Una visita a una fábrica puede resultar impresionante sin que por ello te aporte mucha información.

Ves máquinas en funcionamiento. Las cápsulas terminadas están ordenadas con esmero. Alguien te explica cómo funciona la línea de producción, te muestra algunos instrumentos de inspección y te acompaña por un almacén impecable.

Todo es útil.

Pero nada de eso, por sí solo, responde a la pregunta que un comprador profesional realmente necesita que se le responda:

“¿Es capaz esta fábrica de fabricar de forma repetida el producto que hemos aprobado?”

Eso es lo que debería determinar una auditoría de fábrica eficaz.

Para quienes compran cápsulas de café, una auditoría no consiste realmente en encontrar la máquina más nueva o el edificio más grande. Se trata de contrastar lo que un proveedor afirma que puede hacer con pruebas de cómo funciona realmente la producción.

¿Cómo se identifica el material cuando llega?

¿Cómo llega una especificación de producto aprobada a la línea de producción?

¿Qué características se controlan durante la fabricación de las cápsulas?

¿Qué ocurre cuando algo sale mal?

¿Se puede relacionar una reclamación con un lote de producción?

¿Y es realista la producción que afirma el fabricante una vez que se tienen en cuenta el control de calidad, el acabado y el embalaje?

A la hora de evaluar un fabricante de cápsulas de café de aluminio vacías, estas preguntas suelen dar más información de la que jamás te dará una sala de exposición.

Empieza antes de entrar en la fábrica

Una auditoría eficaz comienza antes de la visita a la fábrica.

Si el comprador no ha definido qué es lo que hay que comprobar, la visita puede convertirse fácilmente en un recorrido guiado en lugar de en una auditoría.

Empieza por el proyecto.

¿Qué cápsula tienes pensado comprar?

¿Qué volumen de ventas esperas, siendo realista?

¿El proyecto incluye productos estándar o personalizados?

¿Se podrán procesar las cápsulas en una máquina de llenado automática?

¿Qué documentos técnicos, relacionados con el contacto con alimentos o de carácter comercial son importantes para tu organización?

Una vez que estos requisitos estén claros, la auditoría podrá centrarse en determinar si la fábrica cuenta con los sistemas necesarios para cumplirlos.

Por eso también es necesario un enfoque más amplio Requisitos de acreditación para proveedores de cápsulas de café El proceso no debería basarse únicamente en la visita in situ. Las muestras, la documentación técnica, la comunicación, la capacidad comercial y las pruebas de fabricación real son factores que contribuyen a la decisión de homologación.

Una auditoría de fábrica es una de las pruebas.

Es importante, pero no deja de ser una pieza más.

Sigue el recorrido, no solo la ruta turística

La mayoría de las visitas a fábricas cuentan con un itinerario preparado de antemano.

Una forma más reveladora de comprender la fabricación consiste, en cambio, en seguir mentalmente el recorrido del producto.

Empieza por el punto de entrada de los materiales.

¿Cómo se identifican los materiales que llegan?

¿Puede la fábrica distinguir entre los distintos lotes de material?

¿Dónde se almacenan?

¿Qué impide que se incorpore a la producción un material incorrecto?

¿Qué relación existe entre el material y el producto que finalmente se fabrica a partir de él?

En el caso de los envases destinados al contacto con alimentos, pregunta también qué documentación se refiere al material o a la estructura final destinada al contacto con alimentos, y si dicha documentación se aplica al producto concreto que vas a adquirir.

No es necesario que revises tú mismo todos los registros del almacén.

Lo importante es comprobar si existe una cadena lógica desde la materia prima hasta el producto acabado.

Si la fábrica no puede explicar claramente esa cadena, la trazabilidad posterior resulta mucho más difícil.

El equipo de producción es importante, pero hay que preguntarse qué es lo que realmente controla

Probablemente, el equipamiento sea lo más fácil de detectar durante una auditoría.

No te limites a las máquinas contadoras.

Pregunta qué controla realmente cada operación crítica.

En el caso de la fabricación de cápsulas, por ejemplo, lo importante no es solo la velocidad de la máquina, sino si el proceso es capaz de reproducir de forma repetida la geometría exigida por la especificación aprobada.

Fíjate en cómo está montado el equipo.

¿Cómo se adaptan los diferentes productos o especificaciones?

¿Cómo se controlan los ajustes?

¿Qué ocurre tras el mantenimiento o los cambios de utillaje?

¿Cómo se comprueba la producción tras la puesta en marcha de la línea?

Una máquina altamente automatizada puede mejorar la uniformidad, pero la automatización por sí sola no garantiza el control del proceso.

La fábrica aún necesita saber cuál es el nivel de producción aceptable y cómo podrá detectar cuándo la producción empieza a desviarse de ese objetivo.

Las máquinas producen resultados.

El control de procesos hace que esa producción sea útil.

Pregunta cómo se aplica la especificación aprobada a la producción

Un comprador da el visto bueno a una muestra y a las especificaciones técnicas.

¿Y luego qué?

Esta cuestión es sorprendentemente importante.

El producto aprobado debe traducirse en información que los equipos de producción y calidad puedan utilizar realmente.

¿Qué plano o especificación es el vigente?

¿Cómo se determina cuál es el color o el acabado correcto?

¿Qué versión de la obra de arte es la válida?

Si la tapa o el embalaje forman parte del pedido, ¿cómo se relacionan esos requisitos con el trabajo?

¿Cómo sabe el equipo de producción que está trabajando con la última versión y no con una obsoleta?

Esto es el control de versiones básico.

No hace falta utilizar un software sofisticado.

Un sistema sencillo que se aplique de forma sistemática tiene mucho más valor que un sistema caro que la gente suele ignorar.

Durante una auditoría, pide un ejemplo de cómo pasa una orden de producción de la fase de aprobación comercial a la de fabricación. Se puede ocultar la información sensible de los clientes; lo que te interesa es el proceso, no los datos confidenciales de otro comprador.

El control de calidad debe ser visible en el proceso

Una sala llena de equipos de medición puede transmitir confianza.

La pregunta más relevante es cómo influyen esas mediciones en la producción.

¿Qué características se comprueban?

¿Cuáles se comprueban durante la producción y cuáles en la inspección final?

¿Cómo se registran los resultados?

¿Qué ocurre si un valor de medición se aproxima —o ya ha superado— el requisito acordado?

¿Quién tiene la autoridad para detener o ajustar la producción?

¿Cómo se identifican los productos afectados?

Estas preguntas permiten a los compradores saber si el control de calidad está integrado en el proceso de fabricación o si se limita principalmente a una función de inspección al final del mismo.

Un útil Proceso de control de calidad de las cápsulas de café Debería hacer algo más que detectar piezas defectuosas.

Debería proporcionar información sobre si el proceso de fabricación se mantiene estable.

Durante una auditoría, no es necesario que el comprador consulte los registros confidenciales de los clientes. Un ejemplo anonimizado de un registro de inspección o de un proceso de control de calidad puede servir igualmente para demostrar cómo funciona el sistema.

La trazabilidad cobra mayor importancia cuando algo sale mal

La trazabilidad puede parecer innecesaria cuando todas las entregas salen a la perfección.

Su valor se pone de manifiesto cuando uno no está.

Supongamos que un cliente informa de una fuga en parte de un envío.

¿Puede el proveedor identificar de qué lote de producción proceden las cápsulas?

¿Pueden relacionar ese lote con la información pertinente sobre la producción y la inspección?

¿Se puede separar el stock afectado del que no lo está?

¿Puede el fabricante determinar si el problema es un caso aislado o si podría tener un alcance mayor?

La trazabilidad no resuelve automáticamente el problema técnico.

Reduce la incertidumbre que rodea a este tema.

Esto es especialmente importante en el caso de los pedidos recurrentes, ya que, de lo contrario, la investigación puede convertirse rápidamente en una cuestión de conjeturas:

¿Era el último lote?

¿Un envío anterior?

¿Una tapa diferente?

¿Una configuración de producción diferente?

Una buena trazabilidad proporciona a la investigación un punto de partida.

No te fíes de las cifras de capacidad de producción tal cual

La capacidad es uno de los datos que más suelen solicitar los compradores.

Además, es una de las cifras que más fácilmente se malinterpretan.

La producción máxima teórica de una máquina no es necesariamente la capacidad comercial sostenible de la fábrica.

La producción real incluye la puesta a punto, los cambios de producto, el mantenimiento, los controles de calidad, el acabado, el embalaje y otras limitaciones. Además, las distintas referencias (SKU) pueden consumir la capacidad de forma diferente.

En lugar de limitarse a preguntar:

“¿Cuántas cápsulas podéis fabricar al día?”

Pregunta:

¿Qué equipos o líneas de producción respaldan esa cifra?

¿Se trata de algo teórico o se basa en la producción real?

¿Cuáles son los principales cuellos de botella?

¿Pueden las líneas de acabado y envasado gestionar el mismo volumen de producción?

¿Qué ocurre cuando se solapan varios pedidos de clientes?

¿De qué capacidad se dispone realmente para un nuevo cliente?

Evaluación capacidad de producción de cápsulas de café De esta forma, los equipos de compras obtienen una visión mucho más útil de la capacidad de suministro.

En un folleto resulta fácil incluir una cifra elevada.

Es más difícil falsificar unos resultados fiables durante una auditoría rigurosa.

Mira el almacén con una mentalidad orientada a la calidad

Es fácil considerar los almacenes como la parte menos técnica de una visita a una fábrica.

No deberían estarlo.

Fíjate en cómo se identifican los materiales y los productos acabados.

¿Están bien diferenciadas las parcelas?

¿Cómo se protegen los productos contra daños innecesarios?

¿Se almacenan las cajas de cartón de forma que se evite una compresión excesiva?

¿Puede el equipo del almacén identificar qué productos terminados corresponden a cada orden de fabricación?

En el caso de las cápsulas de aluminio vacías, la protección física es importante, ya que cualquier daño en el borde o en la geometría del cuerpo puede provocar problemas posteriormente en la línea de llenado.

Una cápsula puede superar la inspección final y, aun así, dejar de ser apta si posteriormente se manipula de forma inadecuada.

Por lo tanto, el control de calidad no termina en el almacén.

Es ahí donde comienza la conservación del producto acabado.

Pregunta qué ocurre con los productos no conformes

No existen las fábricas perfectas.

Una auditoría resulta mucho más esclarecedora cuando un proveedor está dispuesto a explicar qué ocurre cuando la producción no sale a la perfección.

¿Cómo se identifica un producto no conforme?

¿Está físicamente separado?

¿Quién decide si se puede reelaborar, reclasificar o si debe rechazarse?

¿Cómo se hace constar la resolución?

Si un problema se repite, ¿existe algún procedimiento para investigar la causa?

A veces, los compradores se sienten más tranquilos cuando un proveedor afirma:

“Nunca tenemos defectos”.”

Esa respuesta suele suscitar más preguntas, no menos.

Existen variaciones de fabricación.

El indicio de que un sistema de calidad es maduro no es afirmar que nunca surgen problemas.

Es la capacidad de identificarlos, contenerlos, investigarlos y aprender de ellos.

A partir de nuestra experiencia en la fabricación

Las auditorías de fábrica resultan más útiles cuando los compradores solicitan conocer un proceso, en lugar de limitarse a comprobar una lista de verificación.

“¿Tenéis un sistema de control de calidad?”

La respuesta será casi siempre «sí».

“¿Cómo afecta un problema dimensional detectado durante la producción al resto de ese lote de producción?”

Esa es una pregunta mucho mejor.

Lo mismo se aplica a la capacidad, la trazabilidad y el control de materiales.

Tras más de 10 años dedicados a la fabricación de cápsulas de café de aluminio, hemos constatado que los compradores se hacen una idea más clara de cómo funciona una fábrica cuando siguen de principio a fin una serie de situaciones reales.

Enséñame cómo este material se convierte en este producto.

Explícame cómo llega esta especificación a la máquina.

Muéstrame qué ocurre cuando falla una medición.

Explícame cómo se puede rastrear el origen de esta caja hasta su fase de producción.

Esas conversaciones revelan el sistema de fabricación que hay detrás de los equipos.

Y eso es precisamente lo que se pretende verificar en una auditoría de fábrica.

Una auditoría de fábrica debería proporcionarte pruebas, no solo impresiones

Cuando termine la auditoría, intenta distinguir lo que has visto de lo que has comprobado.

Quizá hayas visto equipos impresionantes.

¿Qué pruebas demostraban que produce de forma constante las cápsulas que necesitas?

Quizá hayas visto alguna vez instrumentos de inspección.

¿Qué pruebas demostraban cómo se utilizan durante la producción?

Quizá hayas visto un gran almacén.

¿Qué pruebas demostraban que las parcelas se identificaban y protegían adecuadamente?

Es posible que hayas oído hablar de una cifra de gran capacidad.

¿Qué pruebas lo respaldaban?

Esa es la diferencia entre visitar una fábrica y auditarla.

Una buena auditoría no tiene por qué hacer que el proveedor parezca perfecto.

Debería facilitar la comprensión del sistema de fabricación.

Cuando los equipos de compras pueden ver cómo se interrelacionan los aspectos relacionados con los materiales, la producción, la calidad, la trazabilidad, la capacidad y el almacenamiento, se encuentran en una posición mucho más sólida para decidir si una fábrica puede hacer frente a la producción comercial —y no solo a una primera pedido satisfactorio—.

Preguntas frecuentes

¿Deberían los compradores visitar siempre en persona una fábrica de cápsulas de café?

No necesariamente. Una auditoría presencial puede aportar pruebas sólidas, pero las inspecciones remotas de las fábricas, los recorridos en vídeo en directo, la documentación, las muestras y las auditorías realizadas por terceros también pueden contribuir a la calificación de los proveedores cuando no resulta viable desplazarse.

¿Qué es lo más importante que hay que comprobar durante una auditoría de fábrica?

No hay un único criterio universal. Lo más útil es comprobar que la fábrica cuenta con un proceso controlado capaz de fabricar de forma repetida el producto que pretendes comprar. El control de materiales, la fabricación, la calidad, la trazabilidad y la capacidad contribuyen todos a llegar a esa conclusión.

¿Cómo pueden los compradores comprobar la capacidad de producción de un fabricante?

Pregunta qué equipos y líneas de producción respaldan la capacidad indicada, si la cifra es teórica o se basa en la producción real, cuáles son los cuellos de botella en la fabricación y si los procesos de control de calidad, acabado y embalaje pueden hacer frente al mismo volumen.

¿Por qué deberían los compradores comprobar la trazabilidad?

La trazabilidad ayuda a identificar qué lote de producción está implicado cuando se produce un problema de calidad y permite relacionar los productos terminados con la información pertinente sobre la producción y la inspección. Esto hace que la investigación y la contención de los problemas sean más eficaces.

¿Es suficiente con contar con la certificación ISO u otras certificaciones para que una fábrica de cápsulas cumpla los requisitos?

No. Las certificaciones pertinentes pueden constituir pruebas útiles, pero no sustituyen a los ensayos de productos, la evaluación de procesos, las pruebas de fabricación, la revisión de la documentación ni la confirmación de que el proveedor puede cumplir los requisitos de tu proyecto concreto.