z tego surowca powstaje ten produkt.

Pokaż mi, w jaki sposób ta specyfikacja trafia do urządzenia.

Pokaż mi, co się dzieje, gdy pomiar się nie powiedzie.

Pokaż mi, w jaki sposób można prześledzić historię tego kartonu aż do etapu produkcji.

Z tych rozmów wynika, jak działa system produkcji tego sprzętu.

I właśnie to ma na celu audyt fabryczny.

Audyt fabryki powinien dostarczyć Ci konkretnych dowodów, a nie tylko ogólnych wrażeń

Po zakończeniu audytu postaraj się oddzielić to, co widziałeś, od tego, co zweryfikowałeś.

Być może widzieliście już imponujący sprzęt.

Jakie dowody wskazują, że urządzenie to konsekwentnie wytwarza kapsułki o wymaganych parametrach?

Być może widzieliście już przyrządy kontrolne.

Jakie dowody wskazywały na to, w jaki sposób są one wykorzystywane podczas produkcji?

Być może widzieliście kiedyś duży magazyn.

Jakie dowody wskazują, że działki są prawidłowo identyfikowane i chronione?

Być może słyszeliście już o dużej pojemności.

Jakie dowody to potwierdzały?

Na tym polega różnica między zwiedzaniem fabryki a przeprowadzaniem audytu w fabryce.

Dobry audyt nie musi sprawiać, by dostawca wyglądał na idealnego.

Powinno to sprawić, że system produkcyjny stanie się zrozumiały.

Gdy zespoły ds. zaopatrzenia dostrzegają powiązania między materiałami, produkcją, jakością, identyfikowalnością, zdolnością produkcyjną i magazynowaniem, są w znacznie lepszej pozycji, by ocenić, czy dany zakład jest w stanie zapewnić produkcję na skalę komercyjną – a nie tylko pomyślną realizację pierwszego zamówienia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy kupujący powinni zawsze osobiście odwiedzać fabrykę kapsułek do kawy?

Niekoniecznie. Audyt na miejscu może dostarczyć solidnych dowodów, ale zdalne przeglądy zakładów, wirtualne wycieczki na żywo, dokumentacja, próbki oraz audyty przeprowadzane przez niezależne podmioty również mogą przyczynić się do kwalifikacji dostawców, gdy podróż nie jest praktyczna.

Co jest najważniejsze do sprawdzenia podczas audytu zakładowego?

Nie ma jednego uniwersalnego kryterium. Najbardziej przydatnym celem jest sprawdzenie, czy fabryka dysponuje kontrolowanym procesem, umożliwiającym powtarzalną produkcję produktu, który zamierzasz kupić. Na ten wniosek składają się takie czynniki, jak kontrola materiałów, produkcja, jakość, identyfikowalność oraz moce produkcyjne.

W jaki sposób nabywcy mogą zweryfikować moce produkcyjne producenta?

Zapytaj, jaki sprzęt i jakie linie produkcyjne zapewniają podaną wydajność, czy podana wartość ma charakter teoretyczny, czy też opiera się na rzeczywistej produkcji, jakie są wąskie gardła w procesie produkcji oraz czy kontrola jakości, wykończenie i pakowanie są w stanie obsłużyć taką samą wielkość produkcji.

Dlaczego nabywcy powinni sprawdzać identyfikowalność?

Identyfikowalność pozwala ustalić, która partia produkcyjna jest objęta problemem w przypadku wystąpienia kwestii związanej z jakością, a także umożliwia powiązanie gotowych produktów z odpowiednimi informacjami dotyczącymi produkcji i kontroli. Dzięki temu badanie i ograniczanie problemów przebiega bardziej efektywnie.

Czy posiadanie certyfikatu ISO lub innych certyfikatów wystarczy, by zakwalifikować fabrykę kapsułek?

Nie. Odpowiednie certyfikaty mogą stanowić przydatne dowody, ale nie zastępują one badań produktów, oceny procesów, dowodów dotyczących produkcji, przeglądu dokumentacji ani potwierdzenia, że dostawca jest w stanie spełnić wymagania konkretnego projektu.