Eine Werksbesichtigung kann beeindruckend sein, ohne dass man dabei viel erfährt.

Man sieht Maschinen laufen. Die fertigen Kapseln sind ordentlich aufgereiht. Jemand erklärt die Produktionslinie, zeigt einige Prüfgeräte und führt einen durch ein sauberes Lager.

Alles nützlich.

Aber nichts davon allein beantwortet die Frage, auf die ein professioneller Einkäufer tatsächlich eine Antwort braucht:

“Kann dieses Werk das von uns genehmigte Produkt wiederholt herstellen?”

Genau das sollte ein sinnvolles Werksaudit ermitteln.

Für Käufer von Kaffeekapseln geht es bei einem Audit nicht in erster Linie darum, die neueste Maschine oder das größte Gebäude zu finden. Vielmehr geht es darum, die Aussagen eines Lieferanten über seine Leistungsfähigkeit mit Belegen darüber abzugleichen, wie die Produktion tatsächlich abläuft.

Wie wird das Material bei der Ankunft identifiziert?

Wie gelangt eine genehmigte Produktspezifikation in die Produktion?

Welche Eigenschaften werden bei der Herstellung von Kapseln kontrolliert?

Was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Lässt sich eine Reklamation auf eine Produktionscharge zurückführen?

Und ist die vom Hersteller angegebene Produktionsleistung realistisch, wenn man die Qualitätskontrolle, die Endbearbeitung und die Verpackung mit einbezieht?

Bei der Bewertung eines Hersteller von leeren Aluminium-Kaffeekapseln, diese Fragen verraten Ihnen in der Regel mehr, als ein Ausstellungsraum es jemals könnte.

Fangen Sie an, bevor Sie die Fabrik betreten

Ein sinnvolles Audit beginnt bereits vor dem Werksbesuch.

Wenn der Käufer nicht festgelegt hat, was überprüft werden soll, kann der Besuch leicht zu einer Führung statt zu einem Audit werden.

Fangen Sie mit dem Projekt an.

Welche Kapsel möchten Sie kaufen?

Mit welchem Absatz rechnen Sie realistisch gesehen?

Handelt es sich bei dem Projekt um Standardprodukte oder um Sonderanfertigungen?

Lassen sich die Kapseln auf automatischen Abfüllanlagen verarbeiten?

Welche technischen, lebensmittelrechtlichen oder geschäftlichen Dokumente sind für Ihr Unternehmen von Bedeutung?

Sobald diese Anforderungen klar sind, kann sich das Audit darauf konzentrieren, ob das Werk über die erforderlichen Systeme verfügt, um diese zu erfüllen.

Das ist auch der Grund, warum eine umfassendere Qualifizierung von Lieferanten für Kaffeekapseln Der Prozess sollte nicht allein vom Vor-Ort-Besuch abhängen. Proben, technische Unterlagen, Kommunikation, kommerzielle Leistungsfähigkeit und Nachweise zur tatsächlichen Fertigung tragen alle zur Qualifizierungsentscheidung bei.

Ein Werksaudit ist ein Beleg dafür.

Ein wichtiges Teil, aber eben nur ein Teil.

Folgen Sie dem Material, nicht nur der Tourroute

Bei den meisten Werksbesichtigungen ist die Route im Voraus festgelegt.

Eine aufschlussreichere Methode, um die Fertigung zu verstehen, besteht darin, dem Produkt gedanklich zu folgen.

Beginnen Sie dort, wo die Materialien ankommen.

Wie werden eingehende Materialien identifiziert?

Kann das Werk verschiedene Materialchargen unterscheiden?

Wo werden sie gelagert?

Was verhindert, dass ein falsches Material in die Produktion gelangt?

Inwiefern steht das Material in Zusammenhang mit dem Produkt, das letztendlich daraus hergestellt wird?

Fragen Sie bei Verpackungen mit Lebensmittelkontakt außerdem nach, welche Unterlagen sich auf das Material oder die fertige Konstruktion mit Lebensmittelkontakt beziehen und ob diese Unterlagen für das konkrete Produkt gelten, das Sie kaufen.

Sie müssen nicht unbedingt jeden Lagerbeleg selbst prüfen.

Es geht darum, festzustellen, ob eine logische Kette vom eingehenden Material bis zum fertigen Produkt besteht.

Wenn das Werk diese Kette nicht klar darlegen kann, wird die spätere Rückverfolgbarkeit erheblich erschwert.

Die Produktionsausrüstung ist wichtig, aber fragen Sie sich, was sie tatsächlich steuert

Die Ausrüstung fällt bei einem Audit wahrscheinlich am ehesten ins Auge.

Beschränken Sie sich nicht auf Zählmaschinen.

Fragen Sie, was jeder kritische Vorgang tatsächlich steuert.

Bei der Kapselherstellung geht es beispielsweise nicht nur um die Maschinengeschwindigkeit. Es geht vielmehr darum, ob der Prozess wiederholt die in der genehmigten Spezifikation geforderte Geometrie erzielen kann.

Schauen Sie sich an, wie die Ausrüstung aufgebaut ist.

Wie werden Änderungen an verschiedenen Produkten oder Spezifikationen umgesetzt?

Wie werden die Einstellungen gesteuert?

Was passiert nach Wartungsarbeiten oder einem Werkzeugwechsel?

Wie wird die Produktion nach dem Neustart der Anlage überprüft?

Eine hochautomatisierte Maschine kann die Konsistenz verbessern, doch die Automatisierung an sich ist noch kein Garant für eine Prozesskontrolle.

Das Werk muss weiterhin wissen, wie eine akzeptable Produktionsleistung aussieht und wie es erkennen kann, wenn die Produktion von diesem Ziel abweicht.

Maschinen erzeugen Ergebnisse.

Die Prozesssteuerung sorgt dafür, dass diese Ausgabe nutzbar ist.

Fragen Sie nach, wie die genehmigte Spezifikation in die Produktion einfließt

Ein Käufer genehmigt ein Muster und die technischen Spezifikationen.

Und was dann?

Diese Frage ist überraschend wichtig.

Das freigegebene Produkt muss in Informationen umgewandelt werden, die die Produktions- und Qualitätsteams tatsächlich nutzen können.

Welche Zeichnung oder Spezifikation ist aktuell?

Wie lässt sich die richtige Farbe bzw. Oberflächenausführung ermitteln?

Welche Version des Kunstwerks gilt?

Wenn der Deckel oder die Verpackung Teil der Bestellung sind, in welchem Zusammenhang stehen diese Anforderungen dann mit dem Auftrag?

Woher weiß das Produktionsteam, dass es mit der aktuellsten Version arbeitet und nicht mit einer veralteten?

Das ist eine grundlegende Versionierung.

Dazu ist keine hochentwickelte Software erforderlich.

Ein einfaches System, das konsequent befolgt wird, ist weitaus wertvoller als ein teures System, das regelmäßig umgangen wird.

Bitten Sie während eines Audits um ein Beispiel dafür, wie ein Fertigungsauftrag von der kaufmännischen Freigabe in die Fertigung gelangt. Vertrauliche Kundendaten können dabei ausgeblendet werden; Sie betrachten ja den Prozess und nicht die vertraulichen Daten eines anderen Einkäufers.

Die Qualitätskontrolle sollte im Prozess sichtbar sein

Ein Raum voller Messgeräte kann ein beruhigendes Gefühl vermitteln.

Die sinnvollere Frage ist, wie sich diese Messungen auf die Produktion auswirken.

Welche Merkmale werden geprüft?

Welche werden während der Produktion geprüft und welche bei der Endkontrolle?

Wie werden die Ergebnisse erfasst?

Was passiert, wenn sich ein Messwert der vereinbarten Anforderung nähert – oder diese bereits überschritten hat?

Wer ist befugt, die Produktion zu stoppen oder anzupassen?

Wie lassen sich betroffene Produkte identifizieren?

Anhand dieser Fragen können Käufer erkennen, ob die Qualitätskontrolle in den Fertigungsprozess integriert ist oder hauptsächlich als abschließende Prüfungsfunktion dient.

Ein nützliches Qualitätskontrollverfahren für Kaffeekapseln sollte mehr tun, als nur fehlerhafte Teile zu finden.

Es sollte Aufschluss darüber geben, ob der Herstellungsprozess stabil bleibt.

Bei einem Audit muss ein Einkäufer nicht unbedingt Einblick in vertrauliche Kundendaten erhalten. Ein anonymisiertes Beispiel für einen Prüfbericht oder einen Qualitätsarbeitsablauf kann dennoch verdeutlichen, wie das System funktioniert.

Rückverfolgbarkeit ist besonders wichtig, wenn etwas schiefgeht

Rückverfolgbarkeit kann überflüssig erscheinen, wenn jede Lieferung einwandfrei ist.

Sein Wert zeigt sich erst, wenn man selbst nicht da ist.

Angenommen, ein Kunde meldet, dass ein Teil einer Lieferung undicht ist.

Kann der Lieferant feststellen, aus welcher Produktionscharge die Kapseln stammen?

Können sie diese Charge mit den entsprechenden Produktions- und Prüfinformationen verknüpfen?

Können betroffene Bestände von nicht betroffenen Beständen getrennt werden?

Kann der Hersteller feststellen, ob es sich um einen Einzelfall handelt oder ob das Problem möglicherweise weiter verbreitet ist?

Die Rückverfolgbarkeit löst das technische Problem nicht automatisch.

Das verringert die damit verbundene Unsicherheit.

Dies ist besonders bei Nachbestellungen wichtig, da die Nachforschung andernfalls schnell zu reinen Vermutungen werden kann:

War es die letzte Charge?

Eine ältere Lieferung?

Ein anderer Deckel?

Eine andere Produktionskonfiguration?

Eine gute Rückverfolgbarkeit bietet den Ermittlern einen Ansatzpunkt.

Man sollte Produktionskapazitätszahlen nicht für bare Münze nehmen

Die Kapazität ist eine der Angaben, nach denen Käufer am häufigsten fragen.

Es ist zudem eine der Zahlen, die am leichtesten missverstanden werden können.

Die theoretische Höchstleistung einer Maschine entspricht nicht unbedingt der nachhaltig wirtschaftlichen Kapazität des Werks.

Die tatsächliche Produktion umfasst Rüstzeiten, Produktwechsel, Wartungsarbeiten, Qualitätsprüfungen, Endbearbeitung, Verpackung und weitere Einschränkungen. Verschiedene SKUs können zudem unterschiedliche Kapazitäten beanspruchen.

Anstatt nur zu fragen:

“Wie viele Kapseln können Sie pro Tag herstellen?”

Frage:

Welche Anlagen oder Produktionslinien tragen zu dieser Zahl bei?

Handelt es sich um eine theoretische Betrachtung oder basiert sie auf der tatsächlichen Produktion?

Was sind die größten Engpässe?

Können die Endbearbeitung und die Verpackung das gleiche Produktionsvolumen bewältigen?

Was passiert, wenn sich mehrere Kundenaufträge überschneiden?

Wie viel Kapazität steht realistisch gesehen für einen neuen Kunden zur Verfügung?

Auswertung Produktionskapazität für Kaffeekapseln Auf diese Weise erhalten die Beschaffungsteams einen wesentlich aussagekräftigeren Überblick über die Lieferkapazitäten.

Eine große Zahl lässt sich in einer Broschüre gut darstellen.

Bei einer gründlichen Prüfung lässt sich ein zuverlässiges Ergebnis schwerer vortäuschen.

Betrachten Sie das Lager unter dem Gesichtspunkt der Qualität

Lagerhallen werden oft als der am wenigsten technische Teil einer Werksbesichtigung betrachtet.

Das sollte nicht so sein.

Sehen Sie sich an, wie Materialien und Fertigprodukte gekennzeichnet werden.

Sind die Parzellen klar voneinander abgegrenzt?

Wie werden Produkte vor unnötigen Schäden geschützt?

Werden die Kartons so gelagert, dass eine übermäßige Zusammendrückung vermieden wird?

Kann das Lagerteam feststellen, welche Fertigwaren zu welchem Fertigungsauftrag gehören?

Bei leeren Aluminiumkapseln ist der physische Schutz wichtig, da Beschädigungen am Rand oder an der Körpergeometrie später auf der Abfüllanlage zu Problemen führen können.

Eine Kapsel kann die Endkontrolle bestehen und dennoch unbrauchbar werden, wenn sie anschließend unsachgemäß gehandhabt wird.

Die Qualitätskontrolle endet also nicht erst im Lager.

Hier beginnt die Konservierung des Endprodukts.

Fragen Sie, was mit nicht konformen Produkten geschieht

Perfekte Fabriken gibt es nicht.

Ein Audit liefert weitaus mehr Aufschluss, wenn ein Lieferant bereit ist, zu erklären, was passiert, wenn die Produktion nicht reibungslos verläuft.

Wie werden nicht konforme Produkte identifiziert?

Ist es räumlich getrennt?

Wer entscheidet, ob es überarbeitet oder neu eingestuft werden kann oder abgelehnt werden muss?

Wie wird die Entscheidung festgehalten?

Gibt es ein Verfahren zur Ermittlung der Ursache, falls ein Problem wiederholt auftritt?

Käufer fühlen sich manchmal beruhigt, wenn ein Lieferant behauptet:

“Bei uns gibt es niemals Mängel.”

Diese Antwort sollte in der Regel eher weitere Fragen aufwerfen als sie zu verringern.

Es bestehen Fertigungstoleranzen.

Ein Zeichen für ein ausgereiftes Qualitätssystem ist nicht die Behauptung, dass niemals Probleme auftreten.

Es geht darum, Probleme zu erkennen, einzudämmen, zu untersuchen und daraus zu lernen.

Aus unserer Erfahrung in der Fertigung

Werksaudits sind dann am nützlichsten, wenn Käufer versuchen, einen Prozess zu verstehen, anstatt lediglich eine Checkliste abzuarbeiten.

“Gibt es bei Ihnen eine Qualitätskontrolle?”

Die Antwort lautet fast immer „Ja“.

“Wie wirkt sich ein während der Produktion festgestelltes Maßproblem auf den Rest dieser Produktionscharge aus?”

Das ist eine viel bessere Frage.

Das Gleiche gilt für Kapazität, Rückverfolgbarkeit und Materialkontrolle.

Nach mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Herstellung von Kaffeekapseln aus Aluminium haben wir festgestellt, dass sich Käufer ein klareres Bild von einem Werk machen können, wenn sie einige reale Szenarien von Anfang bis Ende mitverfolgen.

Zeig mir, wie aus diesem Material dieses Produkt entsteht.

Zeigen Sie mir, wie diese Spezifikation an die Maschine weitergeleitet wird.

Zeig mir, was passiert, wenn eine Messung fehlschlägt.

Zeigen Sie mir, wie sich dieser Karton bis zur Herstellung zurückverfolgen lässt.

Diese Gespräche geben Aufschluss über das Fertigungssystem, das hinter den Anlagen steht.

Und genau das soll ein Werksaudit eigentlich überprüfen.

Ein Werksaudit sollte Ihnen konkrete Belege liefern, nicht nur Eindrücke

Wenn die Prüfung abgeschlossen ist, versuchen Sie, das, was Sie gesehen haben, von dem zu trennen, was Sie überprüft haben.

Vielleicht haben Sie schon einmal beeindruckende Ausrüstung gesehen.

Welche Nachweise belegten, dass das Gerät die von Ihnen benötigten Kapseln in gleichbleibender Qualität herstellt?

Vielleicht haben Sie schon einmal Prüfgeräte gesehen.

Welche Belege zeigten, wie sie während der Produktion eingesetzt werden?

Vielleicht haben Sie schon einmal ein großes Lagerhaus gesehen.

Welche Belege zeigten, dass die Grundstücke ordnungsgemäß identifiziert und geschützt wurden?

Vielleicht haben Sie schon einmal von einer hohen Kapazitätszahl gehört.

Welche Beweise sprachen dafür?

Das ist der Unterschied zwischen einer Werksbesichtigung und einem Werksaudit.

Ein gutes Audit muss den Lieferanten nicht unbedingt in einem perfekten Licht erscheinen lassen.

Es sollte das Fertigungssystem verständlich machen.

Wenn Beschaffungsteams erkennen, wie Material, Produktion, Qualität, Rückverfolgbarkeit, Kapazität und Lagerhaltung miteinander zusammenhängen, sind sie viel besser in der Lage zu entscheiden, ob ein Werk die kommerzielle Produktion bewältigen kann – und nicht nur einen erfolgreichen ersten Auftrag.

Häufig gestellte Fragen

Sollten Käufer eine Kaffeekapsel-Fabrik immer persönlich besuchen?

Nicht unbedingt. Ein Audit vor Ort kann zwar stichhaltige Nachweise liefern, doch auch Fernüberprüfungen von Produktionsstätten, Live-Videoführungen, Unterlagen, Muster und Audits durch unabhängige Dritte können zur Lieferantenqualifizierung beitragen, wenn Reisen nicht praktikabel sind.

Was ist das Wichtigste, das bei einem Werksaudit überprüft werden muss?

Es gibt kein allgemeingültiges Kriterium. Am sinnvollsten ist es, sich zu vergewissern, dass das Werk über einen kontrollierten Prozess verfügt, mit dem das von Ihnen beabsichtigte Produkt wiederholt hergestellt werden kann. Materialkontrolle, Fertigung, Qualität, Rückverfolgbarkeit und Kapazität tragen alle zu dieser Einschätzung bei.

Wie können Einkäufer die Produktionskapazität eines Herstellers überprüfen?

Fragen Sie, welche Anlagen und Produktionslinien die angegebene Kapazität gewährleisten, ob es sich bei der Zahl um einen theoretischen Wert handelt oder ob sie auf der tatsächlichen Produktionsleistung basiert, wo die Engpässe in der Fertigung liegen und ob die Qualitätskontrolle, die Endbearbeitung und die Verpackung das gleiche Volumen bewältigen können.

Warum sollten Käufer die Rückverfolgbarkeit überprüfen?

Die Rückverfolgbarkeit hilft dabei, bei Auftreten eines Qualitätsproblems festzustellen, um welche Produktionscharge es sich handelt, und ermöglicht es, Fertigprodukte mit den entsprechenden Produktions- und Prüfdaten zu verknüpfen. Dadurch lassen sich Probleme effektiver untersuchen und eingedämmt werden.

Reichen ISO- oder andere Zertifikate aus, um eine Kapselfabrik als qualifiziert anzuerkennen?

Nein. Entsprechende Zertifizierungen können zwar als nützliche Nachweise dienen, ersetzen jedoch nicht die Produktprüfung, die Prozessbewertung, den Nachweis der Fertigungsfähigkeit, die Überprüfung der Dokumentation und die Bestätigung, dass der Lieferant die Anforderungen Ihres konkreten Projekts erfüllen kann.