“Qual é a vossa quantidade mínima de encomenda?”

É uma das primeiras perguntas que os compradores fazem quando se lança um produto de coleção cápsula.

Mas, normalmente, não é essa a questão que determina a quantidade que devem encomendar.

Um fabricante pode estar disposto a fornecer 4 000 cápsulas. Isso não significa, automaticamente, que 4 000 sejam suficientes.

Outro fornecedor pode oferecer um preço melhor para 100 000 unidades. Mas isso também não significa que comprar 100 000 unidades seja uma boa ideia.

A parte difícil de uma primeira encomenda é que se tem de tomar uma decisão relativa ao stock antes de se dispor de muitos dados reais sobre as vendas.

Se a previsão for demasiado conservadora, um lançamento bem-sucedido pode esgotar o stock antes da chegada da próxima remessa. Se a previsão for demasiado otimista, o capital fica imobilizado em cápsulas — possivelmente cápsulas com cores personalizadas, impressas ou embaladas de forma específica, que serão difíceis de utilizar noutros contextos caso o produto sofra alterações.

Portanto, a primeira ordem não deve começar com:

“Qual é a quantidade mínima que podemos comprar?”

Uma pergunta mais útil é:

“De que quantidade de stock precisamos para avaliar o mercado sem criar um problema de abastecimento, caso o produto tenha um bom desempenho?”

Para os compradores que estão a procurar cápsulas de café em alumínio com quantidade mínima de encomenda reduzida, é esse o equilíbrio que vale a pena encontrar.

Primeiro, distinguir “Encomenda mínima” de “Encomenda com prioridade”

O MOQ é uma restrição do fornecedor.

A quantidade de primeira ordem é uma decisão empresarial.

Influenciam-se mutuamente, mas não são a mesma coisa.

O MOQ indica a quantidade mínima que um fornecedor pode razoavelmente fornecer num determinado contexto de produção.

A quantidade do seu primeiro pedido deve refletir a quantidade que a sua empresa prevê utilizar antes de o reabastecimento ficar disponível.

Essa distinção torna-se mais clara quando se comparam cápsulas padrão e personalizadas.

Na Kervoo, as cápsulas de café de alumínio padrão podem ser encomendadas a partir de uma caixa de 4 000 unidades, sujeito à disponibilidade de stock. Também estão disponíveis amostras antes de uma encomenda de produção.

No caso de projetos OEM personalizados, cerca de 20 000 unidades por modelo constitui, geralmente, um ponto de partida mais prático para a produção.

Esses são parâmetros do lado da oferta.

Eles dizem-lhe o que é comercialmente viável.

Não te dizem quanto tempo vai demorar o teu primeiro ciclo de vendas.

Uma empresa que prevê vender 30 000 cápsulas durante o seu primeiro mês não deve fazer uma encomenda de 4 000 unidades simplesmente porque essa é a quantidade mínima.

Da mesma forma, uma empresa que nunca tenha vendido uma cápsula não deve comprometer-se automaticamente com uma produção personalizada em grande escala apenas para reduzir o custo unitário.

Comece por definir um intervalo de vendas, e não uma única previsão

As previsões relativas a novos produtos têm a tendência de parecer mais precisas nas folhas de cálculo do que na realidade.

Suponhamos que o plano de lançamento diga:

“Vendas previstas: 20 000 cápsulas por mês.”

De onde veio esse número?

Já é cliente?

Compromissos no setor do retalho?

Encomendas de distribuidores?

Tráfego no site?

Ou simplesmente o objetivo que a equipa espera alcançar?

A fonte é importante.

No caso de um novo produto, pode ser mais útil criar três cenários:

Letras minúsculas

Caso previsto

Maiúsculas

Por exemplo:

Quantidade mínima: 8 000 cápsulas/mês

Número de casos previsto: 20 000 por mês

Caso mais elevado: 35 000/mês

Estes valores são meramente exemplos e não constituem referências de mercado.

Em seguida, pergunte o que acontece com a primeira encomenda em cada cenário.

O stock dura nove meses se a procura for baixa?

Se a procura for elevada, esgota-se em três semanas?

O planeamento de cenários revela esses riscos de forma muito mais clara do que uma previsão “precisa”.

Não considere todas as vendas previstas como igualmente certas

Uma ordem de compra confirmada por um distribuidor e uma previsão de vendas otimista não devem ter o mesmo peso.

Isto pode parecer óbvio, mas o planeamento de primeira ordem, por vezes, agrupa todos os canais de vendas potenciais num único valor.

Isso ajuda a distinguir a procura em função do nível de confiança.

Por exemplo:

Procura confirmada:
encomendas ou requisitos contratuais já conhecidos.

Procura altamente provável:
clientes existentes com uma forte intenção de compra.

Previsão da procura:
expectativa razoável com base em produtos históricos ou comparáveis.

Procura aspiracional:
o que a empresa gostaria de vender.

A terminologia não tem grande importância.

A distinção faz a diferença.

A primeira encomenda deve garantir a satisfação da procura conhecida e razoavelmente provável, ao mesmo tempo que se deve ser mais cauteloso em relação ao stock adquirido apenas com base em ambições.

Isto é especialmente importante no caso das cápsulas personalizadas, uma vez que o excesso de stock nem sempre permite flexibilidade.

A contagem de SKUs pode transformar uma encomenda sensata em várias encomendas arriscadas

Uma primeira encomenda de 40 000 cápsulas pode parecer algo exequível.

Até se tornar:

10 000 cafés expresso

10 000 Lungo

10 000 descafeinados

10 000 de origem única

Agora já não estás a gerir apenas uma posição de stock.

Estás a gerir quatro.

Se o Espresso representa 60% da procura real, enquanto o Single Origin representa 5%, a divisão igualitária torna-se rapidamente ineficiente.

Esta é uma das razões pelas quais as novas marcas beneficiam frequentemente de manter a estrutura inicial de SKUs relativamente focada.

Cada SKU adicional gera outra previsão, outro nível de stock e, potencialmente, outro requisito em termos de cor, tampa ou embalagem.

Antes de aumentar o número de variantes, pergunte-se:

Será que o mercado precisa desta distinção neste momento?

Ou será que podemos começar por aprender com um número menor de produtos?

Um número mais reduzido de SKUs bem abastecidos pode, muitas vezes, proporcionar melhor informação sobre o mercado do que uma gama alargada em que todos os produtos apresentam falta de stock — ou excesso de stock.

O fluxo de caixa é importante, mesmo quando se tem meios para adquirir o stock

A questão não é apenas saber se a empresa dispõe de liquidez suficiente para efetuar a encomenda.

É o que esse dinheiro ainda tem de fazer.

O lançamento de uma nova coleção também pode exigir recursos financeiros para:

Café.

Recheio.

Tampas.

Embalagem de retalho.

Frete.

Custos relacionados com a importação.

Marketing.

Condições do distribuidor.

Amostras.

Fotografia.

E a próxima encomenda de reabastecimento.

Investir demasiado capital em stock de cápsulas não utilizadas pode fazer com que o resto do lançamento fique sem financiamento suficiente.

This is why the lowest unit price can be misleading.

A large order may save money per capsule while requiring substantially more cash before the first unit is sold.

For a first launch, liquidity has value.

It gives the business room to learn and change.

Customization Changes the Cost of Being Wrong

Over-ordering a standard capsule and over-ordering a fully branded capsule aren’t the same mistake.

A standard product may have other uses.

A capsule printed with your logo, produced in a specific color and paired with SKU-specific packaging has much less flexibility.

If you change the coffee.

Rename the product.

Update the brand.

Remove the SKU.

Or discover that another color sells much better.

Custom inventory can become obsolete.

That doesn’t mean new products should avoid customization.

It means customization should reflect confidence.

A brand with committed retail distribution and existing customers may be comfortable committing earlier.

A startup testing an unfamiliar market may benefit from validating demand before moving too far into dedicated inventory.

The deeper the customization, the more expensive a forecasting mistake can become.

Your First Order Must Last Until the Second One Arrives

This sounds almost too obvious.

It’s also where many first-order plans become too optimistic.

If the first 20,000 capsules sell well, how quickly can you get the next 20,000—or 100,000?

Don’t consider production time alone.

A complete replenishment period can involve order confirmation, production, inspection, packing, export handling, international transport, customs and local delivery.

If the capsules are customized, preparation may also differ from stock products.

This creates a useful test:

Under the higher-demand scenario, when would we need to place the second order?

If the answer is “before the first order even arrives,” the initial quantity or replenishment plan may be too aggressive.

On the other hand, if the first order covers a year of expected demand in the lower scenario, inventory risk may be excessive.

The first order and second order should be planned together.

Freight Can Make Very Small Orders Economically Awkward

A smaller first order lowers inventory exposure.

But international freight doesn’t necessarily fall proportionally with product quantity.

Some logistics costs occur per shipment rather than per capsule. Very small orders can therefore carry a relatively high freight cost per unit.

Empty capsules also occupy physical space relative to their weight, making packing efficiency relevant to freight economics.

This means buyers shouldn’t optimize only one side of the equation.

Smallest inventory possible

isn’t automatically equal to

lowest commercial risk.

A very small order may require rapid repeat shipping, creating additional freight cost and supply pressure if sales accelerate.

Before deciding quantity, compare a few realistic scenarios:

Smaller initial order + earlier replenishment.

Moderate initial order + standard replenishment.

Larger initial order + lower purchase frequency.

Then compare cash exposure, freight, unit price and stockout risk together.

Samples Are Cheaper Than Inventory

A first production order shouldn’t be the first time you learn whether the capsule works.

Before quantity becomes the main question, resolve the basic product questions.

Does the capsule fit the intended brewing system?

Can it run on the filling equipment?

Does the selected lid seal correctly?

Does the filled product brew as expected?

Does the appearance meet the brand requirement?

Using coffee capsule samples before a production order gives the business a much cheaper environment in which to discover these issues.

That’s important because reducing first-order quantity doesn’t solve a specification problem.

4,000 wrong capsules are still wrong capsules.

Validate first.

Then decide how many validated capsules to buy.

A New Product Doesn’t Need Its “Forever Order Quantity” on Day One

First-order planning is sometimes approached as though the buyer needs to find the perfect purchasing quantity immediately.

They don’t.

The first order should produce something valuable beyond sales:

information.

Actual sell-through rate.

Demand by SKU.

Customer response.

Reorder behavior.

Filling yield.

Freight economics.

Once those are known, the second order can be better than the first.

And the third can be better again.

For a new coffee capsule product launch, that’s a healthier way to think about purchasing.

The first order isn’t the final supply-chain model.

It’s the first real dataset.

Com base na nossa experiência na área da produção

The lowest MOQ and the safest first order aren’t always the same number.

We’ve seen buyers focus heavily on reducing the first quantity, then discover that a strong launch creates immediate pressure for a second shipment.

We’ve also seen the opposite: a buyer chooses a larger quantity for a better unit price, only to change the product before that inventory is consumed.

Neither situation means the buyer made an obviously bad decision.

New products involve uncertainty.

After more than 10 years manufacturing aluminum coffee capsules, we’ve found that first-order conversations become more useful when they include three things:

expected sales range,

replenishment timing,

and how much customization is tied to the inventory.

Those three factors usually tell us much more than asking for MOQ alone.

At Kervoo, the 4,000-piece standard carton and the approximately 20,000-piece starting point we generally recommend for customized OEM projects provide useful production boundaries.

The buyer’s market still decides what the right order is.

A Simple Way to Calculate a Starting Range

There is no universal first-order formula, but buyers can build a useful range.

Start with:

Expected sales during the full replenishment period

plus

an appropriate buffer for demand uncertainty

minus

any usable inventory already available.

Then test the result against three things:

Supplier MOQ.

Cash available for the complete launch—not only capsules.

Freight economics.

Finally, run the result through your lower and higher sales scenarios.

If the low-demand scenario leaves an uncomfortable amount of obsolete inventory, the quantity may be too aggressive.

If the high-demand scenario creates a stockout before replenishment can arrive, the quantity may be too conservative.

You may not find one perfect number.

That’s fine.

A defensible range based on actual assumptions is much more useful than a precise quantity based on guesswork.

Perguntas frequentes

How many coffee capsules should I order for a new product launch?

There is no universal first-order quantity. Buyers should consider expected sales during the full replenishment period, demand uncertainty, MOQ, SKU count, cash flow, customization and freight before choosing a starting quantity.

What is Kervoo’s minimum order for standard aluminum coffee capsules?

When stock is available, standard products can start from one carton of 4,000 capsules. Samples are also available before a production order.

What quantity is practical for a customized OEM capsule project?

At Kervoo, around 20,000 pieces per design is generally a more practical starting point for customized OEM production. The appropriate purchasing quantity still depends on the buyer’s actual demand and project requirements.

Should I order more capsules to get a lower unit price?

Only when the saving makes sense after inventory, cash flow, freight and demand risk are considered. A lower unit price can become expensive if the additional capsules remain unused.

Should a new brand start with standard or custom capsules?

It depends on how important customization is to the launch and how confident the brand is in demand. Standard products can reduce early inventory exposure, while customization can provide stronger brand differentiation when volumes justify it.