Un tur al fabricii poate fi impresionant fără să-ți ofere prea multe informații.

Vezi mașinile în funcțiune. Capsulele finite sunt așezate ordonat. Cineva îți explică cum funcționează linia de producție, îți arată câteva instrumente de control și te conduce printr-un depozit curat.

Toate sunt utile.

Însă niciunul dintre aceste aspecte, luat separat, nu răspunde la întrebarea la care un cumpărător profesionist are nevoie de un răspuns:

“Poate această fabrică să producă în mod repetat produsul pe care l-am aprobat?”

Iată ce ar trebui să stabilească un audit util al fabricii.

Pentru cumpărătorii de capsule de cafea, un audit nu înseamnă neapărat să găsească cel mai nou aparat sau cea mai mare clădire. Ci înseamnă să facă legătura între ceea ce un furnizor susține că poate face și dovezile privind modul în care funcționează de fapt producția.

Cum se identifică materialul la sosire?

Cum ajunge o specificație de produs aprobată în hala de producție?

Ce caracteristici sunt controlate în timpul procesului de fabricație a capsulelor?

Ce se întâmplă când ceva nu merge cum trebuie?

Se poate stabili dacă o reclamație provine de la un lot de producție?

Și este realist nivelul de producție declarat de producător, odată ce se iau în calcul inspecția calității, finisarea și ambalarea?

Atunci când se evaluează un producător de capsule goale de cafea din aluminiu, aceste întrebări îți oferă, de obicei, mai multe informații decât ți-ar putea oferi vreodată un showroom.

Începe înainte de a intra în fabrică

Un audit util începe înainte de vizita la fabrică.

Dacă cumpărătorul nu a stabilit ce anume trebuie verificat, vizita se poate transforma cu ușurință într-un tur ghidat, mai degrabă decât într-un audit.

Începe cu proiectul.

Ce capsulă intenționezi să cumperi?

Ce volume estimați, în mod realist, că veți înregistra?

Proiectul implică produse standard sau personalizare?

Capsulele vor putea fi procesate pe echipamente de umplere automate?

Ce documente tehnice, privind contactul cu alimentele sau comerciale sunt importante pentru organizația dumneavoastră?

Odată ce aceste cerințe sunt clar stabilite, auditul se poate concentra asupra verificării dacă fabrica dispune de sistemele necesare pentru a le îndeplini.

Acesta este și motivul pentru care o abordare mai amplă calificarea furnizorilor de capsule de cafea Procesul nu ar trebui să se bazeze exclusiv pe vizita la fața locului. Probele, documentația tehnică, comunicarea, capacitatea comercială și dovezile concrete privind procesul de fabricație contribuie toate la decizia de calificare.

Un audit al fabricii reprezintă una dintre dovezi.

Una importantă, dar totuși doar o piesă.

Urmați traseul materialului, nu doar traseul turului

Majoritatea vizitelor la fabrici au un traseu stabilit dinainte.

O modalitate mai revelatoare de a înțelege procesul de fabricație este aceea de a urmări mental parcursul produsului.

Începeți de la punctul de intrare a materialelor.

Cum sunt identificate materialele primite?

Fabrica poate face distincția între diferite loturi de materiale?

Unde sunt depozitate?

Ce împiedică introducerea unui material necorespunzător în procesul de producție?

În ce fel este legat materialul de produsul care va fi fabricat în cele din urmă din acesta?

În cazul ambalajelor destinate contactului cu alimentele, întrebați, de asemenea, ce documente se referă la materialul sau la structura finală a produsului destinat contactului cu alimentele și dacă respectivele documente se aplică produsului pe care îl achiziționați.

Nu este neapărat necesar să verificați personal fiecare înregistrare din depozit.

Ideea este să vedem dacă există un lanț logic de la materia primă până la produsul finit.

Dacă fabrica nu poate explica în mod clar acest lanț, trasabilitatea ulterioară devine mult mai dificilă.

Echipamentele de producție sunt importante, dar întrebați-vă ce controlează ele de fapt

Echipamentele sunt probabil cel mai ușor de observat element în timpul unui audit.

Nu vă limitați doar la mașinile de numărat.

Întreabă ce anume controlează de fapt fiecare operațiune critică.

În cazul formării capsulelor, de exemplu, discuția relevantă nu se referă doar la viteza mașinii. Este vorba despre capacitatea procesului de a reproduce în mod repetat geometria prevăzută de specificația aprobată.

Uită-te cum este instalat echipamentul.

Cum se realizează modificarea diferitelor produse sau specificații?

Cum se controlează setările?

Ce se întâmplă după lucrările de întreținere sau după schimbarea uneltelor?

Cum se verifică producția după repornirea liniei?

O mașină cu grad ridicat de automatizare poate îmbunătăți uniformitatea, dar automatizarea în sine nu garantează controlul procesului.

Fabrica trebuie încă să știe care este nivelul acceptabil al producției și cum va putea recunoaște momentul în care producția începe să se abată de la acest obiectiv.

Mașinile generează rezultate.

Controlul procesului face ca acea ieșire să fie utilă.

Întrebați cum se transpune specificația aprobată în procesul de producție

Un cumpărător aprobă un eșantion și specificațiile tehnice.

Și apoi?

Această întrebare este surprinzător de importantă.

Produsul aprobat trebuie transformat în informații pe care echipele de producție și de calitate le pot utiliza efectiv.

Care desen sau specificație este cea mai recentă?

Cum se identifică culoarea sau finisajul corect?

Care versiune a operei de artă este valabilă?

Dacă capacul sau ambalajul fac parte din comandă, în ce fel sunt legate aceste cerințe de comanda respectivă?

De unde știe echipa de producție că lucrează cu cea mai recentă versiune și nu cu una învechită?

Acesta este un sistem de control al versiunilor de bază.

Nu este nevoie să se folosească un software sofisticat.

Un sistem simplu, respectat cu consecvență, are o valoare mult mai mare decât un sistem costisitor pe care oamenii îl ocolesc în mod obișnuit.

În timpul unui audit, cereți un exemplu care să ilustreze modul în care o comandă de producție trece de la aprobarea comercială la etapa de fabricație. Informațiile sensibile referitoare la clienți pot fi ascunse; vă interesați de proces, nu de datele confidențiale ale altui cumpărător.

Controlul calității ar trebui să fie vizibil în cadrul procesului

O încăpere plină de echipamente de măsurare poate inspira încredere.

O întrebare mai relevantă este aceea privind modul în care aceste măsurători influențează producția.

Ce caracteristici sunt verificate?

Care dintre ele sunt verificate în timpul producției și care la inspecția finală?

Cum se înregistrează rezultatele?

Ce se întâmplă dacă o valoare măsurată se apropie de — sau a depășit — cerința convenită?

Cine are competența de a opri sau de a ajusta producția?

Cum se identifică produsele afectate?

Aceste întrebări le indică cumpărătorilor dacă controlul calității este integrat în procesul de fabricație sau dacă există în principal ca o funcție de inspecție la finalul procesului.

Un ghid util procesul de control al calității capsulelor de cafea ar trebui să facă mai mult decât să identifice piesele defecte.

Ar trebui să ofere informații cu privire la stabilitatea procesului de fabricație.

În cadrul unui audit, un cumpărător nu trebuie neapărat să aibă acces la înregistrările confidențiale ale clienților. Un exemplu anonimizat al unui raport de inspecție sau al unui flux de lucru privind calitatea poate demonstra, totuși, modul în care funcționează sistemul.

Trasabilitatea este esențială mai ales atunci când ceva nu merge bine

Trasabilitatea poate părea inutilă atunci când fiecare livrare este perfectă.

Valoarea sa se evidențiază atunci când celălalt lipsește.

Să presupunem că un client semnalează o scurgere la o parte dintr-un transport.

Furnizorul poate identifica lotul de producție din care provin capsulele?

Pot corela acele date cu informațiile relevante privind producția și inspecția?

Stocul afectat poate fi separat de cel neafectat?

Poate producătorul să stabilească dacă problema este un caz izolat sau dacă ar putea avea o amploare mai mare?

Trasabilitatea nu rezolvă automat problema tehnică.

Reduce incertitudinea legată de acest aspect.

Acest lucru este deosebit de important în cazul comenzilor repetate, deoarece, în caz contrar, investigația poate deveni rapid o chestiune de presupuneri:

Era ultimul lot?

O livrare mai veche?

Un capac diferit?

O configurație de producție diferită?

O bună trasabilitate oferă anchetei un punct de plecare.

Nu luați la prima vedere cifrele referitoare la capacitatea de producție

Capacitatea este una dintre cele mai frecvente informații solicitate de cumpărători.

Este, de asemenea, unul dintre cele mai ușor de interpretat greșit numere.

Producția maximă teoretică a unei mașini nu corespunde neapărat cu capacitatea comercială sustenabilă a fabricii.

Producția efectivă include pregătirea, schimbarea produselor, întreținerea, verificările de calitate, finisarea, ambalarea și alte constrângeri. De asemenea, diferitele coduri de produs (SKU) pot consuma capacitatea în mod diferit.

În loc să întrebi doar:

“Câte capsule puteți produce pe zi?”

Întreabă:

Ce echipamente sau linii de producție stau la baza acestei cifre?

Este vorba de o abordare teoretică sau se bazează pe producția reală?

Care sunt principalele obstacole?

Procesele de finisare și ambalare pot face față aceluiași volum de producție?

Ce se întâmplă când mai multe comenzi ale clienților se suprapun?

Care este, în mod realist, capacitatea disponibilă pentru un client nou?

Evaluarea capacitatea de producție a capsulelor de cafea Această abordare oferă echipelor de achiziții o imagine mult mai utilă asupra capacității de aprovizionare.

Un număr mare se tipărește ușor într-o broșură.

Rezultatele fiabile sunt mai greu de falsificat în cadrul unui audit riguros.

Privește depozitul din perspectiva calității

Depozitele pot fi considerate cu ușurință partea cea mai puțin tehnică a unui tur al fabricii.

Nu ar trebui să fie așa.

Uitați-vă cum sunt identificate materialele și produsele finite.

Loturile sunt delimitate clar?

Cum sunt protejate produsele împotriva deteriorării inutile?

Cutiile de carton sunt depozitate astfel încât să se evite compresia excesivă?

Echipa din depozit poate identifica care produse finite corespund fiecărei comenzi de producție?

În cazul capsulelor goale din aluminiu, protecția fizică este importantă, deoarece deteriorarea marginii sau a geometriei corpului poate genera probleme ulterioare pe linia de umplere.

O capsulă poate trece de inspecția finală și totuși să devină improprie pentru utilizare dacă este manipulată necorespunzător ulterior.

Prin urmare, controlul calității nu se încheie la depozit.

Aici începe procesul de conservare a produsului finit.

Întrebați ce se întâmplă cu produsele neconforme

Fabricile perfecte nu există.

Un audit devine mult mai informativ atunci când un furnizor este dispus să explice ce se întâmplă atunci când producția nu decurge perfect.

Cum se identifică un produs neconform?

Este separat fizic?

Cine decide dacă poate fi refăcut, reclasificat sau trebuie respins?

Cum se consemnează decizia?

Dacă o problemă se repetă, există o procedură de investigare a cauzei?

Cumpărătorii se simt uneori mai liniștiți atunci când un furnizor afirmă:

“Nu avem niciodată defecte.”

De obicei, răspunsul acela ar trebui să genereze mai multe întrebări, nu mai puține.

Există variații de fabricație.

Semnul unui sistem de calitate matur nu este afirmația că nu apar niciodată probleme.

Este vorba despre capacitatea de a le identifica, de a le ține sub control, de a le investiga și de a trage învățăminte din ele.

Din experiența noastră în domeniul producției

Auditurile în fabrică sunt cele mai utile atunci când cumpărătorii doresc să înțeleagă un proces, mai degrabă decât să se limiteze la verificarea unei liste de verificare.

“Aveți un sistem de control al calității?”

Răspunsul va fi aproape întotdeauna „da”.

“Cum afectează o problemă legată de dimensiuni, descoperită în timpul producției, restul acelui lot de producție?”

Asta e o întrebare mult mai bună.

Același lucru este valabil și în ceea ce privește capacitatea, trasabilitatea și controlul materialelor.

După mai bine de 10 ani de activitate în domeniul producției de capsule de cafea din aluminiu, am constatat că cumpărătorii își fac o imagine mai clară despre o fabrică atunci când urmăresc câteva scenarii reale de la început până la sfârșit.

Arată-mi cum acest material se transformă în acest produs.

Arată-mi cum ajunge această specificație la mașină.

Arată-mi ce se întâmplă când o măsurătoare eșuează.

Arată-mi cum se poate urmări traseul acestei cutii până la etapa de producție.

Aceste conversații dezvăluie sistemul de producție din spatele echipamentelor.

Și tocmai asta este scopul real al unui audit de fabrică: să verifice acest lucru.

Un audit de fabrică ar trebui să vă ofere dovezi, nu doar impresii

La finalul auditului, încearcă să faci distincția între ceea ce ai observat și ceea ce ai verificat.

Poate că ați văzut echipamente impresionante.

Ce dovezi au arătat că produce în mod constant capsulele de care aveți nevoie?

Poate că ați văzut instrumente de inspecție.

Ce dovezi au arătat modul în care sunt utilizate în timpul producției?

Poate că ați văzut un depozit mare.

Ce dovezi au arătat că loturile sunt identificate și protejate în mod corespunzător?

Poate că ați auzit o cifră referitoare la o capacitate mare.

Ce dovezi au susținut această afirmație?

Aceasta este diferența dintre vizitarea unei fabrici și efectuarea unui audit la aceasta.

Un audit bun nu trebuie neapărat să-l prezinte pe furnizor ca fiind perfect.

Ar trebui să facă sistemul de producție ușor de înțeles.

Atunci când echipele de achiziții pot observa legăturile dintre materiale, producție, calitate, trasabilitate, capacitate și depozitare, se află într-o poziție mult mai solidă pentru a decide dacă o fabrică poate susține producția comercială — nu doar o primă comandă reușită.

Întrebări frecvente

Ar trebui cumpărătorii să viziteze întotdeauna personal o fabrică de capsule de cafea?

Nu neapărat. Un audit la fața locului poate oferi dovezi solide, dar și inspecțiile la distanță ale fabricilor, tururile video în direct, documentația, mostrele și auditurile efectuate de terți pot contribui la calificarea furnizorilor atunci când deplasarea nu este fezabilă.

Care este cel mai important aspect care trebuie verificat în cadrul unui audit de fabrică?

Nu există un singur criteriu universal. Cel mai util obiectiv este acela de a verifica dacă fabrica dispune de un proces controlat, capabil să producă în mod repetat produsul pe care intenționați să îl cumpărați. Controlul materialelor, procesul de fabricație, calitatea, trasabilitatea și capacitatea de producție contribuie toate la această concluzie.

Cum pot cumpărătorii să verifice capacitatea de producție a unui producător?

Întrebați ce echipamente și linii de producție susțin capacitatea declarată, dacă cifra este teoretică sau se bazează pe producția reală, care sunt punctele de blocaj din procesul de fabricație și dacă etapele de control al calității, finisare și ambalare pot face față aceluiași volum.

De ce ar trebui cumpărătorii să verifice trasabilitatea?

Trasabilitatea ajută la identificarea lotului de producție implicat atunci când apare o problemă de calitate și permite corelarea produselor finite cu informațiile relevante privind producția și inspecția. Acest lucru sporește eficiența investigării și limitării problemelor.

Este suficient ca o fabrică de capsule să dețină certificarea ISO sau alte certificate pentru a îndeplini cerințele de calificare?

Nu. Certificările relevante pot constitui dovezi utile, dar nu înlocuiesc testarea produselor, evaluarea proceselor, dovezile privind procesul de fabricație, revizuirea documentației și confirmarea faptului că furnizorul poate îndeplini cerințele proiectului dumneavoastră specific.