“¿Cuál es vuestro pedido mínimo?”

Es una de las primeras preguntas que se hacen los compradores al lanzar un producto de colección limitada.

Pero, por lo general, no es la pregunta la que determina cuánto deben pedir.

Es posible que un fabricante esté dispuesto a suministrar 4.000 cápsulas. Eso no significa automáticamente que 4.000 sean suficientes.

Puede que otro proveedor ofrezca un mejor precio por 100.000 unidades. Pero eso tampoco significa que comprar 100.000 sea una buena idea.

Lo complicado de un primer pedido es que hay que tomar una decisión sobre el stock antes de disponer de muchos datos reales sobre las ventas.

Si la previsión es demasiado conservadora, un lanzamiento exitoso puede agotar las existencias antes de que llegue el siguiente envío. Si la previsión es demasiado ambiciosa, el capital queda inmovilizado en cápsulas —posiblemente de colores personalizados, impresas o envasadas a medida— que resultan difíciles de utilizar en otros contextos si el producto cambia.

Por lo tanto, la primera orden no debería empezar con:

“¿Cuál es la cantidad mínima que podemos comprar?”

Una pregunta más útil es:

“¿De cuánto stock necesitamos disponer para poder adaptarnos a la demanda del mercado sin que se produzca un problema de suministro si el producto tiene buena acogida?”

Para los compradores que estén buscando Cápsulas de café de aluminio con un pedido mínimo reducido, ese es el equilibrio que vale la pena encontrar.

En primer lugar, distingue entre “pedido mínimo” y “pedido prioritario”.”

El pedido mínimo (MOQ) es una restricción del proveedor.

La cantidad del primer pedido es una decisión empresarial.

Se influyen mutuamente, pero no son lo mismo.

El MOQ indica la cantidad mínima que un proveedor puede suministrar de forma razonable en unas condiciones de producción concretas.

La cantidad de tu primer pedido debe reflejar la cantidad que tu empresa prevé utilizar antes de que se pueda realizar una reposición.

Esa diferencia se hace más evidente al comparar las cápsulas estándar con las personalizadas.

En Kervoo, las cápsulas de café de aluminio estándar se pueden pedir a partir de una caja de 4.000 unidades, siempre que haya existencias disponibles. También se pueden solicitar muestras antes de realizar un pedido de producción.

En el caso de los proyectos OEM personalizados, por lo general, unas 20 000 unidades por diseño constituyen un punto de partida más práctico para la producción.

Esos son parámetros relacionados con la oferta.

Te dicen qué es lo que es viable desde el punto de vista comercial.

No te dicen cuánto tiempo te llevará tu primer ciclo de ventas.

Una empresa que prevea vender 30 000 cápsulas durante su primer mes no debería hacer un pedido de 4 000 unidades simplemente porque ese sea el pedido mínimo.

Del mismo modo, una empresa que nunca haya vendido una cápsula no debería comprometerse automáticamente a realizar un pedido personalizado de gran volumen simplemente para reducir el coste unitario.

Empieza con un rango de ventas, no con una única previsión

Las previsiones sobre nuevos productos suelen parecer más precisas en las hojas de cálculo de lo que son en la vida real.

Supongamos que el plan de lanzamiento dice lo siguiente:

“Ventas previstas: 20 000 cápsulas al mes”.”

¿De dónde ha salido ese número?

¿Ya eres cliente?

¿Compromisos en el sector minorista?

¿Pedidos de distribuidores?

¿Tráfico del sitio web?

¿O simplemente el objetivo que el equipo espera alcanzar?

La fuente es importante.

En el caso de un producto nuevo, puede resultar más útil plantear tres escenarios:

Minúsculas

Caso previsto

Mayúsculas

Por ejemplo:

Cantidad mínima: 8.000 cápsulas al mes

Número de casos previsto: 20 000 al mes

Caso más alto: 35 000 al mes

Estas cifras son meramente ilustrativas y no constituyen referencias de mercado.

A continuación, pregunta qué ocurre con el primer pedido en cada caso.

¿Las existencias duran nueve meses si la demanda es baja?

¿Se agotará en tres semanas si hay mucha demanda?

La planificación de escenarios pone de manifiesto esos riesgos con mucha más claridad que una previsión “precisa”.

No consideres que todas las ventas previstas tienen el mismo grado de certeza

Un pedido de compra confirmado por parte de un distribuidor y una previsión de ventas optimista no deberían tener el mismo peso.

Puede parecer obvio, pero la planificación de primer orden a veces agrupa todos los canales de venta potenciales en una sola cifra.

Esto ayuda a diferenciar la demanda en función de la confianza.

Por ejemplo:

Demanda comprometida:
pedidos o requisitos contractuales ya conocidos.

Demanda altamente probable:
clientes actuales con una clara intención de compra.

Previsión de la demanda:
una expectativa razonable basada en productos históricos o comparables.

Demanda aspiracional:
lo que la empresa quer vender.

La terminología no tiene mucha importancia.

La distinción sí que existe.

El primer pedido debería cubrir la demanda conocida y razonablemente probable, al tiempo que se actúe con mayor cautela a la hora de adquirir existencias motivadas únicamente por la ambición.

Esto es especialmente importante en el caso de las cápsulas personalizadas, ya que el exceso de existencias no siempre permite una gran flexibilidad.

El recuento de referencias puede convertir un pedido sensato en varios pedidos arriesgados

Un primer pedido de 40 000 cápsulas puede parecer algo factible.

Hasta que se convierta en:

10 000 cafés expresos

10 000 Lungo

10 000 descafeinados

10 000 de origen único

Ahora ya no gestionas una sola posición de inventario.

Estás a cargo de cuatro.

Si el café espresso representa 60% de la demanda real, mientras que el café de origen único representa 5%, el reparto a partes iguales deja rápidamente de ser eficiente.

Esta es una de las razones por las que a las nuevas marcas les suele convenir que la estructura inicial de SKU sea relativamente específica.

Cada SKU adicional genera otra previsión, otro nivel de existencias y, posiblemente, otro requisito en cuanto a color, tapa o embalaje.

Antes de aumentar el número de variantes, pregúntate:

¿Necesita el mercado esta distinción en este momento?

¿O podríamos empezar por aprender con menos productos?

A menudo, un número reducido de referencias bien abastecidas puede proporcionar mejor información sobre el mercado que una amplia gama en la que todos los productos están en falta —o en exceso—.

El flujo de caja es importante incluso cuando puedes permitirte el stock

La cuestión no es solo si la empresa dispone de suficiente liquidez para realizar el pedido.

Es para qué más se necesita ese dinero.

El lanzamiento de una nueva cápsula también puede requerir fondos para:

Café.

Relleno.

Tapas.

Envases para venta al por menor.

Transporte de mercancías.

Costes relacionados con la importación.

Marketing.

Condiciones del distribuidor.

Muestras.

Fotografía.

Y el próximo pedido de reposición.

Invertir demasiado capital en existencias de cápsulas sin utilizar puede hacer que el resto del lanzamiento se quede sin fondos suficientes.

Por eso, el precio unitario más bajo puede resultar engañoso.

Un pedido grande puede suponer un ahorro por cápsula, aunque requiere una inversión de efectivo considerablemente mayor antes de vender la primera unidad.

En un primer lanzamiento, la liquidez tiene valor.

Esto da a la empresa margen para aprender y cambiar.

La personalización modifica el coste de equivocarse

Pedir un exceso de cápsulas estándar y pedir un exceso de cápsulas con la marca completa no son el mismo error.

Un producto estándar puede tener otros usos.

Una cápsula impresa con tu logotipo, fabricada en un color concreto y acompañada de un embalaje específico para cada referencia, ofrece mucha menos flexibilidad.

Si cambias de café.

Cambia el nombre del producto.

Actualizar la marca.

Elimina el SKU.

O descubrir que otro color se vende mucho mejor.

El inventario personalizado puede quedar obsoleto.

Eso no significa que los nuevos productos deban prescindir de la personalización.

Esto significa que la personalización debe transmitir confianza.

Una marca que cuente con una red de distribución minorista sólida y una clientela ya consolidada podría sentirse más cómoda comprometiéndose antes.

Una startup que se adentra en un mercado desconocido puede beneficiarse de validar la demanda antes de comprometerse en exceso con un stock específico.

Cuanto mayor sea el grado de personalización, más caro puede resultar un error en la previsión.

Tu primer pedido debe durarte hasta que llegue el segundo.

Esto parece casi demasiado obvio.

Es también ahí donde muchos planes de primer orden resultan demasiado optimistas.

Si las primeras 20 000 cápsulas se venden bien, ¿en cuánto tiempo podrías conseguir las siguientes 20 000 —o 100 000?

No te fijes únicamente en el tiempo de producción.

Un ciclo completo de reposición puede incluir la confirmación del pedido, la producción, la inspección, el embalaje, la tramitación de la exportación, el transporte internacional, los trámites aduaneros y la entrega local.

Si las cápsulas se fabrican a medida, su preparación también puede diferir de la de los productos en stock.

Esto nos permite crear una prueba útil:

En el escenario de mayor demanda, ¿cuándo tendríamos que realizar el segundo pedido?

Si la respuesta es “antes incluso de que llegue el primer pedido”, es posible que la cantidad inicial o el plan de reposición sean demasiado ambiciosos.

Por otro lado, si el primer pedido cubre la demanda prevista para un año en el escenario más conservador, el riesgo de existencias podría ser excesivo.

El primer pedido y el segundo deben planificarse conjuntamente.

Los gastos de envío pueden hacer que los pedidos muy pequeños resulten poco rentables

Un primer pedido más pequeño reduce la exposición al stock.

Sin embargo, los gastos de envío internacional no disminuyen necesariamente de forma proporcional a la cantidad de productos.

Algunos costes logísticos se calculan por envío y no por cápsula. Por lo tanto, los pedidos muy pequeños pueden suponer un coste de transporte por unidad relativamente elevado.

Las cápsulas vacías también ocupan un espacio físico en relación con su peso, por lo que la eficiencia en el embalaje es un factor relevante para la rentabilidad del transporte.

Esto significa que los compradores no deberían centrarse únicamente en un lado de la ecuación.

El menor stock posible

no es automáticamente igual a

el menor riesgo comercial.

Un pedido muy pequeño puede requerir envíos repetidos con poca antelación, lo que generaría gastos de transporte adicionales y presión sobre el suministro si las ventas se aceleraran.

Antes de decidir la cantidad, compara varias situaciones realistas:

Pedido inicial más pequeño + reposición más temprana.

Pedido inicial moderado + reposición estándar.

Pedido inicial más grande + menor frecuencia de compra.

A continuación, compara la exposición de tesorería, los gastos de transporte, el precio unitario y el riesgo de rotura de stock.

Las muestras son más baratas que el stock

El primer pedido de producción no debería ser la primera ocasión en la que se compruebe si la cápsula funciona.

Antes de que la cantidad se convierta en la cuestión principal, resuelve las cuestiones básicas sobre el producto.

¿Es compatible la cápsula con el sistema de preparación previsto?

¿Se puede utilizar en la máquina de relleno?

¿Se cierra bien la tapa seleccionada?

¿El producto envasado se prepara tal y como se espera?

¿Cumple el aspecto con los requisitos de la marca?

Uso de Muestras de cápsulas de café antes de una orden de producción ofrece a la empresa un entorno mucho más económico para detectar estos problemas.

Esto es importante porque reducir la cantidad de primer orden no resuelve un problema de especificación.

4.000 cápsulas defectuosas siguen siendo cápsulas defectuosas.

Comprueba primero que sea correcto.

A continuación, decide cuántas cápsulas validadas quieres comprar.

Un nuevo producto no necesita tener su “cantidad de pedido definitiva” desde el primer día

A veces se aborda la planificación de primer orden como si el comprador tuviera que determinar de inmediato la cantidad perfecta que debe adquirir.

No lo hacen.

El primer pedido debería aportar algo valioso más allá de las ventas:

información.

Índice real de ventas.

Demanda por SKU.

Respuesta del cliente.

Comportamiento de reordenación.

Rendimiento del llenado.

Economía del transporte de mercancías.

Una vez que se conocen estos datos, el segundo pedido puede ser mejor que el primero.

Y el tercero puede ser aún mejor.

Para un lanzamiento de un nuevo producto de cápsulas de café, esa es una forma más sensata de plantearse las compras.

El primer pedido no es el modelo definitivo de la cadena de suministro.

Es el primer conjunto de datos real.

A partir de nuestra experiencia en la fabricación

El pedido mínimo (MOQ) más bajo y el primer pedido más seguro no siempre coinciden.

Hemos observado que los compradores se centran en gran medida en reducir la primera cantidad y, a continuación, se dan cuenta de que un lanzamiento sólido genera una presión inmediata para realizar un segundo envío.

También hemos visto lo contrario: un comprador elige una cantidad mayor para obtener un mejor precio unitario, pero luego cambia de producto antes de que se agote ese stock.

Ninguna de las dos situaciones implica que el comprador haya tomado una decisión claramente errónea.

Los nuevos productos conllevan incertidumbre.

Tras más de 10 años fabricando cápsulas de café de aluminio, hemos comprobado que las conversaciones de primer orden resultan más útiles cuando incluyen tres elementos:

rango de ventas previsto,

plazo de reposición,

y en qué medida la personalización está vinculada al inventario.

Esos tres factores suelen darnos mucha más información que el simple hecho de preguntar por la cantidad mínima de pedido.

En Kervoo, la caja estándar de 4.000 unidades y el volumen mínimo de aproximadamente 20.000 unidades que solemos recomendar para proyectos OEM personalizados establecen unos límites de producción útiles.

El mercado de compradores sigue determinando cuál es el orden adecuado.

Una forma sencilla de calcular un rango inicial

No existe una fórmula universal de primer orden, pero los compradores pueden establecer un rango útil.

Empieza por:

Ventas previstas durante todo el periodo de reposición

además

un margen adecuado para hacer frente a la incertidumbre de la demanda

menos

cualquier stock utilizable del que ya se disponga.

A continuación, comprueba el resultado en función de tres aspectos:

Cantidad mínima de pedido del proveedor.

Fondos disponibles para el lanzamiento completo, no solo para las cápsulas.

Economía del transporte de mercancías.

Por último, aplica el resultado a tus escenarios de ventas más bajos y más altos.

Si el escenario de baja demanda deja una cantidad preocupante de existencias obsoletas, es posible que la cantidad sea demasiado ambiciosa.

Si la situación de gran demanda provoca un desabastecimiento antes de que llegue el reabastecimiento, es posible que la cantidad sea demasiado conservadora.

Puede que no encuentres un número perfecto.

No pasa nada.

Un rango justificable basado en hipótesis reales resulta mucho más útil que una cifra exacta basada en conjeturas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas cápsulas de café debería pedir para el lanzamiento de un nuevo producto?

No existe una cantidad de primer orden universal. Los compradores deben tener en cuenta las ventas previstas durante todo el periodo de reposición, la incertidumbre de la demanda, la cantidad mínima de pedido (MOQ), el número de referencias (SKU), el flujo de caja, la personalización y los gastos de transporte antes de elegir una cantidad inicial.

¿Cuál es el pedido mínimo de Kervoo para las cápsulas de café de aluminio estándar?

Cuando hay existencias disponibles, los productos estándar se pueden adquirir a partir de una caja de 4.000 cápsulas. También se ofrecen muestras antes de realizar un pedido de producción.

¿Cuál es la cantidad más adecuada para un proyecto de cápsulas OEM a medida?

En Kervoo, unas 20 000 unidades por diseño suelen ser un punto de partida más práctico para la producción OEM personalizada. La cantidad de compra adecuada sigue dependiendo de la demanda real del comprador y de los requisitos del proyecto.

¿Debería pedir más cápsulas para conseguir un precio unitario más bajo?

Solo cuando el ahorro resulte razonable tras tener en cuenta el inventario, el flujo de caja, los gastos de transporte y el riesgo de demanda. Un precio unitario más bajo puede acabar resultando caro si las cápsulas adicionales no se utilizan.

¿Debería una nueva marca empezar con cápsulas estándar o personalizadas?

Depende de la importancia que tenga la personalización para el lanzamiento y del grado de confianza que tenga la marca en la demanda. Los productos estándar pueden reducir la exposición inicial del stock, mientras que la personalización puede aportar una mayor diferenciación de marca cuando los volúmenes lo justifiquen.