Đơn hàng viên cà phê đầu tiên thường không phải là bài kiểm tra thực sự đối với chuỗi cung ứng.
Cái thứ năm là.
Đến lúc đó, các mẫu ban đầu đã hết từ lâu. Số lượng có thể đã tăng lên. Có thể đã có thêm một màu sắc hoặc mã sản phẩm (SKU) mới. Yêu cầu về bao bì có thể đã thay đổi. Đội ngũ bán hàng của bạn có thể cần hàng tồn kho sớm hơn dự kiến.
Tuy nhiên, viên nang vẫn phải đảm bảo có kích thước, hình dáng và hiệu suất chức năng giống như những thông số đã được phê duyệt ban đầu.
Đó chính là lúc việc tìm nguồn cung ứng chuyển sang quản lý nguồn cung.
Đối với những người mua viên nén cà phê bằng nhôm trên thị trường quốc tế, một chuỗi cung ứng đáng tin cậy không chỉ đơn thuần phụ thuộc vào việc nhà máy có thể sản xuất đủ số lượng sản phẩm hay không. Điều này còn phụ thuộc vào cách ghi chép các thông số kỹ thuật, quy trình đưa mẫu vào sản xuất, cách kiểm soát các thay đổi, cách dự báo đơn hàng, cũng như cách bảo quản sản phẩm cho đến khi đến tay người mua.
Mục tiêu không phải là làm cho quy trình trở nên phức tạp.
Mục đích là để việc đặt hàng lại trở nên nhàm chán.
Theo nghĩa tích cực.
Một số lượng đáng ngạc nhiên các vấn đề liên quan đến đơn hàng lặp lại bắt nguồn từ những thông tin chưa bao giờ được xác định rõ ràng ngay từ đơn hàng đầu tiên.
Một viên nang có thể đã được phê duyệt dựa trên kiểm tra bằng mắt thường. Màu sắc trông đúng. Viên nang hoạt động bình thường trong máy. Quá trình sản xuất đã bắt đầu.
Sáu tháng sau, có người hỏi: chính xác thì chúng ta đã phê duyệt phiên bản nào?
Đó chính là lúc các yêu cầu kỹ thuật mơ hồ trở nên tốn kém.
Đối với một chương trình sản xuất viên nang nhôm có thể lặp lại, thông tin sản phẩm đã được phê duyệt cần phải đủ rõ ràng để cả người mua lẫn nhà sản xuất đều biết những nội dung nào cần phải giữ nguyên.
Tùy thuộc vào dự án, điều đó có thể bao gồm:
Không phải dự án nào cũng cần một bản yêu cầu kỹ thuật dài 20 trang.
Nó thực sự cần một nguồn tham khảo đáng tin cậy.
Điều này trở nên đặc biệt quan trọng khi đặt đơn đặt hàng số lượng lớn các viên nang cà phê bằng nhôm rỗng, bởi vì những điểm mơ hồ nhỏ sẽ gây ra tổn thất lớn hơn nhiều khi khối lượng mua hàng tăng lên.
Quy tắc rất đơn giản: nếu một điều gì đó quan trọng ở cấp độ thứ hai, hãy ghi lại nó ở cấp độ thứ nhất.
Các mẫu sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn đầu của mối quan hệ cung ứng.
Những sản phẩm này cho phép người mua kiểm tra hình thức, kích thước, khả năng chứa đầy, độ kín và quá trình pha chế trước khi quyết định đặt hàng với số lượng lớn hơn.
Tuy nhiên, việc phê duyệt mẫu còn có một vai trò khác sẽ trở nên quan trọng hơn về sau: nó tạo ra một tiêu chuẩn tham chiếu cho quá trình sản xuất.
Khi khách hàng đã phê duyệt một sản phẩm, câu hỏi tiếp theo cần đặt ra là chính xác thì điều gì đã được phê duyệt.
Chỉ là do màu sắc thôi sao?
Vỏ bọc vật lý?
Bộ sản phẩm gồm viên nang và nắp?
Sau khi nạp đầy, sản phẩm đã được kiểm tra chưa?
Phiên bản tác phẩm nghệ thuật nào đã được sử dụng?
Sự phê duyệt càng rõ ràng thì việc so sánh sản lượng trong tương lai với mức đó càng trở nên dễ dàng hơn.
Nếu một dự án sử dụng mẫu tham chiếu vật lý đã được phê duyệt, cả hai bên cũng cần thống nhất rõ ràng về cách xác định và bảo quản mẫu tham chiếu đó. Mẫu vật lý có thể rất hữu ích, nhưng không nên thay thế cho các thông số kỹ thuật đã được ghi chép.
Sản phẩm sẽ cũ đi. Bao bì sẽ bị hư hỏng. Mọi người sẽ thay đổi vị trí công tác.
Các bản ghi có tuổi thọ lâu hơn.
Trong quá trình phát triển mẫu, câu hỏi thường được đặt ra là:
“Chúng ta có thể làm cho sản phẩm này hoạt động được không?”
Khi quá trình sản xuất bắt đầu, nó sẽ trở thành:
“Chúng ta có thể tái tạo điều đó một cách hiệu quả và nhất quán không?”
Điều đó làm thay đổi cách thức quản lý đơn hàng.
Cần phải chuẩn bị nguyên vật liệu. Cần phải lên lịch các khung thời gian sản xuất. Các yêu cầu về màu sắc, in ấn hoặc đóng gói theo yêu cầu có thể cần phải chuẩn bị riêng. Việc kiểm tra chất lượng hiện nay cần phải đại diện cho toàn bộ lô sản phẩm thay vì chỉ một nhóm nhỏ các mẫu thử nghiệm.
Đây cũng chính là lúc số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) bắt đầu trở nên hợp lý hơn trên thực tế.
Một đơn hàng tiêu chuẩn nhỏ có thể được giao từ hàng tồn kho hiện có, trong khi một đơn hàng đặt làm theo yêu cầu có thể đòi hỏi quá trình chuẩn bị và sản xuất riêng biệt. Logic thương mại đằng sau hai loại đơn hàng này rất khác nhau.
Để tham khảo, các viên nang nhôm tiêu chuẩn của Kervoo có thể đặt hàng từ một thùng carton chứa 4.000 chiếc, tùy thuộc vào tình trạng hàng tồn kho. Các dự án OEM theo yêu cầu thường trở nên khả thi hơn khi số lượng đạt khoảng 20.000 chiếc cho mỗi mẫu thiết kế.
Những con số đó rất hữu ích cho công tác lập kế hoạch, nhưng nguyên tắc quan trọng còn mang tính bao quát hơn: khối lượng sản xuất ảnh hưởng đến cách thức tổ chức hoạt động sản xuất.
Một mẫu đã được phê duyệt sẽ giúp bạn xác định mục tiêu.
Việc kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất giúp đảm bảo sản phẩm luôn đạt gần mức tiêu chuẩn đó.
Khi sản lượng tăng lên, vấn đề không còn tập trung vào việc kiểm tra từng viên nang riêng lẻ nữa, mà chủ yếu là kiểm soát quy trình sản xuất và phát hiện các sai lệch trước khi chúng phát triển thành một vấn đề nghiêm trọng hơn.
Kế hoạch chất lượng cụ thể sẽ khác nhau tùy theo từng nhà sản xuất và từng sản phẩm. Do đó, người mua nên thận trọng với những tuyên bố chung chung như “chất lượng 100% được đảm bảo”, trừ khi nhà cung cấp có thể giải thích rõ những yếu tố nào thực sự được kiểm soát.
Một cuộc trò chuyện hữu ích hơn sẽ đặt ra câu hỏi:
Những đặc tính nào của sản phẩm được theo dõi?
Ở giai đoạn nào?
Các lô sản xuất được xác định như thế nào?
Khi có kết quả bất thường thì sẽ xảy ra điều gì?
Liệu sau này có thể truy xuất nguồn gốc của một khiếu nại trở lại thông tin sản xuất liên quan hay không?
Đối với việc mua hàng lặp lại, sự nhất quán mới chính là sản phẩm thực sự.
Người mua không chỉ đơn thuần đặt hàng thêm 100.000 viên nang.
Họ đang đặt hàng thêm 100.000 viên nang, dự kiến sẽ có tác dụng tương tự như những viên nang đã được phê duyệt trước đó.
Khi nhà cung cấp và người mua ở các quốc gia khác nhau, khoảng cách địa lý sẽ ảnh hưởng đến cách thức lập kế hoạch tồn kho.
Thời gian sản xuất chỉ là một phần của thời gian thực hiện đơn hàng.
Ngoài ra, còn có thể bao gồm thời gian đặt chỗ, chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, xử lý hàng hóa tại cảng, vận chuyển quốc tế, làm thủ tục hải quan và giao hàng từ cảng hoặc sân bay đích.
Đây là một trong những lý do nhập khẩu viên cà phê từ Trung Quốc sẽ mang lại hiệu quả cao nhất khi cuộc trò chuyện không chỉ xoay quanh giá đơn vị.
Đơn hàng có giá rẻ nhất trên giấy tờ có thể trở nên đắt đỏ nếu người mua hết viên nang trong khi chờ bổ sung hàng.
Do đó, việc tìm nguồn cung ứng quốc tế đòi hỏi sự lên kế hoạch chu đáo.
Người mua không cần những dự báo hoàn hảo. Hầu như không ai có được những dự báo như vậy cả.
Tuy nhiên, nhà cung cấp sẽ thu được lợi ích rất lớn khi biết được liệu nhu cầu tiếp theo có khả năng là 20.000 chiếc vào tháng tới hay vài trăm nghìn chiếc trong đợt khuyến mãi theo mùa.
Ngay cả một dự báo không hoàn hảo cũng còn hữu ích hơn là một điều bất ngờ.
Một viên nang có thể được xuất xưởng trong phạm vi tiêu chuẩn kỹ thuật nhưng khi đến nơi vẫn không thể sử dụng được.
Điều đó nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng thiệt hại trong quá trình vận chuyển đôi khi lại được coi là một vấn đề về hậu cần thay vì một vấn đề về chất lượng sản phẩm.
Đối với các viên nang nhôm rỗng, phần vành và cấu trúc tổng thể cần được bảo vệ đặc biệt. Áp lực nén, việc xếp chồng không đúng cách, xử lý thô bạo hoặc bao bì thứ cấp không đảm bảo có thể gây ra biến dạng trước khi các viên nang này đến dây chuyền chiết rót.
Điều này khiến Bao bì viên cà phê và vận chuyển quốc tế là một phần của kế hoạch cung ứng, chứ không chỉ đơn thuần là việc được sắp xếp sau khi quá trình sản xuất đã hoàn tất.
Đối với các đơn hàng số lượng lớn, người mua cần lưu ý:
Mỗi thùng có bao nhiêu viên nang?
Họ được bảo vệ như thế nào từ bên trong?
Các thùng carton có được xếp lên pallet không?
Lô hàng sẽ được vận chuyển như thế nào?
Sau khi hàng đến, các thùng carton sẽ được xử lý như thế nào?
Số lượng đóng gói tiêu chuẩn của Kervoo là 4.000 viên nang mỗi thùng carton cung cấp một con số tham khảo hữu ích cho việc lập kế hoạch, nhưng kích thước thùng carton, trọng lượng, cách sắp xếp pallet và phương thức vận chuyển đều cần được xác nhận cụ thể cho đơn hàng thực tế thay vì chỉ dựa trên giả định.
Việc đóng gói sẽ không mang lại giá trị gia tăng nếu sản phẩm được vận chuyển đến nơi an toàn.
Chính khi có sự cố xảy ra, giá trị của nó mới được bộc lộ.
“Dự báo” nghe có vẻ như là một khái niệm trong chuỗi cung ứng của các công ty lớn.
Không nhất thiết phải như vậy.
Đối với người mua viên cà phê, một dự báo hữu ích có thể chỉ đơn giản là nêu rõ nhu cầu dự kiến trong vài tháng tới, các chương trình khuyến mãi đã lên kế hoạch, các mã sản phẩm (SKU) mới và bất kỳ thay đổi theo mùa nào đã biết.
Mục đích không phải là dự đoán chính xác từng đơn hàng trong tương lai.
Điều này nhằm tạo điều kiện cho cả hai bên có đủ thời gian chuẩn bị.
Nếu nhu cầu hàng năm đang tăng lên, nhà sản xuất có thể cần phải điều chỉnh kế hoạch về năng lực sản xuất hoặc nguyên vật liệu. Nếu liên quan đến nhiều màu sắc hoặc mã sản phẩm (SKU), lịch trình mua hàng có thể cần sự phối hợp chặt chẽ hơn. Vận chuyển quốc tế tạo thêm một yếu tố không chắc chắn nữa.
Đây là nền tảng của nguồn cung cấp viên cà phê ổn định.
Không phải sản xuất khẩn cấp.
Khả năng hiển thị.
Một dự báo lăn đơn giản được cập nhật thường xuyên thường hữu ích hơn so với một con số chi tiết hàng năm mà chẳng ai thèm xem lại nữa.
Một trong những cách đơn giản nhất để gây ra vấn đề về đơn hàng lặp lại là thực hiện một thay đổi “nhỏ” mà không coi đó là một sự thay đổi.
Một tệp tác phẩm nghệ thuật mới.
Một sắc thái hơi khác một chút.
Một nắp khác.
Một sự điều chỉnh về bao bì.
Yêu cầu kỹ thuật được cập nhật.
Mỗi thay đổi có thể trông có vẻ nhỏ nhặt. Tuy nhiên, khi kết hợp lại, chúng có thể tạo ra một sản phẩm không còn giống với phiên bản đã được phê duyệt.
Do đó, việc quản lý đơn hàng lặp lại hiệu quả đòi hỏi phải có cơ chế kiểm soát phiên bản.
Tác phẩm nghệ thuật nào là tác phẩm mới nhất?
Mã màu nào đã được phê duyệt?
Nên sử dụng loại nắp nào?
Cấu hình thùng carton có thay đổi không?
Người mua đã đưa vào sử dụng một máy chiết rót mới chưa?
Nhà cung cấp có thay đổi điều gì có thể ảnh hưởng đến sản phẩm đã thỏa thuận không?
Điều này không đòi hỏi phải có một hệ thống kỹ thuật số phức tạp.
Điều này đòi hỏi cả hai bên phải biết rõ những gì đã thay đổi — và không còn dựa vào ký ức nữa.
Không phải mối quan hệ với nhà cung cấp nào cũng nên kéo dài mãi mãi.
Hoạt động kinh doanh của khách hàng thay đổi. Khối lượng tăng lên. Các yêu cầu kỹ thuật ngày càng khắt khe hơn. Một nhà cung cấp từng hợp tác tốt ngay từ đầu có thể sẽ không còn phù hợp với dự án sau vài năm.
Sự biến động chất lượng lặp đi lặp lại, các vấn đề giao hàng tái diễn, hạn chế về năng lực sản xuất hoặc sự thiếu hiệu quả trong giao tiếp đều có thể là những lý do để xem xét lại mối quan hệ.
Tuy nhiên, việc thay đổi nhà sản xuất cũng tiềm ẩn những rủi ro riêng.
Viên nang thay thế cần được so sánh với sản phẩm hiện tại. Có thể cần phải kiểm tra lại quá trình chiết rót và niêm phong. Lượng hàng tồn kho phải đủ để đáp ứng nhu cầu trong giai đoạn chuyển đổi. Bản thiết kế và thông số kỹ thuật cần được chuyển giao chính xác.
Đó là lý do tại sao thay đổi nhà cung cấp viên cà phê cần được xem xét như một dự án đánh giá có kiểm soát thay vì một quyết định mua sắm đột ngột.
Việc thay đổi nhà cung cấp lý tưởng gần như không gây ảnh hưởng gì đến hoạt động sản xuất.
Điều đó cần có sự chuẩn bị.
Những đơn hàng khó không phải lúc nào cũng là những đơn hàng lớn nhất.
Chúng thường là những điều không ngờ tới.
Một khách hàng đột ngột cần số lượng gấp đôi so với bình thường. Một màu sắc đã ngừng sản xuất từ nhiều tháng nay lại được đưa vào sản xuất trở lại. Bản thiết kế đã thay đổi, nhưng tệp tin cũ vẫn đang được lưu hành nội bộ. Ngày giao hàng được đẩy lên sớm hơn.
Không có tình huống nào trong số này là bất thường đối với một doanh nghiệp đang phát triển.
Điều giúp chúng trở nên dễ quản lý chính là thông tin.
Một bản mô tả kỹ thuật rõ ràng giúp giảm thiểu sự mơ hồ. Dự báo giúp bộ phận sản xuất có thời gian chuẩn bị. Hệ thống kiểm soát phiên bản ngăn chặn việc nhận lại bản thiết kế sai. Việc lập kế hoạch vận chuyển sớm giúp đảm bảo khung thời gian giao hàng.
Sau hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất viên nén cà phê bằng nhôm, chúng tôi nhận thấy rằng nguồn cung ổn định hiếm khi được tạo ra nhờ một giải pháp đột phá duy nhất. Điều này thường xuất phát từ việc tuân thủ những nguyên tắc nhỏ, có thể lặp lại một cách nhất quán qua từng đơn hàng.
Điều đó nghe có vẻ không thú vị cho lắm.
Các chuỗi cung ứng thường hoạt động hiệu quả nhất khi chúng không hoạt động.
Một quy trình cung ứng viên nén cà phê đã được hoàn thiện không nên phải bắt đầu lại từ đầu mỗi khi có đơn đặt hàng.
Thông số kỹ thuật của sản phẩm đã rất rõ ràng.
Tác phẩm nghệ thuật đã được phê duyệt có thể nhận diện được.
Cấu hình đóng gói đã được xác định.
Các dự báo giúp phần nào dự đoán được các yêu cầu trong tương lai.
Những thay đổi được thông báo chứ không phải do người ta tự phát hiện ra.
Và khi có sự cố xảy ra, thông tin về sản xuất và lô hàng sẽ giúp việc điều tra trở nên khả thi.
Đó chính là sự khác biệt giữa việc mua viên nang và việc quản lý nguồn cung viên nang.
Đối với các khách hàng quốc tế, đặc biệt là những khách hàng đang phát triển nhiều mã sản phẩm (SKU) hoặc tăng khối lượng đơn hàng hàng năm, sự khác biệt đó sẽ ngày càng trở nên có giá trị hơn theo thời gian.
Lệnh đầu tiên chứng minh rằng giao dịch có thể diễn ra.
Các đơn hàng lặp lại là minh chứng cho thấy mối quan hệ cung ứng đang hoạt động hiệu quả.
Các câu hỏi thường gặp
Những thông tin nào cần được giữ nguyên khi đặt hàng lại viên nén cà phê?
Các yêu cầu cụ thể tùy thuộc vào từng dự án, nhưng người mua thường cần có quyền quyết định về thông số kỹ thuật của viên nang, màu sắc hoặc lớp hoàn thiện đã được phê duyệt, các yêu cầu đối với nắp, các phiên bản thiết kế đồ họa, cấu hình bao bì và bất kỳ yêu cầu chức năng nào đã được thỏa thuận.
Người mua viên cà phê nên dự báo nhu cầu trước bao lâu?
Không có khoảng thời gian nào là phù hợp cho mọi trường hợp. Khoảng thời gian dự báo hữu ích phụ thuộc vào thời gian sản xuất, thời gian vận chuyển quốc tế, việc tùy chỉnh sản phẩm và sự biến động của nhu cầu. Mục tiêu là cung cấp đủ thông tin để lập kế hoạch sản xuất và quản lý hàng tồn kho, chứ không phải là dự báo nhu cầu một cách hoàn hảo.
Có phải mỗi lần đặt hàng lại đều cần phải có mẫu mới không?
Không hẳn vậy. Nếu thông số kỹ thuật và quy trình đã được phê duyệt vẫn giữ nguyên, việc tái thiết kế toàn bộ có thể không cần thiết. Việc lấy mẫu hoặc tiến hành thử nghiệm lại sẽ trở nên cần thiết hơn khi vật liệu, màu sắc, thiết kế đồ họa, nắp đậy, thiết bị hoặc các yếu tố quan trọng khác có sự thay đổi.
Tại sao các đơn hàng đặt lại lại có thể khác so với lô sản xuất đầu tiên?
Sự khác biệt có thể xuất phát từ những thay đổi không được kiểm soát trong thông số kỹ thuật, các phiên bản thiết kế, vật liệu, sự biến động trong quy trình sản xuất, bao bì hoặc thông tin liên lạc. Việc kiểm soát phiên bản một cách rõ ràng và quản lý chất lượng sản xuất sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro này.
Người mua có nên hợp tác với nhiều hơn một nhà cung cấp viên nén cà phê không?
Điều đó phụ thuộc vào khối lượng, rủi ro về nguồn cung và chi phí đánh giá nhiều nguồn cung ứng. Một nhà cung cấp thứ hai có thể giảm bớt sự phụ thuộc vào một nguồn duy nhất, nhưng chỉ khi sản phẩm thay thế đó đã được đánh giá đầy đủ và phù hợp cho cùng ứng dụng đó.
Chuyên gia sản xuất viên cà phê · Kervoo
Kể từ năm 2024
Alex Chen chuyên về viên nang cà phê bằng nhôm rỗng, quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, tùy chỉnh theo yêu cầu OEM và tìm nguồn cung ứng toàn cầu. Anh chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn dành cho các thương hiệu cà phê, các nhà rang xay, nhà nhập khẩu và các doanh nghiệp chuyên đóng viên nang.
Được hiệu đính bởi Đội ngũ Kỹ thuật Kervoo
Đơn hàng viên nén cà phê đầu tiên thường không phải là bài kiểm tra thực sự đối với chuỗi cung ứng. Đơn hàng thứ năm mới là bài kiểm tra thực sự. Đến lúc đó, các mẫu ban đầu đã hết từ lâu
Một viên nang trông có vẻ hoàn hảo trên bàn làm việc của bạn có thể hoạt động hoàn toàn khác khi đến dây chuyền đóng gói. Đó là lý do tại sao việc phê duyệt viên nang cà phê bằng nhôm
Một viên nén cà phê bằng nhôm trông có vẻ đơn giản cho đến khi bạn phải lựa chọn loại cụ thể để sản xuất thương mại. Lúc đó, những câu hỏi sẽ thay đổi. Thực ra thì phần nào tiếp xúc với
Hãy cho chúng tôi biết yêu cầu của bạn và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong vòng 24 giờ.
